Outsourcing kadr i płac w praktyce – popularne błędy w postrzeganiu usługi outsourcingu HR

Outsourcing HR, czyli wyodrębnienie i powierzenie całości lub części zadań działu kadr i płac zewnętrznej firmie, to strategiczna decyzja dla każdego mniejszego lub większego pracodawcy. W dokonaniu jak najlepszego wyboru pomaga nie tylko przeprowadzenie dogłębnego researchu dostępnych ofert, czy analiza usługodawców, ale i zdemaskowanie kilku najczęściej pojawiających się w tym zakresie mitów. Co nadal blokuje pracodawców przed usługami BPO (ang. Business Process Outsourcing)?

Stare przyzwyczajenia

Tak jak w życiu prywatnym, tak również i w zawodowym łatwo przyzwyczajamy się do pewnych rzeczy, osób, rozwiązań. Zwłaszcza tych, które towarzyszą nam „od zawsze”. Podobnie wygląda to w odniesieniu do wewnętrznego modelu kadrowo-płacowego, który jest najczęściej pierwszym, wybieranym przez firmę wraz z początkiem działalności. To jednak nie tylko kwestia samego przyzwyczajenia, ale i całkowicie słusznego doceniania wiedzy oraz kompetencji wewnętrznych specjalistów HR. Zgodnie z wynikami ankiety przeprowadzonej przez EY, w 2013 roku 28% firm na świecie korzystało wyłącznie z wewnętrznego działu kadrowo-płacowego. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, zwiększającą się liczbą osób zatrudnionych lub liczbą placówek, konieczny staje się jednak wybór dalszej drogi. Jako pracodawca, możesz nadal rozbudowywać dział kadr i płac w obrębie wewnętrznych struktur, bądź zdecydować się na inne, bardziej elastyczne rozwiązania w postaci outsourcingu kadr i płac payroll360.

Oddelegowanie administracji kadrami i płacami na ręce zewnętrznego, niezależnego podmiotu to przede wszystkim gwarancja ciągłości obsługi wszystkich pracowników. Nie musisz obawiać się w takiej sytuacji opóźnień w wyliczeniach wynagrodzeń, czy dopełnianiu formalności wynikających z m.in. choroby lub urlopu swojego specjalisty ds. HR. O wyborze usługi outsourcingu kadr i płac w momencie dynamicznego rozwoju firmy powinny przesądzić także względy finansowe. Optymalizacji kosztów szerzej przyjrzymy się jednak za chwilę. Mimo niekwestionowanych kompetencji wewnętrznych ekspertów z działu kadr i płac, przy kilkudziesięciu, kilkuset zatrudnionych osobach, automatycznie zmniejsza się ich wydajność i skuteczność w administrowaniu, zarządzaniu kadrami i płacami. Zewnętrzna firma payroll360 zabezpiecza Cię przed doprowadzeniem do tak niepożądanych spadków. Pozwala tym samym skupić się na właściwej, podstawowej działalności i realizacji zamierzonych celów. Na wysoką efektywność naszych działań wpływa także wsparcie nowoczesnych technologii i narzędzi, które uzupełniają naszą wiedzę i doświadczenie. Zobacz, jakie modele współpracy z payroll360 oferujemy!

Brak wiedzy o rzeczywistych kosztach ponoszonych na wewnętrzny dział HR

Przed wdrożeniem w swojej firmie usługi outsourcingu kadr i płac pracodawców często i całkowicie niesłusznie blokują także koszty. Tutaj za taki stan rzeczy odpowiada zaniżanie realnych wydatków ponoszonych na utrzymanie wewnętrznego działu kadrowo-płacowego. Analizy i badania przeprowadzone w 2012 roku przez PwC wykazały, że aż 63% kosztów związanych z procesami kadrowo-płacowymi to koszty ukryte. Pracodawcy widzą natomiast jedynie 37% wydatków. Jak to możliwe? Dzieje się tak dlatego, że usługi HR rozumiane jako całość bardzo często rozkładają się i są wspierane także przez inne działy, na przykład dział finansowy lub IT, systemy i procesy. Prowadzi to do sytuacji, w których całkowity, rzeczywisty koszt posiadania (TCO), prowadzenia działu HR w firmie jest bardzo trudny w ustaleniu. Do kosztów ukrytych należą m.in. koszty integracji pomiędzy procesami koszty ponoszone na radzenie sobie z problemami (koszty związane z jakością), czy koszty wynikające z konsolidacji danych.

Mówiąc o ukrytych kosztach, nierzadko zapominamy również, że własny dział kadr i płac to znacznie więcej niż pensje samych kadrowych. Z orientacyjnym, pełnym zakresem kosztów możesz zapoznać się w specjalnej kalkulacji kosztów przygotowanej przez specjalistów payroll360. Przykładowa kalkulacja kosztu usług outsourcingowych. Na przedstawionym przykładzie łatwo dostrzeżesz, że w kosztach tych konieczne staje się uwzględnienie także m.in. wyposażenia miejsca pracy (komputer, oprogramowanie, telefon), organizacji szkoleń merytorycznych i podnoszących kwalifikacje pracowników, czy dostępu do mediów. Z wydatkami tymi nie muszą mierzyć się natomiast firmy korzystające z usług outsourcingu kadr i płac payroll360. Przedmiotem kosztów w naszej usłudze pozostaje wyłącznie: koszt wdrożenia programu, koszt comiesięcznej administracji kadrami i płacami z uwzględnieniem liczby pracowników oraz koszt dostępu do bazy online. Finalnie, usługa outsourcingu HR pozwala zaoszczędzić nawet 20% w skali roku! Nie ma tu również mowy o żadnych kosztach ukrytych. W każdym przypadku cena takiej usługi ustalana jest oczywiście indywidualnie. Jeżeli chcesz poznać ofertę dla swojej firmy, wyślij nam zapytanie!

Obawa związana z utratą kontroli nad procesami HR oraz bezpieczeństwa danych

Przekazanie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznym specjalistom często wywołuje w pracodawcach obawę o utratę kontroli. Kontroli zarówno nad tym, kto będzie zarządzał wszystkimi procesami HR, jak i kontroli w zakresie przestrzegania bezpieczeństwa i poufności danych, które „wyjdą” poza firmę.

Również i taki sposób postrzegania usługi outsourcingu w praktyce okazuje się błędny. Gwarancją bezpieczeństwa payroll360 pozostaje regularnie odnawiana i aktualizowana norma ISO 27001 oraz ISO 9001 (gwarancje ISO w payroll360), a także oparcie powierzonych czynności na nowoczesnym oprogramowaniu kadrowo-płacowym enova365. Dzięki temu jesteśmy w stanie zapewnić naszym klientom trzy zasadnicze atrybuty ochrony danych w postaci poufności, integralności i dostępności, nad którymi przez cały czas zachowują oni ponadto pełną kontrolę. Gwarancje ISO poświadczają również, że jako eksperci ds. outsourcingu kadr i płac utrzymujemy stałą jakość usług zgodną ze stawianymi wymogami oraz nieustannie zwiększamy efektywność naszych działań.

Błędne utożsamianie outsourcingu z koniecznością zwolnień własnego personelu

W codziennej pracy spotykamy się również z przekonaniami, że usługa outsourcingu HR oznacza konieczność dokonywania zwolnień wśród własnych pracowników, do tej pory odpowiedzialnych za sprawy kadrowo-płacowe. Dlaczego takie postrzeganie zmian w organizacji w większości przypadków nie jest właściwe?

Nie zawsze przekazanie administracji kadrami i płacami musi skutkować redukcją personelu. Zamiast zwalniać, pracodawca może zdecydować się na wyszkolenie dotychczasowych pracowników na specjalistów z zakresu HR oraz podniesienie ich kompetencji. Nie będą musieli oni wtedy już więcej zajmować się czasochłonnymi i żmudnymi czynnościami administracyjnymi, pochłaniającymi średnio nawet 50% czasu. Skoncentrują się za to na strategicznych celach HR w postaci m.in. wydobywania i kształtowania mocnych stron zespołu oraz zwiększania efektywności jego działania. W tym miejscu warto wspomnieć, że jako rozszerzenie usługi outsourcingu kadr i płac payroll360 oferuje także profesjonalne wsparcie w rekrutacji specjalistów kadr i płac w ramach zatrudnienia wewnętrznego i zewnętrznego. Usługa rekrutacji specjalistów w payroll360, sprawdź!

Niedostrzeganie korzyści związanych ze standaryzacją i automatyzacją procesów kadrowo-płacowych

Przechowywanie firmowych danych w programach takich jak Excel, czy prowadzenie papierowych teczek pracowniczych to kolejne i jedne z wielu przyzwyczajeń mniejszych i średnich przedsiębiorstw. Tego rodzaju praktyki możemy powiązać dzisiaj z niedostrzeganiem korzyści, jakie dają standaryzacja i automatyzacja procesów kadrowo-płacowych. Odgrywają one szczególną rolę w firmach zatrudniających kilkadziesiąt lub więcej pracowników oraz działających w różnych lokalizacjach. W takich przypadkach potrzeba standaryzacji i automatyzacji procesów kadrowych jest szczególnie silna.

Usługa outsourcingu kadr i płac payroll360 bazująca na połączeniu nowoczesnych technologii i wiedzy ekspertów skutecznie rozwiązuje ten problem. Dążenie do standaryzacji i automatyzacji odbywa się z wykorzystaniem oprogramowania enova365 (technologia stosowana w payroll360). To specjalistyczny system kompleksowego zarządzania procesami kadrowymi i płacowymi przedsiębiorstwa. Integruje i zapewnia on dostęp do danych nie tylko dla specjalistów HR, ale i wszystkich pracowników oraz kadr zarządzających i kierowniczych. Enova365 umożliwia wgląd do wszystkich informacji z dowolnego miejsca. Pozwala również na generowanie i wysyłanie wniosków, czy deklaracji. Jeden z podstawowych przejawów standaryzacji następującej w ramach outsourcingu HR stanowi także zamiana tradycyjnego archiwum na jego formę elektroniczną (usługa e-akta). Tworzenie e-teczek pracowniczych należy do usług dodatkowych payroll360, które oferujemy klientom korzystającym z usługi outsourcingu kadr i płac. 

Nieświadomość wszystkich zalet outsourcingu HR

Współczesne firmy nieustannie poszukują sposobów, które pozwolą im optymalizować ponoszone koszty. Outsourcing HR to jedno z nielicznych rozwiązań gwarantujących odczuwalne oszczędności bez ryzyka jednoczesnego zmniejszenia efektywności, wydajności, czy jakości świadczonych usług. Optymalizacja kosztów stanowi najczęściej wskazywaną korzyść usługi outsourcingu, jednakże niejedyną. Bardzo często klienci, którzy rozważają oddelegowanie spraw kadrowo-płacowych zewnętrznej firmie, koncentrują się tylko na kwestiach finansowych. Zapominają przy tym o pozostałych zaletach tego rozwiązania.

Poza wspomnianymi już do tej pory musimy wyraźnie zaznaczyć, że usługa outsourcingu kadr i płac ogranicza przede wszystkim zakres odpowiedzialności pracodawcy oraz ponoszonego przez niego ryzyka. Dzieje się tak dzięki dostępowi do stałego wsparcia naszych zewnętrznych specjalistów, którzy przejmują na siebie odpowiedzialność wobec ZUS, US, PFRON, czy PIP. Regularnie monitorują oni również wszystkie planowane zmiany w systemie prawa, aby następnie móc wdrożyć je w firmie. Dokładają najwyższych starań, aby każda czynność odbywała się w przewidzianym terminie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Outsourcing kadr i płac poprzez przekazanie kluczowych zadań z zakresu naliczania wynagrodzeń, sporządzania deklaracji rozliczeniowych, prowadzenia teczek pracowniczych oraz przygotowywania umów o pracę i umów cywilnoprawnych pozwala przedsiębiorstwom skupiać się na strategicznych celach, działaniach i projektach. Poznaj cały zakres usług głównych i uzupełniających świadczonych przez ekspertów payroll360 w ramach outsourcingu kadr i płac. Usługi payroll360, sprawdź!