payroll360

menu

Outsourcing gwarancją jakości i szybkości

pixabay.com left right

Outsourcing gwarancją jakości i szybkości

Jesteśmy w trakcie rewolucji cyfrowej, która w coraz większym zakresie dotyczy niemal wszystkich dziedzin naszego życia i zmienia rzeczywistość wokół nas. Powstają coraz bardziej wydajne komputery, które obsługują coraz bardziej wyrafinowane programy, wszystko po to, żeby móc przetworzyć coraz większa liczbę informacji, która jest w nich gromadzona.

Outsourcing gwarancją jakości i szybkości

Jesteśmy w trakcie rewolucji cyfrowej, która w coraz większym zakresie dotyczy niemal wszystkich dziedzin naszego życia i zmienia rzeczywistość wokół nas. Powstają coraz bardziej wydajne komputery, które obsługują coraz bardziej wyrafinowane programy, wszystko po to, żeby móc przetworzyć coraz większa liczbę informacji, która jest w nich gromadzona.

 

Zmiany szczególnie widoczne w procesach biznesowych w większości wypadków opierają się na analizie danych i ich przetwarzaniu. Firmy, chcąc osiągnąć przewagę konkurencyjną, optymalizują swoje procesy poprzez zastosowanie narzędzi informatycznych, które dzięki swojej wydajności zastępują czasami pracę wielu zespołów pracowników. Branża usług outsourcingu obszarów backoffice, a w szczególności działów księgowości oraz kadr i płac jest tego dobitnym przykładem. Działy te gromadzą znaczną liczbę danych i muszą je prawidłowo przetworzyć w jak najszybszym czasie, tak by mogły one służyć do sprawnego  zarządzania przedsiębiorstwem. Procesy te są w wielu wypadkach powtarzalne, dlatego w coraz większym zakresie są automatyzowane, co powoduje, że zgodnie z prognozami stan zatrudnienia w branży outsourcingu tych działów może zmniejszyć się o niemal połowę w ciągu najbliższych 5 lat.

 

Pulpit IT

Firmy outsourcingowe coraz częściej wprowadzają platformy do elektronicznej komunikacji z klientami, zwane również pulpitami. Umożliwiają one np.: dostarczanie i pobieranie dokumentów przez klienta w formie elektronicznej (skany, PDF, pliki z danymi), udostępnianie klientowi informacji dotyczących rozliczeń podatkowych oraz pozostałych ważnych informacje z zakresu prowadzonej przez niego działalności. W zakresie obsługi kadrowo-płacowej funkcjonują dodatkowo pulpity kierownika i pracownika, które zapewniają kadrze kierowniczej dostęp do danych kadrowo-płacowych podległych pracowników, a pracownikom dostęp do ich własnych danych. Dzięki tym narzędziom pracownik może na przykład składać elektroniczne wnioski urlopowe, które trafiają bezpośrednio do przełożonego, a po jego akceptacji są automatycznie rejestrowane w systemie. Oprócz tego pracownik może zdalnie sprawdzać swój limit urlopowy, przeglądać dane dotyczące czasu pracy i nadgodzin, przeglądać kwoty wynagrodzeń, czy drukować paski wypłat. Moduły te w znacznym stopniu przyspieszają realizację operacji kadrowo-płacowych, zmniejszają liczbę papierowych dokumentów oraz dają możliwość efektywniejszego zarządzania kadrą poprzez lepszą organizację czasu pracy i ustalanie zastępstw. Cechą, która czyni te narzędzia jeszcze bardziej efektywnymi, jest możliwość pracy on-line z dowolnego miejsca i o każdej porze, także z urządzeń mobilnych.

 

Elektroniczna papierologia

Dodatkowym usprawnieniem w komunikacji pomiędzy klientem a firmą outsourcingową są moduły Workflow. Organizują one przepływ pracy poprzez automatyzację procesów biznesowych, porządkują grupy zadań i przydzielają je konkretnym operatorom. Każdy proces np. wniosek klienta o przygotowanie umowy o pracę dla nowego pracownika trafia do firmy outsourcingowej, gdzie przypisywany jest mu konkretny operator i wymagany termin wykonania, następnie przechodzi etapy: przygotowania, weryfikacji i akceptacji, po czym klient otrzymuje zwrotnie gotowy dokument do podpisu. Całość procesu jest kontrolowana przez administratora, który czuwa nad jego kompletną realizacją. Moduł ten usprawnia przebieg pracy i znacznie przyspiesza przepływ dokumentów pomiędzy klientem a zewnętrznym działem księgowym lub kadrowo-płacowym.

 

Zarządzanie

Dodatkowym narzędziem, które w znacznym stopniu usprawnia pracę firm outsourcingowych i pozwala zapanować nad znaczną ilością przetwarzanych dokumentów, jest DMS, czyli system zarządzania dokumentami (ang. Document Management System). Jest to moduł o charakterze ewidencyjnym, który pozwala na przetwarzanie wszelkich form dokumentów, wspiera ich przechowywanie i porządkowanie w rejestrach oraz przypisuje je do konkretnych spraw lub działów w strukturze organizacji. Funkcjonalność tego modułu rozpoczyna się od momentu zamiany dokumentu na wersję cyfrową za pomocą skanera., Tak aby system mógł rozpoznać charakter dokumentu, moduł ten często uzupełniany jest o funkcjonalność OCR (ang. Optical Character Recognition) – służącą do rozpoznawania znaków oraz całych tekstów z plików graficznych oraz PDF. Posiadając takie narzędzie, skanujemy dokumenty, a program sam rozpoznaje, czy jest to dokument księgowy (np. faktura zakupowa), czy kadrowy (np. kwestionariusz osobowy) i przyporządkowuje go do odpowiedniego rejestru, nadając mu sygnaturę. Rozwiązanie takie znacznie oszczędza czas przeznaczany na mozolne, ręczne rejestrowanie dokumentów, a dodatkowo ogranicza możliwość popełnienia błędów.

 

Dlaczego HR?

W ostatnim czasie zwiększa się popularność outsourcingu jako usługi wsparcia biznesu. Związane jest to z optymalizacją procesów, oraz redukcją stałych kosztów przedsiębiorstwa. Jednym z bardziej popularnych obszarów zlecanych podmiotom zewnętrznym są kadry i płace, a w szczególności usługa związana z szeroko pojętym „outsourcingiem płacowym”. Naliczanie wynagrodzeń to obszar najbardziej sformalizowany i oparty na czynnościach powtarzalnych, dlatego stosunkowo łatwo można go wydzielić w strukturze przedsiębiorstwa i przekazać podmiotowi zewnętrznemu.

 

Poufność i bezpieczeństwo

Jedną z zalet jest zapewnienie poufności danych płacowych i ochrona ich przed dostępem przez osoby niepowołane zarówno wewnątrz, jak i z zewnątrz firmy. Niewiele przedsiębiorstw jest skłonnych to przyznać, jednak utrzymanie w tajemnicy informacji o zarobkach pracowników to dość poważny i powszechny problem. Wydzielając ten obszar na zewnątrz, mamy większą gwarancję zachowania poufności wrażliwych danych pracowniczych, która może być dodatkowo wsparta poprzez zastosowanie określonych procedur wynikających z wdrożenia przez firmę zewnętrzną systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji opartego np. o normę ISO 27 001. Dostawca usług outsourcingowych bierze na siebie prawną odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych, zarówno w przypadku ich przetwarzania, przechowywania, jak i przekazywania, dlatego w interesie firmy zewnętrznej jest zachowanie najwyższych standardów i norm bezpieczeństwa podczas świadczenia usług. Normą stosowaną przez profesjonalnych dostawców jest ustalanie z klientem, już w fazie wdrożenia usługi, najbezpieczniejszej formy przekazywania wszelkich informacji poufnych oraz wyznaczenie osób za to odpowiedzialnych.

 

Kontakt z naszymi specjalistami

Ciągłość i terminowość

Kolejnym ważnym aspektem jest zachowanie ciągłości obsługi, wynikającej z pełnej dostępności do specjalistów bez uwzględniania przerw urlopowych i chorobowych. Jest to bardzo istotne, gdy w danej firmie jest zatrudniony jeden specjalista, którego nieobecność mocno komplikuje, a często zupełnie uniemożliwia funkcjonowanie działu płacowego. Rekrutacja i wdrożenie nowej osoby to proces długotrwały i kosztowny. Receptą na to jest oddelegowanie procesu płacowego na zewnątrz, co daje gwarancję terminowości i poprawności naliczenia wynagrodzeń oraz ciągłości obsługi, niezależnie od okoliczności. W przypadku zlecenia usługi na zewnątrz, odpowiedzialność za naliczanie wynagrodzeń przejmuje zespół specjalistów, dzięki temu firma otrzymuje zawsze na czas produkt w postaci dobrze naliczonych pensji i przygotowanych dokumentów. Należy również pamiętać, że pod pojęciem usługi „naliczania wynagrodzeń” kryje się najczęściej o wiele szerszy zakres przejmowanych czynności niż dosłowne przygotowanie listy płac. W ramach usługi oferowane jest również sporządzanie wymaganych przepisami wszelkich dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do Urzędu Skarbowego, ZUS i PFRON. To także przygotowanie gotowych plików przelewowych z wynagrodzeniami dla pracowników klienta, przelewów podatkowych do instytucji państwowych oraz przygotowywanie niezbędnych raportów i plików księgowych do automatycznego zaksięgowania list płac w systemie klienta.

 

Nadążyć za przepisami

W tym miejscu warto wspomnieć o zapewnieniu stałego dostępu do specjalistycznej wiedzy w zakresie przepisów regulujących wynagradzanie pracowników. Firma nie ponosi nakładów na szkolenia z zakresu płac, a jednocześnie korzysta z wiedzy specjalistów oraz sprawdzonych rozwiązań wypracowanych przez firmę zewnętrzną. Praktycznie nie ma miesiąca, w którym nie byłoby zmiany przepisów dotyczących prawa pracy, ubezpieczeń społecznych lub rozliczeń podatkowych. Ich różna interpretacja oraz orzecznictwo wymuszają szybkie dostosowania się do obowiązujących zmian. Często uzyskanie poprawnego rozwiązania i właściwej interpretacji obciążone jest dodatkowymi kosztami korzystania z usług prawnika.

 

Optymalizacja

Outsourcing płacowy to również przewidywalne, niższe koszty funkcjonowania działu kadrowo-płacowego. Przedsiębiorstwo ma przy tym możliwość elastycznego dopasowania skali współpracy do bieżących potrzeb a także uzyskania dostępu do nowoczesnych technologii informatycznych. Istotą profesjonalnego outsourcingu płacowego jest to, aby usługodawca stał się jednym z dobrze funkcjonujących elementów całego przedsiębiorstwa, zapewniając przy tym poufność, bezpieczeństwo, wiedzę i umiejętności, przy niższych kosztach niż w przypadku tworzenia własnego działu.

 

Autor: Wojciech Kulig

Publikacja: Gazeta Finansowa Tygodnik nr 02, 8–14 stycznia 2016 r., nr indeksu 34625X

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Zapraszamy do kontaktu
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się