Kadry, definiowane jako ogół pracowników zakładu pracy, stanowią integralny element praktycznie każdej firmy. Zatrudnianie pracowników jest niezbędne dla generowania przychodów przedsiębiorstwa i dbania o jego rozwój. Nakłada jednak na pracodawcę szereg dodatkowych zobowiązań oraz zwiększa zakres ponoszonej przez niego odpowiedzialności. Aby zapewnić ciągłość obsługi wszystkich pracowników, zabezpieczyć się przed ich ewentualnymi roszczeniami oraz innego rodzaju negatywnymi konsekwencjami związanymi z możliwością naruszenia przepisów, pracodawcy są zobowiązani zadbać dlatego o jak najwyższy standard obsługi kadrowej.

Co to jest obsługa kadrowa? Zakres czynności

Przez obsługę kadrową należy rozumieć wszelkie czynności, które są związane z zarządzaniem kadrami, jak również płacami w firmie. Do czynności tych, stanowiących jednocześnie obowiązki każdej kadrowej, zalicza się przede wszystkim:

• prowadzenie dokumentacji kadrowej – dokumentacji pracowniczej, czyli dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników,
• przygotowywanie umów związanych z rozpoczęciem, trwaniem i zakończeniem stosunku pracy, w tym przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
• prowadzenie ewidencji urlopów wraz z rejestrowaniem innych nieobecności w pracy,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy,
• kontakt z urzędami – ZUS, US, PFRON, GUS,
• monitorowanie istotnych dla stron stosunku pracy terminów (szkolenia BHP, powroty z urlopu macierzyńskiego, kończące się umowy o pracę),
• wsparcie pracowników, w szczególności poprzez wydawanie potrzebnych zaświadczeń,
• przygotowywanie dodatkowych analiz, zestawień, raportów dotyczących stanu kadr i płac w firmie.

Zakres obsługi kadrowej w każdym przypadku kształtowany jest indywidualnie, w zależności od potrzeb pracodawcy, czy tego, ilu specjalistów zatrudnia. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że najczęściej obsługa kadrowa rozumiana jest przez zainteresowanych nią klientów także jako realizacja zadań płacowych, polegających przede wszystkim na naliczaniu wynagrodzeń, przygotowywaniu pasków płacowych, wysyłaniu deklaracji do US. Z tego względu zwykło określać się ją również jako obsługę kadrowo-płacową. Większość specjalistów z tej dziedziny faktycznie oferuje dlatego kompleksowe wsparcie w zarządzaniu zarówno administracją kadr, jak i administracją płac.

Obsługa kadrowa a rola firmy outsourcingowej

Obsługa kadrowa jest realizowana przez pracodawców zwykle w dwóch modelach: w ramach wewnętrznego działu kadr (działu kadrowo-płacowego) lub przez zewnętrznych specjalistów, co określa się także jako usługę outsourcingu kadr (outsourcingu kadrowo- płacowego). Z pierwszego rozwiązania korzystają głównie mniejsze firmy, w których spraw kadrowych nie ma jeszcze tak wiele. Problemy zaczynają pojawiać się, jednak gdy personel rozrasta się do kilkudziesięciu, czy kilkuset osób. Wtedy też pracodawca staje przed dylematem: czy zatrudniać kolejnych ekspertów i rozbudowywać wewnętrzny dział (co jest procesem czasochłonnym i kosztownym), czy też wydzielić całość lub część zadań kadrowych na zewnątrz? W praktyce bardziej opłacalna okazuje się co do zasady druga z dostępnych opcji.

Na korzyść obsługi kadrowej realizowanej przez zewnętrznych specjalistów przemawia w pierwszej kolejności fakt, że w zdecydowanej większości przypadków jest to po prostu rozwiązanie tańsze. Pracodawca nie ponosi wydatków (i nie traci cennego czasu) na przeprowadzanie procesu rekrutacji, wdrożenie nowych pracowników, wyposażenie ich miejsca pracy oraz utrzymanie ich na stanowisku. Outsourcing kadr pozwala na stosunkowo szybkie pozyskanie potrzebnych firmie ekspertów kadrowych, którzy nie tylko przejmują na siebie wszystkie lub wybrane sprawy kadrowe, ale i odpowiedzialność finansową i prawną za swoje zadania. To z kolei oznacza dla każdego pracodawcy większy komfort i bezpieczeństwo wraz z gwarancją stałej, nieprzerwanej obsługi.

Usługi outsourcingu kadrowo-płacowego w payroll360

Obsługa kadrowa payroll360

Jeśli pilnie szukają Państwo profesjonalnej obsługi kadrowej dla swojej firmy, zapraszamy do skontaktowania się z naszymi specjalistami! Masz pytania dotyczące usług outsourcingowych w payroll360

W payroll360 zapewniamy kompleksową obsługę kadrowo-płacową dla średnich i większych firm, które chcą zadbać o ciągłość obsługi swoich pracowników i uwolnić się od konieczności nieustannego śledzenia wszystkich zmieniających się przepisów. Każdą współpracę poprzedzamy dokładną, indywidualną kalkulacją kosztów, aby móc przedstawić Państwu realne oszczędności, na jakie mogą liczyć nasi klienci. Realizację zadań kadrowych i płacowych rozpoczynamy także od przeprowadzenia obszernego audytu, który dostarcza informacji o aktualnym stanie obsługi kadrowo-płacowej. To pozwala nam z kolei na sprawne wdrożenie odpowiednich działań.

Na czym polega outsourcing kadr?