Dokumentacja i przechowywanie dokumentów w firmie

DRs Kulturarvsprojekt left right

Dokumentacja i przechowywanie dokumentów w firmie

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest nie tylko prowadzenie na bieżąco odpowiedniej dokumentacji, ale także przechowywanie dokumentów dotyczących wielu aspektów działania firmy. Choć wydaje się to zadaniem pozornie prostym, wielu przedsiębiorcom sprawia ono problemy.

Dokumentacja i przechowywanie dokumentów w firmie

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest nie tylko prowadzenie na bieżąco odpowiedniej dokumentacji, ale także przechowywanie dokumentów dotyczących wielu aspektów działania firmy. Choć wydaje się to zadaniem pozornie prostym, wielu przedsiębiorcom sprawia ono problemy.

Przechowywanie dokumentów - w jaki sposób zadbać o dokumentację?

Przechowywanie dokumentacji może odbywać się na dwa sposoby - tradycyjnie lub elektronicznie. Dokumentacja papierowa przechowywana może być w odpowiednio do tego przygotowanym miejscu. Natomiast przechowywanie elektroniczne  znacznie może ułatwić korzystanie z dokumentów, a przede wszystkim pozwoli uniknąć kłopotów z ich przechowywaniem.

Dokumentacja firmy to jedna z bardzo ważnych i poufnych dla niej spraw. Jasnym jest, że każdy przedsiębiorca powinien zadbać o to, by niepowołane osoby nie miały do niej dostępu. Jednocześnie powinien także zatroszczyć się o takie prowadzenie firmowego “archiwum” by były one łatwo dostępne w przypadku kontroli.

Jak archiwizować dokumenty?

Skontaktuj się z nami

Trudno odpowiedzieć jednym zdaniem na pytanie o to, Przede wszystkim muszą one być trwałe - zapisane na takim nośniku, który w łatwy sposób nie ulegnie zniszczeniu. Na przedsiębiorców nałożone są ustawowe obowiązki, które regulują to, w jakim czasie mają być przechowywane poszczególne z dokumentów. W niektórych wypadkach, może to oznaczać przechowywanie przez 50 lat. W tym kontekście archiwizacja może okazać się naprawdę dużym problemem.

Bieżąca dokumentacja

Jeszcze większym problemem może się jednak okazać zarządzanie bieżącą dokumentacją. Niejednokrotnie potrzebny jest przecież dostęp do danych kadrowych i płacowych. Dla tego też jednym z elementów naszej usługi związanym z nimi jest udostępnianie jej. Wybór odpowiedniego rodzaju usługi, gwarantuje, że będzie to możliwe. Dostęp online do dokumentów, gwarantuje między innymi użycie odpowiednio pulpitu pracownika, kierownika lub innej osoby. Więcej na ten temat przeczytać możesz w opisie naszych usług: https://www.payroll360.pl/outsourcing-kadr-i-plac

Taki dostęp oraz odpowiednia obsługa znajdujących się tam danych gwarantuje także, że w przypadku kontroli dokumentacja będzie łatwo dostępna, a dane odpowiednio uzupełnione i wyliczone.

Chętnie opowiemy więcej o świadczonych przez nas usługach i wybranej przez nas metodzie. Skontaktuj się z nami, chętnie udzielimy większej ilości informacji.

Źródła oraz artykuły dodatkowe

  1. http://nf.pl/manager/jak-dlugo-nalezy-przechowywac-dokumenty-firmy,,40642,97
  2. http://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,1,85,159214,terminy-przechowywania-dokumentacji-rachunkowej.html
  3. http://poradnik.wfirma.pl/-obowiazek-przechowywania-dokumentacji-firmowej0/2/
  4. http://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-dlugo-nalezy-przechowywac-dokumenty-firmy

Data publikacji: 18.10.2016

Podobne według tagu

29.09.2015

pixabay.com

Zmiany w prowadzeniu dokumentacji osobowej pracowników

22 lutego 2016 r. razem ze zmianami w Kodeksie Pracy (umowy terminowe), najprawdopodobniej w życie wejdą też zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych...

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Zamknij

Skontaktuj się z nami

Zapraszamy do kontaktu
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się