Dokumentacja pracownicza i dokumentacja ZUS – jak długo pracodawca musi ją przechowywać

{[description]} left right

Dokumentacja pracownicza i dokumentacja ZUS – jak długo pracodawca musi ją przechowywać

Czy wiesz jak długo, musisz przechowywać dokumentację pracowniczą i ZUS? Jak długo musisz archiwizować akta osobowe? I czy elektroniczna dokumentacja pracownicza będzie wystarczająca, aby zaoszczędzić miejsce i czas? Przeczytaj teraz!

Dokumentacja pracownicza i dokumentacja ZUS – jak długo pracodawca musi ją przechowywać

Czy wiesz jak długo, musisz przechowywać dokumentację pracowniczą i ZUS? Jak długo musisz archiwizować akta osobowe? I czy elektroniczna dokumentacja pracownicza będzie wystarczająca, aby zaoszczędzić miejsce i czas? Przeczytaj teraz!

Poznaj naszą ofertę

Jakie dokumenty pracodawca musi przechowywać?

Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe, może to robić także w formie elektronicznej dokumentacji pracowniczej (e-akta). Dowiedz się więcej! Dodatkowo musi być prowadzona dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, która obejmuje:

  • Ewidencjonowanie czasu pracy
  • Wnioski o urlop wypoczynkowy i dokumenty z nimi związane
  • Listy wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń powiązanych z pracę oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych 
  • karty ewidencji przydzielonej odzieży i obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej
  • dokumenty potwierdzające wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za stosowanie własnej odzieży i obuwia czy pranie i konserwację

Dodatkowo wszystkie dokumenty związane z podatkami czy ZUS, jak dokumenty rozliczeniowe ZUS (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) oraz zgłoszeniowe (ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS ZCNA), papierowe ZUS ZLA (zanim weszły zwolnienia elektroniczne).

Jak długo muszą być archiwizowane akta osobowe i dokumenty ZUS?

Wszystkie dokumenty pracownicze muszą być przechowywane przez 10 lat po zakończeniu zatrudnienia, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik przestał pracować. Pozostałe dokumenty jak wnioski do ZUS, dokumentacja podatkowa czy zwolnienie lekarskie przez 5 lat. Chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Warunki, które muszą być spełnione przy archiwizacji dokumentów

Obowiązkiem pracodawcy jest archiwizacja akt osobowych i przechowywanie dokumentów w taki sposób, by zachować poufność, integralność, kompletność i dostępność. Muszą to być warunki, w których nie grozi dokumentacji uszkodzenie i zniszczenie. Warto rozważyć przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą, dzięki temu zaoszczędzimy miejsce, czas i będziemy mieć pewność, że dokumenty mają bezpieczną kopię.

E-akta

Potrzebujesz przekształcić dokumentację pracowniczą na formę elektroniczną? Skorzystaj z rozwiązania e-akta payroll360. Oferujemy usługę digitalizacji teczek pracowniczych w szybki i efektywny sposób. Dzięki temu rozwiązaniu zyskasz czas, miejsce i porządek, ponadto będziesz mógł pracować na dokumentach on-line. Zautomatyzujesz swoją pracę i usprawnisz działanie firmy. Dowiedz się więcej!


Dowiedz się więcej!


Data publikacji: 09.09.2021

Podobne artykuły

16.09.2021

Archiwizacja dokumentów kadrowych

Jako pracodawca jesteś przytłoczony nadmiarem dokumentacji, nie wiesz jak dbać o teczki osobowe. Przeczytaj artykuł, dowiedz się więcej!

02.09.2021

Kadry i płace

Dowiedz się, czym zajmuje się dział kadr i płac, jakie są zadania i obowiązki? Czy jest odpowiedzialny za motywację pracowników? Przeczytaj teraz!

24.06.2021

Teczka osobowa

Przepisy zawarte w kodeksie pracy określają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem pracownika. Bez względu na to jaką działalność prowadzisz, jeśli zatrudniasz choć jednego pracownika,...

11.04.2021

Elektroniczne akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 r., kiedy to weszła w życie nowelizacja przepisów pracowniczych, pracodawca ma możliwość podjęcia decyzji w zakresie przechowywania akt pracowniczych. Do czasu nowelizacji przepisów pracodawcy mieli...

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Zamknij

Skontaktuj się z nami

Zapraszamy do kontaktu
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się