Ustawienia dostępności
Zwiększ wysokość linii
Zwiększ odległość między literami
Wyłącz animacje
Większy kursor

Archiwizacja dokumentów pracowniczych a outsourcing kadr i płac

Archiwizacja dokumentów pracowniczych a outsourcing kadr i płac

Archiwizacja dokumentów pracowniczych a outsourcing kadr i płac

Archiwizacja dokumentów pracowniczych to jeden z nieodłącznych elementów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. W związku z tym, że tak zwana papierologia nigdy nie wzbudza zbyt wielu pozytywnych emocji wśród pracodawców, regularnie szukają oni sposobów, aby przynajmniej częściowo uwolnić się od tych obowiązków. Jednym z nich jest outsourcing kadrowo-płacowy, którego zakres zdecydowanie wykracza poza najczęściej kojarzone z tą usługą naliczanie wynagrodzeń.

Poznaj naszą ofertę

Archiwizacja dokumentów pracowniczych jest jedną z usług oferowanych w ramach outsourcingu kadr i płac payroll360. Poszukując specjalistów do spraw naliczania wynagrodzeń, warto dlatego zdawać sobie sprawę z tego, że usługa ta może mieć obecnie znacznie szerszy zakres, koncentrujący się również na administracji kadrowej.

Po więcej informacji o tym, co jeszcze może mieścić się w administracji kadrowo-płacowej, znajdziesz w naszym artykule.

Outsourcing kadr jako uzupełnienie usługi naliczania wynagrodzeń?

W jaki sposób pracodawcy mogą archiwizować dokumenty pracownicze?

Dokumentację pracowniczą, czyli dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników przechowuje się dzisiaj w jednej z dwóch form – papierowej lub elektronicznej. Postępująca cyfryzacja sprawia jednak, że coraz to więcej pracodawców decyduje się na zmianę tradycyjnych teczek na e-teczki pracownicze. Od niedawna obserwujemy dlatego stopniowe rezygnowanie z dokumentacji papierowej na rzecz jej równoważnej, zdigitalizowanej wersji, co w praktyce wiąże się dla pracodawców z szeregiem korzyści. Zapotrzebowanie na tworzenie dokumentów w formie elektronicznej sprawiło, że usługa ta na stałe wpisała się także w ofertę outsourcingu kadr i płac payroll360.

Wybór metody archiwizacji zależy od preferencji danej firmy. Czynnikiem determinującym często bywa tutaj liczba zatrudnianych w niej pracowników. Im większa kadra, tym też więcej papierologii, dlatego coraz więcej średnich i dużych przedsiębiorstw skłania się dzisiaj w stronę teczek elektronicznych. Pracodawca może zadecydować o przejściu na e-archiwum w dowolnym momencie, tak samo, jak o powrocie do jego tradycyjnej formy. Powinien pamiętać jednak o obowiązku poinformowania pracowników o tym fakcie wraz z umożliwieniem im odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. Jeżeli nie zostanie ona odebrana, pracodawca ma prawo dokonać jej zniszczenia.

Na najważniejsze pytania dotyczące archiwizacji dokumentacji pracowniczej odpowiedzieliśmy w artykule: Archiwizacja dokumentów kadrowych.

Dlaczego warto powierzyć archiwizację dokumentów firmie outsourcingowej?

Niezależnie od tego, czy pracodawca pozostanie przy tradycyjnym archiwum, czy też zdecyduje się na archiwizację dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej, w każdym przypadku wiąże się to dla niego z szeregiem żmudnych obowiązków, którymi z reguły nie chciałby zaprzątać sobie głowy. Współpraca z firmą outsourcingową payroll360 skutecznie rozwiązuje ten problem, dlatego świadomi takiej możliwości klienci, najczęściej nie zastanawiają się długo przy podejmowaniu decyzji.

Jakie są zalety archiwizacji dokumentów pracowniczych w ramach kompleksowej obsługi kadrowo-płacowej payroll360?

  • Odczuwalna oszczędność czasu

Pracodawca nie musi przede wszystkim zatrudniać i utrzymywać dodatkowych pracowników, niezbędnych do obsługi archiwum, uruchamiać procesu rekrutacji, a następnie wdrażać nowego członka zespołu we wszystkie obowiązki.

  • Odczuwalna oszczędność pieniędzy

Archiwizacja dokumentów pracowniczych, realizowana w ramach usługi outsourcingu kadr i płac przez zewnętrznych specjalistów jest tańsza niż utrzymywanie pracowników archiwum zatrudnionych w firmie. Oszczędności można jednak dopatrywać się w tym przypadku także na innych polach. Jeśli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie dokumentacji elektronicznej, zaoszczędzi w szczególności na kosztach wynajmu lokalu oraz wydatkach ponoszonych na papier, druk oraz akcesoria papiernicze, takie jak teczki, segregatory.

  • Gwarancja bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów

Rzetelne i profesjonalne firmy outsourcingowe muszą dążyć do zagwarantowania swoim klientom maksymalnego bezpieczeństwa w zakresie powierzonej i przechowywanej dokumentacji. W payroll360 korzystamy dlatego z zaawansowanych programów i systemów bezpieczeństwa, potwierdzonych gwarancjami ISO. Archiwizacja dokumentów pracowniczych odbywa się w sposób zapewniający ich integralność, poufność oraz dostępność tylko dla osób uprawnionych w odpowiednim dla każdej z nich zakresie. Specjaliści payroll360 traktują na równi profesjonalną obsługę tradycyjnego archiwum i prowadzenie e-teczek. W każdym przypadku oferujemy dlatego najlepsze z możliwych w tym zakresie rozwiązań.

  • Pełna odpowiedzialność za powierzone zadania

O bezpieczeństwie powierzenia archiwizacji dokumentów pracowniczych zewnętrznym ekspertom przesądza także fakt, że biorą oni pełną odpowiedzialność finansową za wszystkie realizowane usługi. Gdy dojdzie natomiast do wyrządzenia przez pracownika szkody osobie trzeciej przy wykonywaniu swoich obowiązków, za błędy podopiecznego w pierwszej kolejności odpowiada w tym przypadku pracodawca.

  • Sprawny obieg dokumentów

Archiwizacja dokumentów pracowniczych z payroll360 nie powoduje zakłóceń w obiegu dokumentacji w firmie. Maksymalnie ogranicza także ryzyko błędów, czy przeoczeń. Pracodawca nie musi obawiać się ponadto o przestoje w porządkowaniu i prowadzeniu e-teczek wynikające z niespodziewanej, dłuższej nieobecności swojego pracownika w pracy, ponieważ to na zewnętrznych specjalistach spoczywa wtedy obowiązek zapewnienia ciągłości obsługi. Dzięki temu dokumentacja pracownicza jest zawsze uzupełniana na bieżąco, a także dostępna, wydawana uprawnionym w ustawowych terminach.

  • Stałe wsparcie ekspertów

Usługa outsourcingu kadr i płac wiąże firmę ze specjalistami w tej dziedzinie, dysponującymi obszerną wiedzą, doświadczeniem oraz dostępem do wielu nowoczesnych rozwiązań i technologii. Zaufany partner jest gotów wspierać swoich klientów w realizacji procesów biznesowych oraz podnosić ich jakość i efektywność.

Poznaj usługę e-akta w payroll360

Data publikacji 18.11.2022

Podobne w kategorii

Archiwizacja dokumentów kadrowych

Jako pracodawca jesteś przytłoczony nadmiarem dokumentacji, nie wiesz jak dbać o teczki osobowe. Przeczytaj artykuł, dowiedz się więcej!

Teczka osobowa

Przepisy zawarte w kodeksie pracy określają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem pracownika. Bez względu na to jaką działalność prowadzisz, jeśli zatrudniasz choć jednego pracownika,...

Kontakt z naszymi specjalistami

Poznaj ofertę payroll360 Logowanie do Portalu pracowniczego Zapraszamy do kontaktu