Poznaj naszą ofertę
Korzyści outsourcingu, czyli jak outsourcing kadr i płac pomaga firmie
Administracja kadrowo-płacowa stanowi jeden z filarów każdego przedsiębiorstwa. Jest łącznikiem pomiędzy menadżerami, kierownikami, osobami zarządzającymi firmą lub jej poszczególnymi działami a zatrudnionymi w niej pracownikami.
Prowadzenie tych spraw nie należy tym samym do łatwych, ponieważ wiąże się nie tylko z koniecznością doskonałej znajomości wyjątkowo obszernych, skomplikowanych i często zmieniających się przepisów, ale też dysponowania odpowiednimi narzędziami, zasobami. Nic więc dziwnego, że firmy coraz to częściej szukają rozwiązań alternatywnych dla wewnętrznych działów kadrowo-płacowych, takich jak właśnie outsourcing. Mówiąc o kosztach tej usługi, obecnie należy jednak spoglądać na nią szeroko, przede wszystkim przez pryzmat oferowanych korzyści. A tych zdecydowanie nie brakuje.
Outsourcing rozwiązuje problem związany z rekrutacją i utrzymaniem pracowników
Aby móc realizować administrację kadr i płac w firmie, pierwszym krokiem, jaki należy podjąć, jest oczywiście stworzenie takiego działu i zrekrutowanie (pozyskanie) do niego odpowiednich specjalistów. A to oznacza dla pracodawcy niemałe koszty. Kosztowny, a przy tym czasochłonny jest zarówno sam proces rekrutacji, jak i wdrażania pracowników na nowym stanowisku, a następnie ich utrzymanie, zapewnienie dostępu do szkoleń podnoszących ich wiedzę i kompetencję, czy też dostarczenie odpowiednich narzędzi. W przypadku usługi outsourcingu kadr i płac powyższe ciążą na firmie outsourcingowej.
Outsourcing rozwiązuje problem zmieniających się przepisów
Specjaliści zajmujący się kadrami i płacami, w związku z ciągle zmieniającymi się przepisami, są zmuszeni do regularnego aktualizowania i poszerzania swojej wiedzy i kompetencji. W codziennej pracy odwołują się oni nie tylko do prawa pracy, ale i prawa podatkowego, ustawy o rachunkowości, czy o ubezpieczeniach społecznych. Z pewnością każdy pamięta doskonale, jak wyglądała sytuacja jeszcze rok temu, gdy do porządku prawnego wdrażano przepisy Polskiego Ładu.
Firmy, które korzystają z usługi outsourcingu kadr i płac, mogą liczyć w tym przypadku na stały dostęp do wiedzy ekspertów, którzy nieustannie śledzą wszystkie zmiany w prawie i z wyprzedzeniem podejmują odpowiednie kroki. W pozostałych przypadkach to na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia swoim pracownikom odpowiednich szkoleń, kursów, które pozwolą im nadążyć za reformami, aby móc następnie należycie wywiązywać się ze swoich obowiązków.
Outsourcing rozwiązuje problem braku odpowiednich narzędzi, infrastruktury IT
Jedną z największych korzyści, jaką gwarantuje współpraca z firmą outsourcingową, jest udostępnienie klientowi specjalistycznego oprogramowania do procesów kadrowo-płacowych, z których korzysta outsourcer. W payroll360 jest to zaawansowany system enova365.
Warto w tym miejscu nadmienić, że koszty utrzymania takiego oprogramowania, które również, podobnie jak przepisy prawa, podlega cyklicznym aktualizacjom, obciążają firmę outsourcingową. Aby zapewnić swoim klientom najwyższy standard obsługi, jest ona zobowiązana wybrać jak najlepszego na rynku dostawcę, a także dbać o to, aby wybrane narzędzia odpowiadały współczesnym standardom i potrzebom. Przykładowo, w związku z ostatnimi zmianami w Kodeksie pracy, dotyczącymi pracy zdalnej, system enova365 został rozbudowany o dodatkowy moduł umożliwiający zarządzanie i monitorowanie pracy zdalnej całkowitej i częściowej (hybrydowej). Jest on dostępny już teraz, mimo że przepisy o pracy zdalnej nie weszły jeszcze w życie. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat technologii w payroll360 - Sprawdź!
Outsourcing rozwiązuje problem odpowiedzialności za realizowane zadania
Istotą outsourcingu kadr i płac jest także to, że to firma outsourcingowa bierze na siebie odpowiedzialność za powierzone jej zadania, w zakresie ustalonym w umowie. Jest to odpowiedzialność prawna i finansowa. Za błędy specjalistów zatrudnionych w ramach wewnętrznych działów kadrowo-płacowych, jeśli doszło do wyrządzenia szkody osobie trzeciej, odpowiedzialność ponosi natomiast pracodawca. Dopiero na dalszym etapie może ubiegać się o odszkodowanie od pracownika.
Outsourcing rozwiązuje problem bezpieczeństwa danych
Powierzeniu zewnętrznej firmie spraw kadrowych i płacowych z reguły towarzyszą obawy pracodawcy związane z bezpieczeństwem, integralnością przekazywanych danych. Należy dlatego pamiętać, aby zawsze dokładnie sprawdzać potencjalnego usługodawcę lub dopytać go o oferowane w tym zakresie rozwiązania. W payroll360 bezpieczeństwo przetwarzanych danych jest jednym z naszych naczelnych priorytetów. W tym celu nieprzerwanie od lat aktualizujemy nasze certyfikaty jakości i bezpieczeństwa TUV ISO, poświadczające najwyższy standard oferowanych przez nas usług.
Co składa się na cenę usługi outsourcingu kadr i płac w payroll360?
W kontekście pytania „Ile to kosztuje?” zawsze powinno postawić się jeszcze jedno – „Co otrzymam w zamian?”. Jedynie na podstawie takiego porównania jesteśmy w stanie ocenić, czy przedstawiona kwota faktycznie jest rozsądna i adekwatna do tego, co zawiera w sobie dana usługa.
W cenniku outsourcingu kadr i płac payroll360 zostały uwzględnione następujące elementy:
- Jednorazowy koszt wdrożenia usługi (konfiguracja systemu i migracja danych);
- Miesięczny koszt obsługi kadrowo-płacowej (różny, w zależności od m.in. zakresu usługi, liczby pracowników, rodzaju i specyfiki danej branży);
- Obsługa PPK;
- Rozliczanie benefitów pracowniczych;
- Sporządzanie rocznych deklaracji PIT i ZUS IWA (inaczej: usługi kadrowo-płacowe związane z rozliczeniem rocznym);
- Administracja ePUE;
- Przygotowywanie standardowych raportów (raporty dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń).
Usługami płatnymi dodatkowo są natomiast: dostęp do portalu pracowniczego, przygotowywanie raportów niestandardowych, kompleksowy audyt kadrowo-płacowy, specjalistyczne doradztwo z zakresu prawa pracy.
Z powyższego wynika tym samym, że wybierając firmę outsourcingową, niezwykle ważne pozostaje zwrócenie uwagi nie tylko na samą cenę, a w szczególności to, co się na nią składa. Nierzadko okazuje się, że standardowy pakiet oferowany przez niektórych dostawców jest na tyle ubogi, że po dodaniu dodatkowych (jednak potrzebnych) usług, ostateczna cena za outsourcing kadr i płac będzie kilkukrotnie wyższa!
Co ważne i warte wyraźnego podkreślenia, oferta payroll360 zawiera w standardzie szereg rzeczy, których nie oferuje konkurencja, co znacząco zwiększa jej atrakcyjność i opłacalność. Zapewniamy naszym klientom zdecydowaną większość najważniejszych i niezbędnych w praktycznie każdej firmie usług związanych z administracją kadrowo-płacową, do których nie muszą oni dodatkowo dopłacać. Zobacz przykładową kalkulację kosztów outsourcingu kadr i płac.
Indywidualna kalkulacja kosztów z payroll360
Cena za usługę outsourcingu kadr i płac w każdym przypadku kształtowana jest indywidualnie, w zależności od powyższych, a w szczególności zakresu powierzanych spraw, wielkości przedsiębiorstwa (liczby pracowników), rodzaju wykonywanej działalności. Nie można patrzeć na nią zero-jedynkowo, ponieważ każde zlecenie jest odmienne, co wynika z różnych potrzeb każdej organizacji. Stąd też w payroll360 zawsze traktujemy naszych klientów indywidualnie, dostosowując ofertę do ich preferencji oraz sytuacji, w jakiej się znajdują.
Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się, ile faktycznie będzie kosztował outsourcing kadr i płac w Państwa firmie, najlepiej jest skontaktować się z nami telefonicznie lub e-mailowo i umówić się na spotkanie w celu dokonania kalkulacji kosztów. Tylko na podstawie szczegółowych danych jesteśmy w stanie wskazać, z wydatkiem jakiego rzędu należy liczyć się, wybierając usługę outsourcingu kadr i płac payroll360.
