payroll360

menu

Outsourcing gwarancją jakości i szybkości

pixabay.com left right

Outsourcing gwarancją jakości i szybkości

Jesteśmy w trakcie rewolucji cyfrowej, która w coraz większym zakresie dotyczy niemal wszystkich dziedzin naszego życia i zmienia rzeczywistość wokół nas. Powstają coraz bardziej wydajne komputery, które obsługują coraz bardziej wyrafinowane programy, wszystko po to, żeby móc przetworzyć coraz większa liczbę informacji, która jest w nich gromadzona.

Outsourcing gwarancją jakości i szybkości

Jesteśmy w trakcie rewolucji cyfrowej, która w coraz większym zakresie dotyczy niemal wszystkich dziedzin naszego życia i zmienia rzeczywistość wokół nas. Powstają coraz bardziej wydajne komputery, które obsługują coraz bardziej wyrafinowane programy, wszystko po to, żeby móc przetworzyć coraz większa liczbę informacji, która jest w nich gromadzona.

 

Zmiany szczególnie widoczne w procesach biznesowych w większości wypadków opierają się na analizie danych i ich przetwarzaniu. Firmy, chcąc osiągnąć przewagę konkurencyjną, optymalizują swoje procesy poprzez zastosowanie narzędzi informatycznych, które dzięki swojej wydajności zastępują czasami pracę wielu zespołów pracowników. Branża usług outsourcingu obszarów backoffice, a w szczególności działów księgowości oraz kadr i płac jest tego dobitnym przykładem. Działy te gromadzą znaczną liczbę danych i muszą je prawidłowo przetworzyć w jak najszybszym czasie, tak by mogły one służyć do sprawnego  zarządzania przedsiębiorstwem. Procesy te są w wielu wypadkach powtarzalne, dlatego w coraz większym zakresie są automatyzowane, co powoduje, że zgodnie z prognozami stan zatrudnienia w branży outsourcingu tych działów może zmniejszyć się o niemal połowę w ciągu najbliższych 5 lat.

 

Pulpit IT

Firmy outsourcingowe coraz częściej wprowadzają platformy do elektronicznej komunikacji z klientami, zwane również pulpitami. Umożliwiają one np.: dostarczanie i pobieranie dokumentów przez klienta w formie elektronicznej (skany, PDF, pliki z danymi), udostępnianie klientowi informacji dotyczących rozliczeń podatkowych oraz pozostałych ważnych informacje z zakresu prowadzonej przez niego działalności. W zakresie obsługi kadrowo-płacowej funkcjonują dodatkowo pulpity kierownika i pracownika, które zapewniają kadrze kierowniczej dostęp do danych kadrowo-płacowych podległych pracowników, a pracownikom dostęp do ich własnych danych. Dzięki tym narzędziom pracownik może na przykład składać elektroniczne wnioski urlopowe, które trafiają bezpośrednio do przełożonego, a po jego akceptacji są automatycznie rejestrowane w systemie. Oprócz tego pracownik może zdalnie sprawdzać swój limit urlopowy, przeglądać dane dotyczące czasu pracy i nadgodzin, przeglądać kwoty wynagrodzeń, czy drukować paski wypłat. Moduły te w znacznym stopniu przyspieszają realizację operacji kadrowo-płacowych, zmniejszają liczbę papierowych dokumentów oraz dają możliwość efektywniejszego zarządzania kadrą poprzez lepszą organizację czasu pracy i ustalanie zastępstw. Cechą, która czyni te narzędzia jeszcze bardziej efektywnymi, jest możliwość pracy on-line z dowolnego miejsca i o każdej porze, także z urządzeń mobilnych.

 

Elektroniczna papierologia

Dodatkowym usprawnieniem w komunikacji pomiędzy klientem a firmą outsourcingową są moduły Workflow. Organizują one przepływ pracy poprzez automatyzację procesów biznesowych, porządkują grupy zadań i przydzielają je konkretnym operatorom. Każdy proces np. wniosek klienta o przygotowanie umowy o pracę dla nowego pracownika trafia do firmy outsourcingowej, gdzie przypisywany jest mu konkretny operator i wymagany termin wykonania, następnie przechodzi etapy: przygotowania, weryfikacji i akceptacji, po czym klient otrzymuje zwrotnie gotowy dokument do podpisu. Całość procesu jest kontrolowana przez administratora, który czuwa nad jego kompletną realizacją. Moduł ten usprawnia przebieg pracy i znacznie przyspiesza przepływ dokumentów pomiędzy klientem a zewnętrznym działem księgowym lub kadrowo-płacowym.

 

Zarządzanie

Dodatkowym narzędziem, które w znacznym stopniu usprawnia pracę firm outsourcingowych i pozwala zapanować nad znaczną ilością przetwarzanych dokumentów, jest DMS, czyli system zarządzania dokumentami (ang. Document Management System). Jest to moduł o charakterze ewidencyjnym, który pozwala na przetwarzanie wszelkich form dokumentów, wspiera ich przechowywanie i porządkowanie w rejestrach oraz przypisuje je do konkretnych spraw lub działów w strukturze organizacji. Funkcjonalność tego modułu rozpoczyna się od momentu zamiany dokumentu na wersję cyfrową za pomocą skanera., Tak aby system mógł rozpoznać charakter dokumentu, moduł ten często uzupełniany jest o funkcjonalność OCR (ang. Optical Character Recognition) – służącą do rozpoznawania znaków oraz całych tekstów z plików graficznych oraz PDF. Posiadając takie narzędzie, skanujemy dokumenty, a program sam rozpoznaje, czy jest to dokument księgowy (np. faktura zakupowa), czy kadrowy (np. kwestionariusz osobowy) i przyporządkowuje go do odpowiedniego rejestru, nadając mu sygnaturę. Rozwiązanie takie znacznie oszczędza czas przeznaczany na mozolne, ręczne rejestrowanie dokumentów, a dodatkowo ogranicza możliwość popełnienia błędów.

 

Dlaczego HR?

W ostatnim czasie zwiększa się popularność outsourcingu jako usługi wsparcia biznesu. Związane jest to z optymalizacją procesów, oraz redukcją stałych kosztów przedsiębiorstwa. Jednym z bardziej popularnych obszarów zlecanych podmiotom zewnętrznym są kadry i płace, a w szczególności usługa związana z szeroko pojętym „outsourcingiem płacowym”. Naliczanie wynagrodzeń to obszar najbardziej sformalizowany i oparty na czynnościach powtarzalnych, dlatego stosunkowo łatwo można go wydzielić w strukturze przedsiębiorstwa i przekazać podmiotowi zewnętrznemu.

 

Poufność i bezpieczeństwo

Jedną z zalet jest zapewnienie poufności danych płacowych i ochrona ich przed dostępem przez osoby niepowołane zarówno wewnątrz, jak i z zewnątrz firmy. Niewiele przedsiębiorstw jest skłonnych to przyznać, jednak utrzymanie w tajemnicy informacji o zarobkach pracowników to dość poważny i powszechny problem. Wydzielając ten obszar na zewnątrz, mamy większą gwarancję zachowania poufności wrażliwych danych pracowniczych, która może być dodatkowo wsparta poprzez zastosowanie określonych procedur wynikających z wdrożenia przez firmę zewnętrzną systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji opartego np. o normę ISO 27 001. Dostawca usług outsourcingowych bierze na siebie prawną odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych, zarówno w przypadku ich przetwarzania, przechowywania, jak i przekazywania, dlatego w interesie firmy zewnętrznej jest zachowanie najwyższych standardów i norm bezpieczeństwa podczas świadczenia usług. Normą stosowaną przez profesjonalnych dostawców jest ustalanie z klientem, już w fazie wdrożenia usługi, najbezpieczniejszej formy przekazywania wszelkich informacji poufnych oraz wyznaczenie osób za to odpowiedzialnych.

 

Kontakt z naszymi specjalistami

Ciągłość i terminowość

Kolejnym ważnym aspektem jest zachowanie ciągłości obsługi, wynikającej z pełnej dostępności do specjalistów bez uwzględniania przerw urlopowych i chorobowych. Jest to bardzo istotne, gdy w danej firmie jest zatrudniony jeden specjalista, którego nieobecność mocno komplikuje, a często zupełnie uniemożliwia funkcjonowanie działu płacowego. Rekrutacja i wdrożenie nowej osoby to proces długotrwały i kosztowny. Receptą na to jest oddelegowanie procesu płacowego na zewnątrz, co daje gwarancję terminowości i poprawności naliczenia wynagrodzeń oraz ciągłości obsługi, niezależnie od okoliczności. W przypadku zlecenia usługi na zewnątrz, odpowiedzialność za naliczanie wynagrodzeń przejmuje zespół specjalistów, dzięki temu firma otrzymuje zawsze na czas produkt w postaci dobrze naliczonych pensji i przygotowanych dokumentów. Należy również pamiętać, że pod pojęciem usługi „naliczania wynagrodzeń” kryje się najczęściej o wiele szerszy zakres przejmowanych czynności niż dosłowne przygotowanie listy płac. W ramach usługi oferowane jest również sporządzanie wymaganych przepisami wszelkich dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do Urzędu Skarbowego, ZUS i PFRON. To także przygotowanie gotowych plików przelewowych z wynagrodzeniami dla pracowników klienta, przelewów podatkowych do instytucji państwowych oraz przygotowywanie niezbędnych raportów i plików księgowych do automatycznego zaksięgowania list płac w systemie klienta.

 

Nadążyć za przepisami

W tym miejscu warto wspomnieć o zapewnieniu stałego dostępu do specjalistycznej wiedzy w zakresie przepisów regulujących wynagradzanie pracowników. Firma nie ponosi nakładów na szkolenia z zakresu płac, a jednocześnie korzysta z wiedzy specjalistów oraz sprawdzonych rozwiązań wypracowanych przez firmę zewnętrzną. Praktycznie nie ma miesiąca, w którym nie byłoby zmiany przepisów dotyczących prawa pracy, ubezpieczeń społecznych lub rozliczeń podatkowych. Ich różna interpretacja oraz orzecznictwo wymuszają szybkie dostosowania się do obowiązujących zmian. Często uzyskanie poprawnego rozwiązania i właściwej interpretacji obciążone jest dodatkowymi kosztami korzystania z usług prawnika.

 

Optymalizacja

Outsourcing płacowy to również przewidywalne, niższe koszty funkcjonowania działu kadrowo-płacowego. Przedsiębiorstwo ma przy tym możliwość elastycznego dopasowania skali współpracy do bieżących potrzeb a także uzyskania dostępu do nowoczesnych technologii informatycznych. Istotą profesjonalnego outsourcingu płacowego jest to, aby usługodawca stał się jednym z dobrze funkcjonujących elementów całego przedsiębiorstwa, zapewniając przy tym poufność, bezpieczeństwo, wiedzę i umiejętności, przy niższych kosztach niż w przypadku tworzenia własnego działu.

 

Autor: Wojciech Kulig

Publikacja: Gazeta Finansowa Tygodnik nr 02, 8–14 stycznia 2016 r., nr indeksu 34625X

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Zamknij

TUV NORD Polska Sp. z.o.o.
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się