Ustawienia dostępności
Zwiększ wysokość linii
Zwiększ odległość między literami
Wyłącz animacje
Większy kursor

Elektroniczne akta osobowe

Elektroniczne akta osobowe

Elektroniczne akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 r., kiedy to weszła w życie nowelizacja przepisów pracowniczych, pracodawca ma możliwość podjęcia decyzji w zakresie przechowywania akt pracowniczych. Do czasu nowelizacji przepisów pracodawcy mieli możliwość przechowywania akt w formie elektronicznych teczek pracowniczych, przy jednoczesnym obowiązku przechowywania ich w formie papierowej. Zmiany w przepisach umożliwiają pracodawcy ograniczenie w zakresie przechowywania akt jedynie do elektronicznych teczek pracowniczych, bez konieczności prowadzenia dokumentów w formie papierowej.

Poznaj naszą ofertę

Digitalizacja akt osobowych — dylemat pracodawców

Do czasu nowelizacji, pracodawcy często przechowywali umowy o pracę w formie papierowej, a ewidencjonowanie czasu pracowników prowadzone było w formie elektronicznej. Po nowelizacji większość pracodawców stanęła przed trudnym wyborem formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Wiązało się to przede wszystkim z cyfrowym odwzorowaniem dokumentacji, a więc skanem dokumentu oraz naznaczenie go kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby. Dodatkowo każdy dokument musi być opisany wieloma parametrami oraz przypisany do właściwej części akt, a także kategorii. Większość pracodawców obawiała się stworzenia tego uporządkowanego zbioru dokumentacji.

Prowadzenie i przechowywanie teczek osobowych pracowników

Warto także wskazać, że w związku z digitalizacją akt pracowników wiąże się obowiązek nałożony na pracodawcę, który musi poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania teczek osobowych pracowników. Dodatkowo pracownik ma możliwość odbioru papierowej dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie prowadzenia teczek osobowych. W sytuacji, gdy pracownik nie odbierze dokumentacji pracowniczej w wymaganym terminie, pracodawca jest uprawniony do zniszczenia papierowej dokumentacji pracowniczej

Jak tworzyć elektroniczne teczki pracownicze?

Aby dokumenty mogły być pierwotnie tworzone w formie elektronicznej, potrzebny jest elektroniczny podpis pracodawcy i pracownika. Z uwagi na to, że większość pracowników i pracodawców nie posiadają kwalifikowanych podpisów elektronicznych, dokumenty zwykle podpisane są ręcznie. Ręczna dokumentacja wymaga digitalizacji akt osobowych pracownika poprzez jego skan oraz opatrzenie wyżej już wskazanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, który potwierdza zgodność papierowej dokumentacji z elektronicznymi aktami osobowymi pracownika. Jednocześnie podkreślić należy, że pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika, by posiadał kwalifikowany podpis elektroniczny.

Elektroniczne akta pracownicze — co zawierają?

Elektroniczne akta osobowe obejmują akta osobowe pracowników, które zawierają wszelkie informacje i papiery związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz nawiązaniem samego stosunku pracy z pracodawcą, a także dokumentację związaną z przebiegiem, rozwiązaniem i wygaśnięciem stosunku zatrudnienia. Ponadto, elektroniczna teczka pracownicza zawiera ewidencjonowanie czasu pracy, kartę wypłaconego już wynagrodzenia za wykonywaną pracę i inne świadczenia związane z zatrudnieniem danego pracownika. Co więcej, dokumentacja winna zawierać także informacje o ewentualnych chorobach zawodowych danego podmiotu, wypadkach przy pracy bądź w drodze do pracy lub z pracy, a także informację o ewentualnych świadczeniach z ww. tytułów.

Części akt pracowniczych

Wyżej wskazane elektroniczne akta pracownika podzielone są na cztery części:

  1. część A, która dotyczy dokumentacji związanej z ubieganiem się o pracę,
  2. część B, która dotyczy nawiązania stosunku zatrudnienia oraz przebiegu wykonywanej przez pracownika pracy,
  3. część C, która dotyczy dokumentacji związanej z rozwiązaniem i ustaniem stosunku zatrudnienia,
  4. część D, która dotyczy odpisu zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Wszystkie dokumenty zawarte w poszczególnych częściach powinny być chronologicznie ułożone oraz odpowiednio ponumerowane. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek dla każdej z poszczególnych części elektronicznych akt pracownika tworzyć wykaz, który pokazuje znajdujące się tam dokumenty.

Wymagania związane z elektroniczną dokumentacją pracowniczą

Wydane w ramach nowelizacji rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej reguluje wszystkie wymogi związane z przechowywaniem oraz prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, oraz warunki digitalizacji akt osobowych pracowników. Wśród nich zawierają się następujące aspekty:

  • odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem do danych zawartych w dokumentacji. Warto w tym celu tworzyć kopie zapasowe elektronicznych akt pracowniczych,
  • zabezpieczenie elektronicznych teczek pracowniczych przed wprowadzeniem w nich niepożądanych zmian,
  • zapewnienie dostępu do danych zawartych w teczkach jedynie uprawnionym osobom,
  • specjalną identyfikację danych osób, które logują się do dokumentacji elektronicznej pracowników,
  • sprawne i skuteczne wyszukiwanie danych, które znajdują się w poszczególnych teczkach,
  • kontrolę nad prawidłowością funkcjonowania teczek, a także zabezpieczenia danych przed wyciekiem do osób nieuprawnionych,
  • odpowiednią archiwizację dokumentacji pracowniczej.

Przechowywanie i prowadzenie e-teczek pracowniczych - obowiązki

Powyższe świadczy o tym, że pracodawca decydujący się na prowadzenie elektronicznych akt pracowniczych musi wprowadzić odpowiednie procedury bezpieczeństwa, które dotyczą zarówno przechowania akt, jak i też ich archiwizacji i przetwarzania. Bezpieczne przechowywanie elektronicznych akt osobowych niweluje ryzyko ich uszkodzenia i zniszczenia. W przypadku niezastosowania się do powyższych reguł i pozostawienia akt w warunkach, które grożą uszkodzeniu bądź zniszczeniu, a także w sytuacji nieprowadzenia akt osobowych pracowników, pracodawca popełnia wykroczenie. Przedmiotowe wykroczenie zagrożone jest karą grzywny, która określona jest w granicach od 1 000 zł aż do 30 000 zł. Warto więc dokładnie i skrupulatnie podchodzić do nałożonego na pracodawcę obowiązku w zakresie prowadzenia teczek osobowych.

Profesjonalna obsługa e-akt

Payroll360 to profesjonaliści w zakresie obsługi kadrowo płacowej. Oferujemy audyty i kompleksowe wsparcie Twojej firmy. Zaufaj nam. Umów się na bezpłatną konsultację!

Potrzebujesz przekształcić dokumentację pracowniczą na formę elektroniczną? Skorzystaj z rozwiązania e-akta payroll360. Oferujemy usługę digitalizacji teczek pracowniczych w szybki i efektywny sposób. Dzięki temu rozwiązaniu zyskasz czas, miejsce i porządek, ponadto będziesz mógł pracować na dokumentach on-line. Zautomatyzujesz swoją pracę i usprawnisz działanie firmy. Dowiedz się więcej!


Dowiedz się więcej!

Data publikacji 11.04.2021

Podobne w kategorii

Archiwizacja dokumentów kadrowych

Jako pracodawca jesteś przytłoczony nadmiarem dokumentacji, nie wiesz jak dbać o teczki osobowe. Przeczytaj artykuł, dowiedz się więcej!

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Poznaj ofertę payroll360 Logowanie do Portalu pracowniczego Zapraszamy do kontaktu