Dokumentacja i przechowywanie dokumentów w firmie

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest nie tylko prowadzenie na bieżąco odpowiedniej dokumentacji, ale także przechowywanie dokumentów dotyczących wielu aspektów działania firmy. Choć wydaje się to zadaniem pozornie prostym, wielu przedsiębiorcom sprawia ono problemy.

Dokumentacja i przechowywanie dokumentów w firmie

Przechowywanie dokumentów - w jaki sposób zadbać o dokumentację?

Przechowywanie dokumentacji może odbywać się na dwa sposoby - tradycyjnie lub elektronicznie. Dokumentacja papierowa przechowywana może być w odpowiednio do tego przygotowanym miejscu. Natomiast przechowywanie elektroniczne znacznie może ułatwić korzystanie z dokumentów, a przede wszystkim pozwoli uniknąć kłopotów z ich przechowywaniem.

Dokumentacja firmy to jedna z bardzo ważnych i poufnych dla niej spraw. Jasnym jest, że każdy przedsiębiorca powinien zadbać o to, by niepowołane osoby nie miały do niej dostępu. Jednocześnie powinien także zatroszczyć się o takie prowadzenie firmowego “archiwum” by były one łatwo dostępne w przypadku kontroli.

Jak archiwizować dokumenty?

Skontaktuj się z nami

Imię, nazwisko*

Adres e-mail*

Wiadomość

*Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółki payroll360 sp. z o.o z siedzibą w Krakowie przy ul. Królowej Jadwigi 160 w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 oraz ustawy z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne, w celu odpowiedzi na przesłaną wiadomość i oświadczam, iż podanie przeze mnie danych osobowych jest dobrowolne. Oświadczam, że zostałam/em poinformowana/y o przysługującym mi prawie dostępu do treści moich danych osobowych oraz ich poprawiania oraz żądania ich usunięcia, jak również prawie do wycofania zgody w każdym czasie, zgodnie z klauzulą informacyjną dołączoną do mojej zgody.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres e-mail informacji handlowej - w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Spółki payroll360 sp. z o.o z siedzibą w Krakowie przy ul. Królowej Jadwigi 160. Oświadczam, że zostałam/em poinformowana/y o przysługującym mi prawie dostępu do treści moich danych osobowych oraz ich poprawiania oraz żądania usunięcia, jak również prawa do wycofania zgody w każdym czasie, zgodnie z klauzulą informacyjną dołączoną do mojej zgody.

Trudno odpowiedzieć jednym zdaniem na pytanie o to, Przede wszystkim muszą one być trwałe - zapisane na takim nośniku, który w łatwy sposób nie ulegnie zniszczeniu. Na przedsiębiorców nałożone są ustawowe obowiązki, które regulują to, w jakim czasie mają być przechowywane poszczególne z dokumentów. W niektórych wypadkach, może to oznaczać przechowywanie przez 50 lat. W tym kontekście archiwizacja może okazać się naprawdę dużym problemem.

Bieżąca dokumentacja

Jeszcze większym problemem może się jednak okazać zarządzanie bieżącą dokumentacją. Niejednokrotnie potrzebny jest przecież dostęp do danych kadrowych i płacowych. Dla tego też jednym z elementów naszej usługi związanym z nimi jest udostępnianie jej. Wybór odpowiedniego rodzaju usługi, gwarantuje, że będzie to możliwe. Dostęp online do dokumentów, gwarantuje między innymi użycie odpowiednio pulpitu pracownika, kierownika lub innej osoby. Więcej na ten temat przeczytać możesz w opisie naszych usług: https://www.payroll360.pl/outsourcing-kadr-i-plac

Taki dostęp oraz odpowiednia obsługa znajdujących się tam danych gwarantuje także, że w przypadku kontroli dokumentacja będzie łatwo dostępna, a dane odpowiednio uzupełnione i wyliczone.

Chętnie opowiemy więcej o świadczonych przez nas usługach i wybranej przez nas metodzie. Skontaktuj się z nami, chętnie udzielimy większej ilości informacji.

Źródła oraz artykuły dodatkowe

Data publikacji: 18.10.2016

Podobne według tagu

29.09.2015

Zmiany w prowadzeniu dokumentacji osobowej pracowników

22 lutego 2016 r. razem ze zmianami w Kodeksie Pracy (umowy terminowe), najprawdopodobniej w życie wejdą też zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych...

Tagi: