Obieg dokumentów w formie elektronicznej, czyli mniejsze wydatki na papier

Pierwszym krokiem w obniżaniu kosztów działalności jest elektroniczny obieg dokumentów. Obserwując rosnące w ostatnim czasie ceny papieru, przejście na dokumentację elektroniczną to w takiej sytuacji najlepsza decyzja – podkreślają eksperci z payroll360. 

Ograniczenie wydatków na papier to oczywiście tylko jedna z korzyści. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów poprawia również komunikację pomiędzy pracownikami i usprawnia wykonywanie obowiązków. Umożliwia także szybkie rozwiązywanie ewentualnych problemów. Dokumentację w formie elektronicznej możemy błyskawicznie przesłać lub udostępnić dowolnej osobie bądź grupie osób. Bez konieczności ciągłego skanowania, czy pożyczania, co zawsze pozostaje obarczone ryzykiem jej zgubienia lub zniszczenia. 

Zautomatyzowanie obiegu dokumentów nie pozostaje ponadto bez wpływu na efektywność pracy kadr zarządzających. Za przykład możemy wskazać tu m.in. możliwość elektronicznego wysłania pasków płacowych, czy elektroniczne zarządzanie wnioskami urlopowymi.

Redukcja wydatków na przestrzeń biurową

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala również optymalizować koszty ponoszone na przestrzeń biurową. W tym miejscu powinniśmy wyodrębnić przestrzeń biurową jako:

• firmowe lub zewnętrzne archiwum, w którym przechowuje się dokumentację pracowniczą oraz
• miejsce pracy

Wdrożenie dokumentacji cyfrowej redukuje koszty w obu przypadkach – wskazują specjaliści z zakresu outsourcingu payroll360. 

W momencie częściowego zastąpienia dokumentacji papierowej, elektroniczną, firma nie musi ponosić pełnych kosztów utrzymania wewnętrznego lub zewnętrznego archiwum. Może zdecydować się na wynajem mniejszej przestrzeni, jak i przeznaczenie obecnego miejsca w biurze na inne cele.

Digitalizacja HR w czasach pracy zdalnej

Gdy mówimy natomiast o przestrzeni biurowej jako miejscu pracy, warto poruszyć to zagadnienie w kontekście popularnej dziś pracy zdalnej. Digitalizacja HR pozwala obecnie pracownikom wykonywać swoje obowiązki z dowolnego miejsca, również z domu. Oczywiście pod warunkiem korzystania z licznie dostępnych rozwiązań chmurowych. A zatem dobrze zorganizowany i efektywnie działający zespół, który pracuje zdalnie, w ten sposób umożliwia pracodawcy redukcję części kosztów ponoszonych na przestrzeń biurową. 

Import danych sposobem na ograniczenie błędów 

Digitalizacja dokumentów ma również jeszcze jedną korzyść. Ogranicza ryzyko popełniania nierzadko kosztownych błędów. W przypadku operowania wyłącznie dokumentacją papierową każda pomyłka generuje dodatkowe koszty. Wiąże się ponadto z koniecznością wystawienia, uzupełnienia takiego dokumentu w całości od nowa. Do błędów może dochodzić ponadto w trakcie ręcznego przepisywania danych do systemu. 

Rozwiązanie w postaci importu danych pozwoli nam jednak przenosić wszystkie dokumenty i pliki pomiędzy systemami. Bez konieczności ich czasochłonnego i żmudnego przepisywania. Z takich dokumentów możemy korzystać następnie przy wykonywaniu innych czynności kadrowo-płacowych. 

Oprogramowania kadrowo-płacowe dla zachowania ciągłości pracy i uniknięcia kar

Kolejnym z rozwiązań, które przyczynia się do redukcji kosztów, są oprogramowania kadrowo-płacowe. To dzięki nim możliwe staje się zachowanie ciągłości pracy bez tworzenia niepożądanych przestojów. Systemy HR pozwalają m.in. na kontrolę czasu pracy pracowników oraz łatwiejsze ustalanie niekolidujących ze sobą urlopów. Każda osoba, która zarządza takim programem, ma ponadto stały dostęp do wszystkich aktualnych danych. Może dlatego tak zarządzać harmonogramem pracy, aby nie doprowadzić do powstania np. braków kadrowych, czy przekroczenia limitów urlopowych. 

Obowiązki pracodawców — przepisy związane z czasem pracy

Na każdym pracodawcy ciąży ponadto obowiązek przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy. Za ich naruszenia grożą dotkliwe kary. Nieprawidłowości dotyczą przeważnie m.in. liczby przepracowanych nadgodzin, aktualnych badań lekarskich, szkoleń BHP, czy zezwoleń na wykonywanie określonego zawodu. 

Kontrola czasu pracy pracowników

Oprogramowania kadrowo-płacowe, które zapewniają stały dostęp do aktualnych grafików, pozwalają w tym miejscu również na efektywniejsze i dokładniejsze zarządzanie czasem pracy. Umożliwiają zachowanie kontroli nad tym, jak długo pracują pracownicy, w jakich porach wykonują swoje obowiązki, czy przysługują im należne odpoczynki dzienne i dobowe. Oprogramowania, które posiadają dodatkowo monitoring zdarzeń, będą przypominać nam z kolei o m.in. upływie ważności badań lekarskich. 

Automatyzacja w tym zakresie staje się niezbędna w szczególności w firmach, które zatrudniają kilkaset, kilka tysięcy pracowników. Kierowani własnym doświadczeniem w branży od lat obserwujemy jednak, że takie rozwiązania doskonale wspomagają również pracę mniejszych przedsiębiorstw – zaznaczają specjaliści payroll360.