Ustawienia dostępności
Zwiększ wysokość linii
Zwiększ odległość między literami
Wyłącz animacje
Większy kursor

Jak wdrożyć pracę zdalną? Tryby wprowadzania pracy zdalnej

Jak wdrożyć pracę zdalną? Tryby wprowadzania pracy zdalnej

Jak wdrożyć pracę zdalną? Tryby wprowadzania pracy zdalnej

Już wkrótce, bo 7 kwietnia 2023 r. w życie wejdą przepisy dotyczące pracy zdalnej, które pozwolą pracownikom wykonywać pracę częściowo lub całkowicie we wskazanym i uzgodnionym przez strony miejscu, w szczególności pod adresem ich zamieszkania, za pomocą środków porozumiewania się na odległość. Ustawodawca wyodrębnił kilka trybów wprowadzania pracy zdalnej, które znajdą zastosowanie w różnych sytuacjach.

Poznaj naszą ofertę

Praca zdalna na podstawie uzgodnienia między stronami

Pierwszym z przewidzianych przez ustawodawcę trybów wprowadzania pracy zdalnej jest uzgodnienie stron umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Może ono nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W drugim przypadku z inicjatywą może wystąpić zarówno pracodawca, jak i pracownik. Jeżeli wprowadzenie pracy zdalnej nastąpiło w trakcie zatrudnienia, każda ze stron umowy o pracę ma ponadto prawo złożyć wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają w takiej sytuacji odpowiedni termin. Nie powinien być on jednak dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Praca zdalna na wniosek

Względem pewnej grupy osób pracodawca co do zasady nie powinien odmawiać pracy zdalnej, aczkolwiek może tego dokonać, jeżeli byłoby to niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jego obowiązkiem jest w takiej sytuacji poinformowanie wnioskodawcy o tym fakcie wraz z podaniem przyczyny odmowy w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną, jeżeli wystąpią z nim następujący pracownicy i pracownice:

  • pracownik, o którym mowa w art. 1421 1 pkt 2 i 3 (pracownik-rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, a także pracownik-rodzic dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności oraz dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, kształcenia specjalnego lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych),
  • pracownica w ciąży,
  • pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
  • pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Kolejnym trybem wprowadzania pracy zdalnej jest praca zdalna na polecenie pracodawcy, możliwa w dwóch sytuacjach:

  • w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
  • w okresie, w którym pracodawca nie jest w stanie czasowo zapewnić pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w ich dotychczasowym miejscu pracy z powodu działania siły wyższej.

Zanim jednak pracodawca podejmie decyzję o wprowadzeniu pracy zdalnej, powinien otrzymać bezpośrednio przed wydaniem takiego polecenia oświadczenie od swojego pracownika, że posiada on odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej. Jeżeli warunki te uległyby po czasie zmianie w sposób uniemożliwiający wykonywanie pracy zdalnej, pracownik ma obowiązek natychmiast poinformować o tym pracodawcę, a ten cofnąć polecenie pracy zdalnej.

Polecenie pracy zdalnej wydane przez pracodawcę może zostać cofnięte również w każdym innym momencie, w dowolnej chwili, jednak z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Praca zdalna okazjonalna na wniosek pracownika

Innym przypadkiem wystąpienia z wnioskiem pracowniczym o pracę zdalną jest wniosek o pracę zdalną okazjonalną, z którym pracownik występuje w formie papierowej lub elektronicznej. Ustawodawca zastrzegł jednak, że praca zdalna okazjonalna nie może przekraczać w ciągu roku 24 dni kalendarzowych.

Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę

Podstawą do wykonywania pracy zdalnej nie mogą być wyłącznie regulacje kodeksowe. Pracodawca jest także zobowiązany do ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej i określenia ich w:

  • porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub
  • regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe bądź gdy w ciągu 30 dni od dnia przedstawienia im projektu porozumienia nie ustalono z nimi konsensusu lub
  • poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo
  • porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Porozumienie zawarte z zakładowymi organizacjami związkowymi lub wydany przez pracodawcę regulamin powinny określać kwestie takie jak: grupę, lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Praca zdalna całkowita lub hybrydowa

Dla przepisów regulujących pracę zdalną istotne pozostaje to, że zezwalają one zarówno na pracę zdalną całkowitą, jak i częściową (hybrydową). Z drugiej natomiast strony nie doprecyzowują nigdzie, w jakim wymiarze powinno odbywać się świadczenie pracy stacjonarnie, w biurze, a w jakim w domu – zdalnie.

Ustalenie wymiaru czasu pracy zdalnej powinno być tym samym jednym z najważniejszych przedmiotów porozumienia między pracodawcą a zakładowymi organizacjami związkowymi oraz między pracodawcą a pracownikiem i zostać określone w jednym z powyższych dokumentów regulujących zasady wykonywania pracy zdalnej. Ze względu na brak wyraźnych ograniczeń prawdopodobnym zdaje się, że pracę zdalną hybrydową będzie można wykonywać nie tylko w przykładowym systemie 3 dni pracy w biurze – 2 dni pracy zdalnej w tygodniu, ale i z rozbiciem dziennym, na przykład 2 godziny pracy stacjonarnej – 6 godzin pracy w domu.

Payroll360 – usługa outsourcingu kadr i płac ze wsparciem pracy zdalnej

Praca zdalna, mimo że niewątpliwie stanowiąca ogromne ułatwienie dla wielu pracowników, dla pracodawców oznacza nowe obowiązki i wyzwania, zarówno natury prawnej, jak i administracyjnej oraz technicznej. Rozwiązaniem tego problemu okazuje się usługa outsourcingu kadr i płac, realizowana przez naszych specjalistów payroll360. Wykorzystywany przez nas i udostępniany naszym klientom nowoczesny system enova365, został już wyposażony w nowy, specjalny moduł dedykowany pracy zdalnej, w tym pracy hybrydowej. Pozwala on na pełne zarządzanie pracą rozproszoną – rozdzielanie zadań, monitorowanie ich przebiegu, raportowanie, ewidencjonowanie czasu pracy oraz wiele innych. Rozwiązanie to znacząco usprawnia przebieg pracy zdalnej, dbając o jej efektywność i bezpieczeństwo. Nowy moduł gwarantuje szereg korzyści każdej ze stron stosunku pracy.

Nie wolno oczywiście zapominać, że outsourcing kadr i płac payroll360 poza wsparciem pracy zdalnej w postaci dostępu do nowoczesnych technologii koncentruje się także na jej istocie – pomocy w przygotowaniu odpowiednich poleceń, porozumień, wniosków, rozliczeniach, czy monitorowaniu upływu ważnych terminów.

Jeżeli pragną Państwo poznać ofertę dla swojej firmy, zapraszamy do kontaktu! 

Data publikacji 23.03.2023

Podobne w kategorii

Jak ewidencjonować pracę zdalną?

Dla celów prawidłowego ustalania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy oddzielnie dla każdego zatrudnianego w firmie pracownika. Ewidencjonowaniu...

Praca zdalna a outsourcing kadr i płac

Ustawa nowelizująca Kodeks pracy i wprowadzająca do przepisów pracę zdalną w końcu doczekała się podpisu Prezydenta. W odróżnieniu jednak od regulacji odnoszących się do prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników,...

Kontakt z naszymi specjalistami

Poznaj ofertę payroll360 Logowanie do Portalu pracowniczego Zapraszamy do kontaktu