Poznaj naszą ofertę
Jest rzeczą naturalną, że osoby prowadzące swoje własne firmy, poza poszukiwaniem ścieżek, możliwości rozwoju i nieustannego pomnażania swojego kapitału, równie aktywnie poszukują także rozwiązań, które zoptymalizują ich procesy biznesowe. Usprawnią i ułatwią działanie na określonych polach, aby następnie zaoszczędzone tam zasoby, fundusze, energię, spożytkować na innych obszarach. Jednym z takich narzędzi stały się właśnie e-teczki, stanowiące doskonałą alternatywę dla papierowej dokumentacji. O ile jeszcze w małych firmach, zatrudniających kilku pracowników, drugie z rozwiązań nie zdaje się aż tak uciążliwe, o tyle w firmach z załogą kilkudziesięciu-, czy kilkusetosobową papierowe archiwum to prawdziwa zmora.
Czym są e-teczki?
E-teczki to nic innego jak akta osobowe w formie elektronicznej, będące alternatywą dla tradycyjnych, a więc papierowych teczek, znanych w polskim systemie od dziesięcioleci. Elektroniczne archiwum stanowi rozwiązanie w pełni legalne, zgodne z przepisami prawa, uznawane za równoważne z dokumentacją papierową. Odpowiednie w tym zakresie regulacje obowiązują od 2019 r. Wraz z tą datą pracodawca zyskał możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej również w postaci elektronicznej, czyli tak zwanych e-teczek. Wcześniej zobligowany był natomiast do jej prowadzenia w formie papierowej, która stanowiła zarazem formę obligatoryjną (akta elektroniczne można było stosować tylko pomocniczo).
Przypominamy, że obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej, a od kilku lat zamiennie również elektronicznej, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej) jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy, wyrażonym wprost w przepisach prawa pracy.
Pracodawcy mają tym samym wybór. Mogą nadal prowadzić swoje archiwum w tradycyjnej formie lub zdecydować się na wersję cyfrową (albo mieszaną). Kodeks pracy zezwala ponadto pracodawcy na zmianę postaci, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą z jednej na drugą.
Teczki pracownicze - co dokładnie zawierają?
Jakie są zalety e-teczek?
E-teczki to rozwiązanie, które zostało przyjęte w zakładach pracy z dużym entuzjazmem. Mimo że można natrafić jeszcze na pracodawców, którzy mają pewne obawy przed zmianą tradycyjnego archiwum na jego formę elektroniczną, to jednak przy wsparciu doświadczonych ekspertów, chętnie decydują się oni na taki krok. Prowadzenie e-teczek wraz z przejściem z papierowej dokumentacji na cyfrową stanowi jeden z podstawowych elementów usługi outsourcingu kadr i płac, którą realizują specjaliści naszej firmy payroll360. Zobacz, jakie usługi kadrowo-płacowe mamy w swojej ofercie!
Jakie korzyści oznaczają e-teczki dla pracodawcy? Oto najważniejsze zalety tego rozwiązania:
Redukcja kosztów
E-teczki to przede wszystkim znaczna oszczędność kosztów, ponieważ pracodawca może w takiej sytuacji zrezygnować lub zredukować powierzchnię przeznaczaną do tej pory na tradycyjne archiwum. Jeżeli takie archiwum nie mieści się w siedzibie firmy, co również się zdarza, poza kosztami obsługi, zabezpieczenia, utrzymania, odchodzą mu także koszty wynajmu. Mówiąc o oszczędnościach, nie można zapomnieć w dodatku o niemałych wydatkach ponoszonych na papier, segregatory, czy innego rodzaju akcesoria papiernicze niezbędne w prowadzeniu papierowej dokumentacji. W przypadku e-teczek są one całkowicie nieprzydatne, co czyni je zarazem rozwiązaniem bardziej ekologicznym.
Szybki, łatwy dostęp do dokumentów
E-teczki gwarantują również swobodny, zdalny dostęp do akt z dowolnego miejsca, z czego korzystać mogą zarówno pracodawcy, specjaliści ds. kadr, jak i pracownicy. Oszczędzają tym samym nie tylko pieniądze, ale i czas. Nie wymagają każdorazowo udawania się do placówki lub pomieszczenia, w którym mieści się archiwum, czy też umawiania się na wizytę, aby odebrać swoje akta. W związku z możliwością filtrowania informacji za pomocą odpowiednich słów-kluczy, o wiele szybsze staje się ponadto znalezienie potrzebnych informacji w samej e-teczce.
Bezpieczeństwo przechowywanych danych
Jedną z głównych obaw pracodawców związanych z e-teczkami jest bezpieczeństwo tak przechowywanych dokumentów. W praktyce jednak również i na tym polu elektroniczne archiwum wypada o wiele lepiej niż tradycyjne. Kluczowy pozostaje oczywiście w tym przypadku wybór zaufanego i rzetelnego usługodawcy, odpowiedzialnego za zamianę dokumentów papierowych na elektroniczne oraz odpowiednich systemów do przechowywania i zabezpieczenia e-teczek. Profesjonalne, certyfikowane narzędzia zapewniają w tym zakresie pełne bezpieczeństwo i integralność wszystkich danych, zezwalając na dostęp do nich wyłącznie uprawnionym osobom. Gwarancje ISO w payroll360
Brak ryzyka zawieruszenia, zbrudzenia, zniszczenia dokumentów
Tradycyjna dokumentacja, co nie odnosi się wyłącznie do teczek pracowniczych, ale i innego rodzaju dokumentów, książek, podręczników, jest wysoce podatna na zniszczenie, zabrudzenie, czy zawieruszenie się. Ryzyko to nie występuje natomiast w przypadku elektronicznych akt osobowych, które przez cały czas są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu i nie wędrują fizycznie z rąk do rąk.
Usługa tworzenia i prowadzenia e-teczek w ramach outsourcingu kadr i płac payroll360
W ramach rozszerzonego pakietu usług outsourcingu kadr i płac w payroll360 i wsparciu nowoczesnych technologii oferujemy naszym klientom zarówno prowadzenie, jak i przechowywanie e-teczek, czyli dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, jak również zamianę wszystkich papierowych akt w ich zdigitalizowaną wersję.
W naszej codziennej pracy wspiera nas zaawansowany, specjalistyczny system enova365, pozwalający na maksymalną automatyzację wszystkich procesów HR, dbający o zgodność z przepisami prawa oraz bezpieczeństwo danych elektronicznych. Nasi klienci, którzy są objęci obsługą kadrowo-płacową, otrzymują oczywiście dostęp do funkcjonalności tego programu. Aby zapewnić Państwu pełne bezpieczeństwo przechowywanych danych, w payroll360 wdrożyliśmy także odpowiednie standardy ISO, nie tylko w zakresie samego bezpieczeństwa, ale i jakości świadczonych usług.
