Archiwizacja dokumentów kadrowych

{[description]} left right

Archiwizacja dokumentów kadrowych

Jako pracodawca jesteś przytłoczony nadmiarem dokumentacji, nie wiesz jak dbać o teczki osobowe. Przeczytaj artykuł, dowiedz się więcej!

Archiwizacja dokumentów kadrowych

Jako pracodawca jesteś przytłoczony nadmiarem dokumentacji, nie wiesz jak dbać o teczki osobowe. Przeczytaj artykuł, dowiedz się więcej!

Poznaj naszą ofertę

Co to jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacją pracowniczą nazywamy akta osobowe pracowników oraz dokumenty związane z zawartym stosunkiem pracy. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Zaniechanie tego obowiązku wiąże się z karą finansową w przedziale od 1000 zł do aż 30 000 zł. Dokumentacja pracowniczą może być prowadzona zarówno w formie cyfrowej, jak i tradycyjnej papierowej. Bez względu na wybraną formę, dokumentacja musi być prowadzona tak, aby nie uległa przypadkowemu zniszczeniu lub uszkodzeniu. 

Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych?

Każde akta osobowe dzielą się na 4 wolumeny, oznaczone kolejno literami A, B, C i D. Poszczególne części zawierają następujące rodzaje dokumentów: 

  • A - zgromadzona jest dokumentacja związana z rekrutacją 
  • B - w tej części zebrane są dokumenty dotyczące zawarcia umowy o pracę oraz samego przebiegu zatrudnienia, m.in. umowa o pracę, zakres obowiązków służbowych, potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminów, dokumenty świadczące o podnoszeniu kwalifikacji przez pracownika, informacje o urlopach zdrowotnych i rodzicielskich, skierowania na badania i orzeczenia lekarskie. 
  • C - dokumenty potwierdzające zakończenie stosunku pracy, szczególnie potwierdzenie rozwiązania umowy o pracę czy informacje na temat żądania i wydania świadectwa pracy. 
  • D - ta część akt osobowych jest przeznaczona na gromadzenie informacji o naganach i karach nałożonych na pracownika. 

Dokumenty powinny być przechowywane w porządku chronologicznym. Do każdej części powinien być sporządzony wykaz znajdującej się w niej dokumentacji pracowniczej. Warto zwrócić uwagę, że w części D każda kara powinna być zewidencjonowana oddzielnie i oznaczona D1, D2, etc. 

Dokumentacja pracownicza. Jaka dokumentacja jest związana ze stosunkiem pracy?

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy to wszelkie dokumenty tworzone na potrzeby już w czasie świadczenia pracy przez pracownika. Przepisy obligują pracodawcę do prowadzenia indywidualnej dokumentacji dla każdego zatrudnionego. Dokumenty te można podzielić na następujące rodzaje: 

  • związane z ewidencja czasu pracy; 
  • wnioski urlopowe; 
  • potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia i innych świadczeń dodatkowych, a także oświadczenie pracownika o wypłacie wynagrodzenia do rąk własnych; 
  • ewidencja przydziału odzieży służbowej lub wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży. 

Szczególnie istotna jest dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy. W tej sekcji należy skrupulatnie odnotowywać świadczenie pracy przez pracownika w ponadnormatywnym tygodniu pracy, nadgodziny, dodatkowe dyżury, etc. Błędy w ewidencji czasu pracy to najczęstszy powód kontroli ZUS. Szczególnie trudne jest to w przypadku równoważnym systemie pracy.

Dowiedz się więcej

 Ewidencja obejmuje także okres urlopowy, czas przebywania na zwolnieniu lekarskim oraz nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Z kolei wnioski pracownika mogą dotyczyć nie tylko urlopów, ale także czasu pracy i sposobu jej świadczenia. 

Dokumentacja pracownicza. Kiedy należy wydać kopię dokumentacji pracownikowi?

Prawem zarówno pozostającego w zatrudnieniu, jak i byłego pracownika jest możliwość ubiegania się o wydanie całości posiadanej przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej. Pracownik może złożyć taki wniosek zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dokumentację należy wydać pracownikowi zgodnie z zakresem złożonego wniosku. Termin na realizację wniosku wynosi 30 dni, licząc od dnia otrzymania wniosku przez pracodawcę. 

Archiwizacja akt. Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

Długość przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od tego, kiedy dany pracownik został zatrudniony. 

  • 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., a także w latach 1999 - 2018 (tu należy dodatkowo złożyć za każdego pracownika formularze ZUS OSW i ZUS RIA); 
  • 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. 

Termin przechowywania należy liczyć dla okresu 10-letniego od końca roku kalendarzowego, w którym został rozwiązany stosunek pracy. Dla terminu 50-letniego będzie to z kolei data zakończenia stosunku pracy. 

Przechowywanie akt pracowniczych. Jakie są zasady przy 10-letnim okresie przechowywania?

Po upływie terminów 10 i 50 lat dokumentacja pracownicza może zostać legalnie zniszczona. Jeżeli pracownik zgłosi się po tych terminach, pracodawca nie ma już żadnego obowiązku udostępnienia tej dokumentacji. Niemniej jednak dokumentacja pracownicza musi zostać zniszczona tak, aby nie można było jej odtworzyć. Analogicznie kluczowym obowiązkiem pracodawcy przy przechowywaniu dokumentacji, jest zadbanie o to, aby nie trafiła ona w niepowołane ręce.  Więcej o przechowywaniu dokumentacji.

Kliknij tutaj!

Jak tworzyć e-akta?

Do stworzenia e-akt konieczny jest podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowana. Takie narzędzie posiadają zazwyczaj pracodawcy, ale nie sami pracownicy, którzy wszelkie wnioski podpisują ręcznie. Nie można zmusić pracownika do korzystania z podpisu kwalifikowanego. W przypadku wniosków i pism podpisanych odręcznie należy je zeskanować i opatrzyć podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną. Tworzenie e-akt można powierzyć firmie, która ma wszelkie zasoby do przygotowania ich w szybki sposób. Dowiedz się, jak działa payroll360 w zakresie e-akt!

E-akta w payroll360!

 

Po co przechowywać i archiwizować dokumenty? Jakie są przepisy w tym zakresie, jak długo przechowywać?

Obowiązek przechowywania dokumentów kadrowych wynika wprost z przepisów: 

  • Kodeks Pracy - art. 94, 941;
  • Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - art. 6-9;
  • Rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Uchybienie temu obowiązkowi wiąże się z dotkliwymi karami finansowymi, o których już wspomnieliśmy. Dokumentacja pracowniczą może być także przedmiotem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Urzędu Skarbowego. Warto zatem, aby była prowadzona w sposób uporządkowany i umożliwiający szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu. Pozwoli to zaoszczędzić wiele czasu i stresu związanych z kontrolą. Dokumenty pracownicze należy przechowywać 10 lub 50 lat, zależnie od tego, kiedy pracownik rozpoczął pracę. 

Archiwizacja dokumentacji pracowniczej - czy jest konieczna, jak często się to robi? Jak długo to trwa?

Ze względu na obowiązujące przepisy prawa, prowadzenie archiwum dokumentacji pracowniczej jest obligatoryjne dla każdego pracodawcy. Dokumenty warto archiwizować na bieżąco. Dotyczy to zarówno wersji papierowej, jak i elektronicznej. Tworzenie archiwum w wersji papierowej polega na prowadzeniu teczek pracowniczych. Jest to obecnie niezbyt popularna metoda - wiąże się bowiem z koniecznością posiadania bezpiecznego pomieszczenia do przechowywania dokumentacji - archiwum. To jak długo będzie trwała archiwizacja, zależy od kilku czynników: 

  • dokładności prowadzenia dokumentacji pracowniczej; 
  • ilości pracowników; 
  • ilości samej dokumentacji pracowniczej. 

Dlaczego archiwizacja dokumentacji pracowniczej jest konieczna? Przede wszystkim ma na celu ochronę interesów pracowników. Dokumenty związane z zatrudnieniem są bowiem podstawą do wyliczenia różnego rodzaju świadczeń jak renty, emerytury czy zasiłki. Dotyczy to szczególnie pracowników w okresie około emerytalnym, którzy rozpoczęli pracę jeszcze w poprzednim ustroju. W ich przypadku udokumentowanie przepracowanych lat pracy może być bowiem nieco problematyczne. 

Jak archiwizować dokumenty? Metody archiwizacji.

Metody archiwizacji zależą od tego, w jakiej formie są gromadzone dokumenty pracownicze. W dowolnym momencie można także zmienić formę archiwizacji. Obecnie najczęściej spotyka się konwersję dokumentacji papierowej na elektroniczną. Wówczas konieczne jest wykonanie skanów papierowych dokumentów i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym. Dotyczy to szczególnie wniosków podpisywanych przez pracowników odręcznie. Jak już wspomnieliśmy, pracownik nie ma obowiązku posługiwania się podpisem kwalifikowanym. Wskazane wyżej rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, zawiera zbiór wytycznych technicznych i merytorycznych, jak utworzyć pracowniczy system teleinformatyczny. Masz obowiązek powiadomić pracowników o zmianie sposobu przechowywania dokumentacji. Pracownicy mają zaś 30 dni od dnia zawiadomienia na odbiór swojej dokumentacji papierowej. Doręczenie musi zostać pokwitowane, dlatego najprościej wysłać zawiadomienie listem poleconym. 

Możliwa jest także zmiana z elektronicznego archiwum na tradycyjne papierowe. Wówczas należy wydrukować całość dokumentacji elektronicznej i podpisać. Podpis zarówno kwalifikowany, jak i tradycyjny służą potwierdzeniu zgodności między tymi dwiema wersjami dokumentów. Tu również należy świadomie pracowników o możliwości odbioru dokumentacji w wersji elektronicznej. Do przechowywania dokumentacji papierowej warto wykorzystać pudła wykonane z papieru bezkwasowego. Ogranicza on bowiem reakcje chemiczne, jakie mogą zachodzić pod wpływem czynników atmosferycznych i upływu czasu. 

Co daje firmie archiwizacja i współpraca z profesjonalnym partnerem? Dlaczego zlecać archiwizację? Na czym polega usługa archiwizacji?

Prowadzenie archiwum zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej wymaga stosowania się do wielu regulacji prawnych. Z tego względu warto skorzystać z możliwości współpracy z profesjonalnym partnerem. Wówczas to on zadba o zachowanie wszelkich wymogów formalnych. Profesjonalny partner oferuje zarówno bezpieczne miejsce do cyfrowego przechowywania dokumentacji, jak i wykwalifikowany zespół do jej bieżącej obsługi. W przypadku zatrudnienia bądź zwolnienia pracownika, to właśnie też zespół zajmie się założeniem nowej wirtualnej teczki, jak i wydaniem dokumentacji odchodzącemu pracownikowi. Dla pracodawcy oznacza to przede wszystkim profesjonalnie prowadzoną dokumentację kadrową i ochronę przed wysokimi karami. Profesjonalnie prowadzona baza danych, to także oszczędność czasu - do wybranego dokumentu można dotrzeć za jednym kliknięciem. 

Nie bez znaczenia pozostaje także fakt, że profesjonalny zespół obsługujący bazę danych kadrowych, służy pomocą samemu pracodawcy oraz pracownikom. Przyczynia się to z kolei do sprawnego obiegu dokumentów w firmie. Profesjonalny partner zapewnia również ochronę przed dostępem osób postronnych do dokumentacji pracowniczej, co ma szczególne znaczenie w świetle przepisów o ochronie danych osobowych.

Jedną z firm świadczącą takie usługi outsourcingu kadr i płac oraz prowadzenia e-akt w firmie jest payroll360. Posiada certyfikaty bezpieczeństwa, ISO9001 i ISO27001 oraz długoletnie doświadczenie na rynku.

Dowiedz się więcej na temat payroll360!

Zasady przeprowadzania archiwizacji akt

W świetle powyższych informacji można wyróżnić kilka zasad przeprowadzania archiwizacji dokumentów pracowniczych: 

  1. Dokumenty powinny być przechowywane tak, aby nie uległa przypadkowemu zniszczeniu lub uszkodzeniu. Dostęp do nich powinny mieć wyłącznie upoważnione osoby. 
  2. Każdorazowo należy stosować się do zapisów właściwych ustaw i rozporządzeń - w tym także nowelizacji. 
  3. Należy zwracać uwagę na datę zatrudnienia pracownika i grupować dokumenty na te, które mają być przechowywane 10 lat i te z okresem 50 lat archiwizacji. 
  4. Na wypadek sporu sądowego z pracownikiem, pracodawca powinien przechowywać przez okres 3 lat (okres przedawnienia roszczeń) takie dokumenty, jak: karta ewidencji czasu pracy, harmonogramy, listy obecności oraz wnioski urlopowe. 
  5. Warto archiwizować także druki PIT-11 przez okres 5 lat, co wynika z zapisów w Ordynacji Podatkowej. Dokumenty te przydadzą się na wypadek kontroli skarbowej. 

A jakie obowiązki ma pracodawca przy archiwizacji e-akt?

Sprawdź sam! 

E-akta

Potrzebujesz przekształcić dokumentację pracowniczą na formę elektroniczną? Skorzystaj z rozwiązania e-akta payroll360. Oferujemy usługę digitalizacji teczek pracowniczych w szybki i efektywny sposób. Dzięki temu rozwiązaniu zyskasz czas, miejsce i porządek, ponadto będziesz mógł pracować na dokumentach on-line. Zautomatyzujesz swoją pracę i usprawnisz działanie firmy. Dowiedz się więcej!


Dowiedz się więcej!


Data publikacji: 16.09.2021

Podobne artykuły

09.09.2021

Dokumentacja pracownicza i dokumentacja ZUS – jak długo pracodawca musi ją przechowywać

Czy wiesz jak długo, musisz przechowywać dokumentację pracowniczą i ZUS? Jak długo musisz archiwizować akta osobowe? I czy elektroniczna dokumentacja pracownicza będzie wystarczająca, aby zaoszczędzić miejsce i czas?...

26.08.2021

Podpisywanie umów przez Internet - zapisy, na które warto uważać

Dzięki wykorzystaniu dedykowanych aplikacji oraz podpisu kwalifikowanego coraz częstszą formą podpisywania umów jest forma elektroniczna. Jednak często treści umów nie zostają do tego odpowiednio przygotowane. Na co...

24.06.2021

Teczka osobowa

Przepisy zawarte w kodeksie pracy określają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem pracownika. Bez względu na to jaką działalność prowadzisz, jeśli zatrudniasz choć jednego pracownika,...

18.06.2021

E-umowa o pracę dla rolników, mikroprzedsiębiorców i gospodarstw domowych

Nowe projekty ustawy dotyczące zawierania umów o pracę dla wybranych sektorów! Dowiedz się więcej z naszego artykułu!

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Zamknij

Skontaktuj się z nami

Zapraszamy do kontaktu
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się