Kwestionariusz osobowy dla pracownika - co powinien zawierać?

pixabay.com left right

Kwestionariusz osobowy dla pracownika - co powinien zawierać?

Kwestia zbierania danych od pracowników oraz przyszłych pracowników może budzić wiele kontrowersji - pewnie niejednokrotnie spotkałeś się z tym, że ktoś nie chciał podać konkretnych informacji, lub sam miałeś wątpliwości co do tego, czy masz prawo je zbierać. Problem ten rozwiązuje przygotowanie dobrego kwestionariusza osobowego pracownika. To także dobry punkt wyjścia do późniejszego prowadzenia uporządkowanych akt osobowych.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika - co powinien zawierać?

Kwestia zbierania danych od pracowników oraz przyszłych pracowników może budzić wiele kontrowersji - pewnie niejednokrotnie spotkałeś się z tym, że ktoś nie chciał podać konkretnych informacji, lub sam miałeś wątpliwości co do tego, czy masz prawo je zbierać. Problem ten rozwiązuje przygotowanie dobrego kwestionariusza osobowego pracownika. To także dobry punkt wyjścia do późniejszego prowadzenia uporządkowanych akt osobowych.

Czym jest kwestionariusz osobowy pracownika?

Kwestionariusz osobowy dla pracownika to rodzaj dokumentu, który zbiera podstawowe informacje o osobie zatrudnionej. Podstawowe czyli jakie? Żeby tego się dowiedzieć najlepiej spojrzeć do odpowiedniego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, które znajdziesz w naszych źródłach poniżej. Jednak najprościej można powiedzieć, że dane jakich możesz wymagać od pracownika to te, które umożliwią ci jego identyfikację oraz korespondencję z nim, a także pozwolą uzyskać podstawową wiedzę o tym, jak przebiegał jego dotychczasowy rozwój zawodowy. Dowiesz się z niego także jakimi umiejętnościami może pochwalić się osoba, którą zatrudniasz, jakie ma zainteresowania. Pracownika możesz także zapytać o stan rodzinny czy odbytą służbę wojskową...Pamiętaj jednak, że pracownik a osoba, która jeszcze nim nie jest to dwa, różne przypadki.

Jakie są różnice pomiędzy kwestionariuszem osobowym pracownika, a osoby, która jest rekrutowana?

Proces rekrutacji to temat na osobny artykuł - poszukiwanie kandydatów, odpowiednia selekcja napływających zgłoszeń, aż wreszcie rozmowa kwalifikacyjna to problemy z jakimi często borykają się przedsiębiorcy i dlatego chętnie korzystają z usług outsourcingu HR.

Wracając jednak do tego, jak powinien wyglądać formularz osoby, która jeszcze nie jest Twoim pracownikiem musisz pamiętać, że o pewne rzeczy zapytać po prostu nie możesz. Jedną z nich jest rodzina  - nie możesz zapytać w formularzu na przykład o to czy kandydat do pracy posiada dzieci, kolejną tego typu rzeczą jest numer PESEL. Obostrzenia dotyczą także dokumentów.

Jakie dokumenty powinna przedstawić osoba aplikująca?

W uproszczeniu - zażądać możesz przede wszystkim dokumentów, które potwierdzają to, co mówi pracownik. Wykształcenie i umiejętności przecież łatwo da się zweryfikować prosząc o odpowiednie dowody odbytej edukacji czy po prostu o takie dokumenty, które potwierdzą, że rzeczywiście pracownik był zatrudniony w miejscu, o którym opowiada. Możesz także prosić o orzeczenie lekarskie, które będzie potrzebne żeby potwierdzić, że dana osoba może zostać zatrudniona - jednak zrobić to możesz dopiero wtedy gdy jest ona już zakwalifikowana jako kandydat na  pracownika. Co ciekawe - nie możesz poprosić przyszłego pracownika o przekazanie zdjęcia. Jeśli sam załączy je, lub będzie ono stanowiło na przykład element CV - nie musisz się obawiać. Ważne jednak żebyś sam o to nie prosił.

Outsourcing kadr

Często nawet podstawowe gromadzenie danych pracownika może sprawiać problemy, jednak prawdziwym wyzwaniem jest dobre prowadzenie akt osobowych. Jest to jednak jedna z usług, które wchodzą w skład działań określanych jako administrowanie kadrami. Dowiedz się co jeszcze jest nimi objęte.

Nie zapomnij o ochronie danych osobowych

Na koniec - nie możesz zapomnieć o tym, że w momencie, w którym stajesz się “posiadaczem” pewnych danych jesteś zobowiązany je chronić. Masz oczywiście prawo do ich tak zwanego przetwarzania, a co za tym idzie także do wyznaczenia odpowiedniej osoby, która ma to wykonywać na Twoje polecenie. Szersze omówienie tego problemu znajdziesz w naszych kolejnych artykułach.

Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy w prowadzeniu akt osobowych lub ogólnie administracji kadr - napisz do nas. Pozwól nam zaopiekować się Twoją firmą.

  1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. (Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286), http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19960620286, [dostęp:] 7.07.2016
  2. http://poradnik.wfirma.pl/-kwestionariusz-osobowy, [dostęp:] 7.07.2016
  3. http://kadry.infor.pl/kadry/hrm/rekrutacja/674387,Jakich-dokumentow-moze-wymagac-potencjalny-przyszly-pracodawca.html, [dostęp:] 7.07.2016
  4. http://www.rp.pl/artykul/600051-Komentarz-przepisow-dotyczacych-akt-osobowych-pracownika.html#ap-3, [dostęp:] 7.07.2016
  5. http://www.druki.gofin.pl/kwestionariusz-osobowy-dla-pracownika,wzor,372,54.html, [dostęp:] 7.07.2016
  6. http://www.infor.pl/prawo/praca/rekrutacja/310385,3,Przetwarzanie-danych-osobowych-pracownikow-i-kandydatow-do-pracy.html, [dostęp:] 7.07.2016
  7. http://kadry.infor.pl/kadry/indywidualne_prawo_pracy/ochrona_danych_osobowych/728923,Ochrona-danych-osobowych-pracownika.html, [dostęp:] 7.07.2016

Data publikacji: 18.07.2016

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Zamknij

Skontaktuj się z nami

Zapraszamy do kontaktu
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się