Podczas wdrażania e-teczek w przedsiębiorstwie istotny pozostaje fakt, że pracodawca po zmianach, które nastąpiły w 2019 r., ma możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej tak naprawdę w jednej z trzech form:

• papierowej,
• elektronicznej lub
• mieszanej (hybrydowej).

Nowelizacja zniosła nadrzędną rolę archiwum papierowego, uznając za równoważną z nim wersję elektroniczną. Oznacza to tym samym, że pracodawca ma prawo przechowywać akta wyłącznie w postaci papierowej lub jedynie w postaci elektronicznej, a ponadto w sposób mieszany, czyli część akt w formie tradycyjnej, a część w elektronicznej. Pracodawca może także prowadzić e-akta tylko dla określonej grupy pracowników, na przykład zatrudnionej od obecnego roku, a w odniesieniu do pozostałych pozostać przy teczkach papierowych.

Jeżeli potrzebują Państwo pomocy we wdrażaniu e-teczek w swojej firmie, zapraszamy do skorzystania z usługi outsourcingu kadr i płac payroll360, w której mieści się również zamiana papierowego archiwum na formę cyfrową.   

Wdrożenie e-teczek w firmie – jak należy się przygotować?

Wdrożenie e-teczek to proces, do którego należy się odpowiednio przygotować, a więc ustalić  harmonogram prac i wyodrębnić najważniejsze etapy. Jest to szczególnie ważne w większych przedsiębiorstwach, w których digitalizacja będzie obejmować setki akt osobowych. W ramach przygotowań warto zastanowić się w dodatku nad programem obsługującym elektroniczne archiwum i umożliwiającym zarządzanie dokumentacją kadrową. Pracodawca może pozostać przy dotychczas używanym systemie HR, jeśli ten spełnia oczywiście jego potrzeby lub też poszukać dostawcy wyspecjalizowanego stricte w digitalizacji teczek pracowniczych i zarządzaniu takim archiwum.

Kluczowym czynnikiem w planowaniu wdrażania e-teczek pozostaje oczywiście liczba wszystkich akt, jakie chcemy poddać procesowi cyfryzacji, a także to, czy firma planuje korzystać z zewnętrznej pomocy, co w przypadku dużych zakładów pracy jest zdecydowanie rekomendowane. Sprawdź ofertę e-akta w payroll360.

Warto zdawać sobie sprawę również z tego, że nie wszystko musi zostać wykonane natychmiast, od razu. Większe digitalizacje najczęściej rozkłada się w czasie, rozpoczynając na przykład od pracowników zatrudnionych w 2020 r.

Pracodawcy, którzy planują zamianę tradycyjnego archiwum na jego wersję elektroniczną, powinni dlatego odpowiedzieć sobie na kilka pomocniczych pytań, takich jak:

Czy digitalizacja będzie obejmować wszystkie akta osobowe (pełna cyfryzacja) czy tylko ich część (forma hybrydowa)?

Ile dokładnie teczek pracowniczych ma zostać poddanych przekształceniu?

W sytuacji, gdy e-teczki mają być wdrażane stopniowo, jakie kryterium podziału zastosować? (m.in. z uwzględnieniem określonej grupy pracowników, na przykład z danego działu lub na podstawie roku ich zatrudnienia w firmie)

Czy obecnie wykorzystywane oprogramowanie oferuje moduł e-teczek, a jeśli tak, to czy jest wystarczające?

Czy bardziej opłacalnym rozwiązaniem nie okaże się zlecenie tworzenia elektronicznego archiwum wyspecjalizowanej, zewnętrznej firmie?

Co o wdrożeniu e-teczek w firmie mówią przepisy?

Zgodnie z treścią art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy, zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje natomiast na szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Powinna być ona prowadzona i przechowywana w systemie, który zapewnia m.in.: jej zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą, nieuprawnionym dostępem, integralność treści i metadanych polegających na zabezpieczeniu przed wprowadzeniem zmian, stały dostęp osobom upoważnionym, identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji wraz z rejestrowaniem dokonywanych przez te osoby zmian.

W praktyce wdrażanie e-teczek w firmach koncentruje się na następujących czynnościach:

• Sporządzeniu skanu dokumentacji papierowej.
• Skonwertowaniu skanu do dokumentu w formacie .pdf
• Przesłaniu pliku do posiadanego programu zarządzającego i obsługującego elektroniczne archiwum.
• Weryfikacja, nazwanie i katalogowanie dokumentu. Przy współpracy z payroll360 nasz program gwarantuje automatyczne odczytywanie danych z dokumentu wraz z ich weryfikacją i katalogowaniem (utworzenie dodatkowych plików .xml). Usługa e-akta w payroll360 - dowiedz się więcej!
• Opatrzeniu dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
• Utworzeniu e-teczki pracownika.

Kompleksowa obsługa e-akt z payroll360

Digitalizacja akt osobowych pracowników rozwiązuje szereg problemów, takich jak ciągle rosnące koszty utrzymania rozrastającego się tradycyjnego archiwum czy brak dostęp do akt, gdy pracownicy pracują zdalnie. Przejście na e-teczki wiąże się z szeregiem korzyści dla pracodawców, głównie związanych z ograniczeniem kosztów i szybkim dostępem do danych w każdym miejscu pracy.

Jeżeli nie wiedzą Państwo, od czego zacząć wdrażanie dokumentacji w formie elektronicznej w swojej firmie, rekomendujemy skorzystanie z pomocy zewnętrznych, wyspecjalizowanych w tych czynnościach specjalistów. Przekształcenie tradycyjnego archiwum akt osobowych w elektroniczną wersję tej dokumentacji oraz prowadzenie e-teczek, to jedna z dodatkowych usług, które oferujemy klientom korzystającym z outsourcingu kadr i płac w payroll360. Dzięki opracowanemu systemowi skanowania i rozpoznawania dokumentów jesteśmy w stanie przetworzyć nawet 1000 stron akt w ciągu jednego dnia!

Wybierając usługę outsourcingu kadrowo-płacowego w payroll360, firmy otrzymują wykwalifikowane wsparcie przy wdrażaniu e-akt, oszczędzają mnóstwo czasu potrzebnego na digitalizację dokumentacji, a ponadto uzyskują gwarancję, że wszystko zostanie wykonane rzetelnie, prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Chcesz zarchiwizować dokumenty pracownicze w Swoim przedsiębiorstwie? Zapraszamy do kontaktu!

Wyślij zapytanie ofertowe!