Poznaj naszą ofertę
Jakie dokumenty pracodawca musi przechowywać?
Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe, może to robić także w formie elektronicznej dokumentacji pracowniczej (e-akta). Dowiedz się więcej! Dodatkowo musi być prowadzona dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, która obejmuje:
- Ewidencjonowanie czasu pracy
- Wnioski o urlop wypoczynkowy i dokumenty z nimi związane
- Listy wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń powiązanych z pracę oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
- karty ewidencji przydzielonej odzieży i obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej
- dokumenty potwierdzające wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za stosowanie własnej odzieży i obuwia czy pranie i konserwację
Dodatkowo wszystkie dokumenty związane z podatkami czy ZUS, jak dokumenty rozliczeniowe ZUS (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) oraz zgłoszeniowe (ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS ZCNA), papierowe ZUS ZLA (zanim weszły zwolnienia elektroniczne).
Jak długo muszą być archiwizowane akta osobowe i dokumenty ZUS?
Wszystkie dokumenty pracownicze muszą być przechowywane przez 10 lat po zakończeniu zatrudnienia, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik przestał pracować. Pozostałe dokumenty jak wnioski do ZUS, dokumentacja podatkowa czy zwolnienie lekarskie przez 5 lat. Chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Warunki, które muszą być spełnione przy archiwizacji dokumentów
Obowiązkiem pracodawcy jest archiwizacja akt osobowych i przechowywanie dokumentów w taki sposób, by zachować poufność, integralność, kompletność i dostępność. Muszą to być warunki, w których nie grozi dokumentacji uszkodzenie i zniszczenie. Warto rozważyć przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą, dzięki temu zaoszczędzimy miejsce, czas i będziemy mieć pewność, że dokumenty mają bezpieczną kopię.
Jak przetworzyć dokumentację pracowniczą w e-akta oszczędzając czas i pieniądze? Zamów usługę e-akta w payroll360 i zacznij korzystać z elektronicznych teczek pracowniczych. W ramach usługi oferujemy audyt dokumentacji i doradztwo w razie ewentualnych uzupełnień. Sprawdź naszą stronę i dowiedz się, jak dbamy o bezpieczeństwo.
Dyskusja
Skomentuj