Dokumentacja i przechowywanie dokumentów w firmie
Dokumentacja i przechowywanie dokumentów w firmie
Przechowywanie dokumentów - w jaki sposób zadbać o dokumentację?
Przechowywanie dokumentacji może odbywać się na dwa sposoby - tradycyjnie lub elektronicznie. Dokumentacja papierowa przechowywana może być w odpowiednio do tego przygotowanym miejscu. Natomiast przechowywanie elektroniczne znacznie może ułatwić korzystanie z dokumentów, a przede wszystkim pozwoli uniknąć kłopotów z ich przechowywaniem.
Dokumentacja firmy to jedna z bardzo ważnych i poufnych dla niej spraw. Jasnym jest, że każdy przedsiębiorca powinien zadbać o to, by niepowołane osoby nie miały do niej dostępu. Jednocześnie powinien także zatroszczyć się o takie prowadzenie firmowego “archiwum” by były one łatwo dostępne w przypadku kontroli.
Jak archiwizować dokumenty?
Skontaktuj się z nami
Trudno odpowiedzieć jednym zdaniem na pytanie o to, Przede wszystkim muszą one być trwałe - zapisane na takim nośniku, który w łatwy sposób nie ulegnie zniszczeniu. Na przedsiębiorców nałożone są ustawowe obowiązki, które regulują to, w jakim czasie mają być przechowywane poszczególne z dokumentów. W niektórych wypadkach, może to oznaczać przechowywanie przez 50 lat. W tym kontekście archiwizacja może okazać się naprawdę dużym problemem.
Bieżąca dokumentacja
Jeszcze większym problemem może się jednak okazać zarządzanie bieżącą dokumentacją. Niejednokrotnie potrzebny jest przecież dostęp do danych kadrowych i płacowych. Dla tego też jednym z elementów naszej usługi związanym z nimi jest udostępnianie jej. Wybór odpowiedniego rodzaju usługi, gwarantuje, że będzie to możliwe. Dostęp online do dokumentów, gwarantuje między innymi użycie odpowiednio pulpitu pracownika, kierownika lub innej osoby. Więcej na ten temat przeczytać możesz w opisie naszych usług: https://www.payroll360.pl/outsourcing-kadr-i-plac
Taki dostęp oraz odpowiednia obsługa znajdujących się tam danych gwarantuje także, że w przypadku kontroli dokumentacja będzie łatwo dostępna, a dane odpowiednio uzupełnione i wyliczone.
Chętnie opowiemy więcej o świadczonych przez nas usługach i wybranej przez nas metodzie. Skontaktuj się z nami, chętnie udzielimy większej ilości informacji.
Źródła oraz artykuły dodatkowe
- http://nf.pl/manager/jak-dlugo-nalezy-przechowywac-dokumenty-firmy,,40642,97
- http://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,1,85,159214,terminy-przechowywania-dokumentacji-rachunkowej.html
- http://poradnik.wfirma.pl/-obowiazek-przechowywania-dokumentacji-firmowej0/2/
- http://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-dlugo-nalezy-przechowywac-dokumenty-firmy
Dyskusja
Skomentuj