Akta osobowe - w jaki sposób należy je prowadzić?

pixabay.com left right

Akta osobowe - w jaki sposób należy je prowadzić?

Każda firma zatrudniająca pracowników prowadzi ich akta osobowe. Wydaje się, że wymóg ten nie powinien sprawiać pracodawcom większych problemów, jednak w niektórych wypadkach może się to okazać dość kłopotliwe. Jak przechowywać dokumenty, o jakie informacje można poprosić pracownika i w jaki sposób prowadzić akta osobowe?

Akta osobowe - w jaki sposób należy je prowadzić?

Każda firma zatrudniająca pracowników prowadzi ich akta osobowe. Wydaje się, że wymóg ten nie powinien sprawiać pracodawcom większych problemów, jednak w niektórych wypadkach może się to okazać dość kłopotliwe. Jak przechowywać dokumenty, o jakie informacje można poprosić pracownika i w jaki sposób prowadzić akta osobowe?

Akta osobowe w kilku krokach

Po pierwsze musisz pamiętać, że prowadzenie akt osobowych nie rozpoczyna się w momencie, w którym ktoś już u Ciebie pracuje i gromadzisz jego dokumenty, tylko w związku z waszą współpracą. Już osoba aplikująca na dane stanowisko udziela Ci pewnych informacji i dokumenty je zawierające powinieneś dołączyć do jej akt. Te informacje to przede wszystkim formularz osobowy, który szerzej omówiliśmy w naszym artykule. Tego typu dokument załączysz do części A Akt Osobowych. Jak zaraz się przekonasz ich układ jest dość logiczny.

ABC akt osobowych

Jak najprościej wytłumaczyć w jaki sposób prowadzić akta osobowe?  Pamiętaj o tym, że dokumenty gromadzisz przez cały okres Twojej współpracy z daną osobową. Zaczynasz zatem w punkcie A - to miejsce w aktach, w którym zbierasz takie informacje jak arkusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, orzeczenie o zdolności do pracy czy potwierdzenia doświadczenia i wykształcenia kandydata na pracownika Twojej firmy, czyli “to co było” przed rozpoczęciem współpracy z danym pracownikiem.

Część B to miejsce, w którym przechowywać powinieneś przede wszystkim umowę z daną osobą, ale także wszystkie istotne dokumenty jakie pojawią się w trakcie współpracy. W tej części powinieneś także zamieścić informacje regulujące współpracę np. umowy o zakazie konkurencji, wszelkie orzeczenia lekarskie z okresu zatrudnienia itp.  

Część ostatnia, czyli część C to natomiast miejsce na wszelkie dokumenty związane z zakończeniem współpracy z daną osobą. Co będzie do nich  należało? Przede wszystkim kopia świadectwa pracy oraz dokumenty odnoszące się do przerwania współpracy - w tym wypowiedzenie pisemne.  

Jak widać prowadzenie akt osobowych, choć są one pogrupowane w logiczny sposób, nie jest takie łatwe. Wymaga to stałej kontroli i przede wszystkim wiedzy na temat zmieniających się przepisów.

akta osobowe

Akta osobowe - na co warto zwrócić uwagę?

Ochrona prywatności pracownika może powodować pewne problemy. Niektóre z wchodzących w życie przepisów mogą Cię zdziwić i skutecznie ograniczyć Twoje prawo do zbierania pewnych danych czy dokumentów. Jednym z przykładów jest to, że nie powinieneś wymagać od swojego pracownika czy kandydata na dane stanowisko dołączenia zdjęć, o czym wspominaliśmy w poprzednim artykule. Poza tym nie powinieneś także żądać informacji do jakich w świetle prawa nie powinieneś mieć dostępu - z tego powodu nie wolno Ci gromadzić kopii dowodów osobistych pracowników. Nie wolno Ci także prosić pracownika o oddanie oryginału niektórych posiadanych przez niego dokumentów do akt. Pracownik może Ci je jedynie przedstawić a Ty poprosić o ich kopię czy też odpis.

Pamiętaj jednak, że przepisy często ulegają zmianie i nie zawsze są zrozumiałe dla osób, które nie są specjalistami w dziedzinie kadr i płac. Jeśli potrzebujesz pomocy w sprawach kadrowych skontaktuj się z nami.

Źródła i artykuły uzupełniające:

  1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. (Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286), http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19960620286,  [dostęp:] 14.07.2016
  2. http://kadry.infor.pl/poprzednie_tematy_dnia/641476,3,Jak-prawidlowo-prowadzic-akta-osobowe.html, [dostęp:] 13.07.2016
  3. http://kadry.infor.pl/zatrudnienie/umowa-o-prace/219986,Akta-osobowe-pracownika.html, [dostęp:] 13.07.2016
  4. http://poradnik.wfirma.pl/-jak-prowadzic-akta-osobowe-pracownika/2/, [dostęp:] 13.07.2016
  5. http://www.kadry.abc.com.pl/czytaj/-/artykul/w-aktach-osobowych-pracownika-nie-przechowuje-sie-oryginalow-dokumentow, [dostęp:] 13.07.2016
  6. http://www.gofin.pl/prawo-pracy/17,2,101,142119,nieaktualne-kopie-dowodow-osobistych-w-aktach-osobowych.html, [dostęp:] 13.07.2016

Data publikacji: 25.07.2016

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Zamknij

Skontaktuj się z nami

Zapraszamy do kontaktu
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się