Ustawienia dostępności
Zwiększ wysokość linii
Zwiększ odległość między literami
Wyłącz animacje
Większy kursor

Dokumentacja pracownicza i dokumentacja ZUS – jak długo pracodawca musi ją przechowywać

Dokumentacja pracownicza i dokumentacja ZUS – jak długo pracodawca musi ją przechowywać

Dokumentacja pracownicza i dokumentacja ZUS – jak długo pracodawca musi ją przechowywać

Czy wiesz jak długo, musisz przechowywać dokumentację pracowniczą i ZUS? Jak długo musisz archiwizować akta osobowe? I czy elektroniczna dokumentacja pracownicza będzie wystarczająca, aby zaoszczędzić miejsce i czas? Przeczytaj teraz!

Poznaj naszą ofertę

Jakie dokumenty pracodawca musi przechowywać?

Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe, może to robić także w formie elektronicznej dokumentacji pracowniczej (e-akta). Dowiedz się więcej! Dodatkowo musi być prowadzona dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, która obejmuje:

  • Ewidencjonowanie czasu pracy
  • Wnioski o urlop wypoczynkowy i dokumenty z nimi związane
  • Listy wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń powiązanych z pracę oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych 
  • karty ewidencji przydzielonej odzieży i obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej
  • dokumenty potwierdzające wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za stosowanie własnej odzieży i obuwia czy pranie i konserwację

Dodatkowo wszystkie dokumenty związane z podatkami czy ZUS, jak dokumenty rozliczeniowe ZUS (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) oraz zgłoszeniowe (ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS ZCNA), papierowe ZUS ZLA (zanim weszły zwolnienia elektroniczne).

Jak długo muszą być archiwizowane akta osobowe i dokumenty ZUS?

Wszystkie dokumenty pracownicze muszą być przechowywane przez 10 lat po zakończeniu zatrudnienia, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik przestał pracować. Pozostałe dokumenty jak wnioski do ZUS, dokumentacja podatkowa czy zwolnienie lekarskie przez 5 lat. Chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Warunki, które muszą być spełnione przy archiwizacji dokumentów

Obowiązkiem pracodawcy jest archiwizacja akt osobowych i przechowywanie dokumentów w taki sposób, by zachować poufność, integralność, kompletność i dostępność. Muszą to być warunki, w których nie grozi dokumentacji uszkodzenie i zniszczenie. Warto rozważyć przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą, dzięki temu zaoszczędzimy miejsce, czas i będziemy mieć pewność, że dokumenty mają bezpieczną kopię.

Jak przetworzyć dokumentację pracowniczą w e-akta oszczędzając czas i pieniądze? Zamów usługę e-akta w payroll360 i zacznij korzystać z elektronicznych teczek pracowniczych.  W ramach usługi oferujemy audyt dokumentacji i doradztwo w razie ewentualnych uzupełnień. Sprawdź naszą stronę i dowiedz się, jak dbamy o bezpieczeństwo.


Dowiedz się więcej!

Data publikacji 09.09.2021

Podobne w kategorii

Jak wdrożyć e-akta w firmie?

Mimo iż pracodawcy zdają sobie sprawę z zalet, jakie wiążą się z przejściem na e-teczki, a więc dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, nie oznacza to, że od razu decydują się wprowadzić takie rozwiązanie w...

Jak korzystać z e-teczek w outsourcingu kadr i płac?

Przekształcanie papierowego archiwum w jego wersję elektroniczną, czyli tworzenie i zarządzanie e-teczkami stanowi jedną z usług, która rozszerza ofertę outsourcingu kadr i płac payroll360. To rozwiązanie dedykowane w...

Jak zarządzać e-teczkami w firmie?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, czy to w formie papierowej, czy to elektronicznej, nie jest czynnością prawnie obojętną. Aktami, które regulują tę materię, jest nie tylko Kodeks pracy, ale i w szczególności...

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Poznaj ofertę payroll360 Logowanie do Portalu pracowniczego Zapraszamy do kontaktu