E-akta – nowe zasady prowadzenia ewidencji personalnej w zakładach pracy

Do tej pory większość pracodawców prowadziło dokumentację personalną w formie papierowej oraz pomocniczo w formie elektronicznej. Obecnie przedsiębiorcy muszą zdecydować w jakiej formie będą prowadzić akta personalne  – czy będzie to forma papierowa, czy  elektroniczna. Z punktu widzenia prawa każda z nich jest równoważna i wiążąca. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na prowadzenie ewidencji elektronicznej, oznacza to dla niego konieczność dopełnienia wielu obowiązków. UWAGA! Możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej bądź odwrotnie

 Sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej po 2019: 

• Pracodawca może prowadzić całość dokumentacji w postaci papierowej.
• Pracodawca może prowadzić całość dokumentacji w postaci elektronicznej.
• Pracodawca może prowadzić część dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a część dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, np. dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy w postaci elektronicznej, a dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego w postaci papierowej.
• Pracodawca może prowadzić część danej kategorii dokumentacji dla niektórych pracowników w postaci papierowej, a drugą jej część dla pozostałych pracowników w postaci elektronicznej.

Obowiązki pracodawcy związane z wprowadzeniem e-dokumentacji

Pierwszym krokiem pracodawcy, który zdecyduje się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, jest cyfrowe odwzorowanie wszystkich dokumentów personalnych. Po ich zeskanowaniu, muszą zostać one podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym złożonym przez osobę upoważnioną, która potwierdzi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Dodatkowo, aby przygotowana w ten sposób dokumentacja była użyteczna i łatwa w obsłudze, musi zostać opisana i przyporządkowana do odpowiednich sekcji dokumentów kadrowych (A,B,C,D). Odwzorowanie cyfrowe powinno zostać przeprowadzone starannie i z zachowaniem wysokiej jakości prac, tak aby można było bez problemu zapoznać się z zawartością dokumentów.

Ochrona i archiwizacja danych personalnych

Ustawa nakłada również na pracodawcę, który zdecydował się na digitalizację akt personalnych, obowiązek odpowiedniego ich zabezpieczenia i przechowywania w systemach teleinformatycznych. Oznacza to, że musi on przygotować odpowiednie procedury chroniące dokumenty przed ich utratą, czy zniszczeniem oraz wykaz osób, które będą mogły przetwarzać i archiwizować dane. Rolą pracodawcy jest również zapewnienie oprogramowania zgodnego z obowiązującymi przepisami, bieżące kontrole jego funkcjonowania oraz zapewnienie stałego dostępu do danych personalnych w przyszłości.

E-akta a obowiązek przechowywania dokumentacji w wersji papierowej

E-dokumentacja to także dodatkowy obowiązek informacyjny. Każdy pracodawca, który zdecyduje się na wprowadzenie e-akt, musi skutecznie poinformować wszystkich obecnych i byłych pracowników o zmianie sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji. Od momentu otrzymania wiadomości, każdy pracownik ma 30 dni na odebranie swojej dokumentacji prowadzonej do tej pory w formie papierowej. W przypadku pracowników, którzy zmarli, prawo do odbioru dokumentacji mają ich dzieci lub współmałżonkowie. Jeżeli doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy wraz z informacją o czasie przechowywania dokumentacji oraz o możliwości jej odbioru w konkretnym czasie. Jeżeli dokumentacja nie zostanie odebrana w terminie, pracodawca jest uprawniony do jej zniszczenia.

Zadania pracodawcy związane z przechowywaniem akt pracowniczych

Nowa ustawa pozwala również pracodawcom na skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Do tej pory każdy z nich zobowiązany był do przechowywania jej przez okres 50 lat. Po zmianach zapisanych w ustawie, czas przechowywania jest uzależniony od kilku warunków:

• obowiązek przechowywania danych do 10 lat dotyczy pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku;
• jeśli pracownik został zatrudniony po raz pierwszy między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku, to pracodawca musi przechowywać dokumenty 10 lub 50 lat. 10 lat – jeżeli złoży do ZUS formularze ZUS OSW i ZUS RIA, a jeśli ich nie złoży, to obowiązuje go termin 50 lat;
• do 50 lat przechowywana jest dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.