Przeprowadzenie audytu w obszarze kosztów oraz przychodów pozwala nam na zdiagnozowanie możliwości i dobranie odpowiednich narzędzi jakimi taka optymalizacja może zostać przeprowadzona. Jedną z metod poprawy skuteczności funkcjonowania firmy , która jest coraz częściej wykorzystywana przez menadżerów jest skorzystanie z usług outsourcingu. Przedsiębiorstwa wydzielają na zewnątrz różne obszary swojej działalności np.: IT, marketing, księgowość, zarządzanie kadrami, co pozwala im na uwolnienie swoich zasobów i skorzystanie z wyspecjalizowanej wiedzy dostawców tego typu usług.  

Zastosowania outsourcingu - kadry i płace

Jednym z przykładów jest zastosowania outsourcingu w dziedzinie zarządzania i administracji kadrami i płacami. Jest to obszar, który przez długi okres był uważany za nierozłączny z główną strukturą przedsiębiorstwa, jednak nowe rozwiązania w tym zakresie i korzyści z tego płynące przekonują coraz większą liczbę firm do skorzystania z tej metody wsparcia przedsiębiorstwa. Na jakie korzyści zatem może liczyć przedsiębiorca, który rozważa możliwość outsourcingu kadr i płac ? Zacznijmy od tego co jest obecnie jedną z najczęstszych przyczyn korzystania z tej usługi, a więc potrzeba zapewnienia pełnej dostępności specjalistów, bez względu na absencje urlopowe, chorobowe czy rotacje personelu związane np. z odejściem pracownika na emeryturę lub urlop wychowawczy.

Koszty usługi a wewnętrznego działu kadr i płac

Firma outsourcingowa przejmując pieczę nad administracją kadrowo-płacową przydziela dedykowanego koordynatora do obsługi, jednak za pełną realizację odpowiedzialny jest zespół specjalistów, który zapewnia ciągłość działania bez ryzyka absencji z powodu w/w przyczyn. Kolejny argument odnosi się bezpośrednio do kosztów funkcjonowania wewnętrznego działu kadrowego w porównaniu do kosztów usługi outsourcingu.

Do pełnej analizy porównawczej konieczna będzie nam wiedza na temat całkowitych kosztów funkcjonowania działu. Niektórzy patrzą na to tylko przez pryzmat kosztów wynagrodzenia brutto swojego pracownika lub pracowników, jednak to tylko część tych obciążeń. Musimy pamiętać, że oprócz całkowitego kosztu wynagrodzeń ( włącznie z ZUS po stronie pracodawcy) nasi pracownicy generują koszty związane z : płatnymi urlopami wypoczynkowymi, przygotowaniem stanowisk pracy (biuro, komputer, oprogramowanie, serwis), szkoleniami, oraz ewentualnymi pozostałymi składnikami pozapłacowymi. Suma tych kosztów powinna stanowić bazę porównawczą do oferty outsourcingu; w większości wypadków okazuje się, że w ostatecznym rozrachunku możemy liczyć nawet na ponad 30% ograniczenie kosztów.

Bezpieczeństwo usługi outsourcingu kadr i płac

Następna kwestia wiąże się z bezpieczeństwem i poufnością informacji. Sprawy kadrowo-płacowe to w większości przetwarzanie danych wrażliwych naszych pracowników, dlatego korzyść związana z ich utajnieniem i odpowiednim zabezpieczeniem może być rozpatrywana tylko pod warunkiem wyboru dostawcy, który gwarantuje nam odpowiednie zarządzanie bezpieczeństwem tych danych. Niekontrolowane wycieki informacji, upublicznienie kwestii związanych z indywidualnymi kontraktami pracowników, oprócz poważnych sankcji prawnych dla przedsiębiorcy mogą mocno skomplikować zarządzanie kadrami, dlatego sporo firm decyduje się na administrację tymi danymi poza strukturami firmy.

Bezpieczeństwo w przypadku kontroli urzędowniczej

W następnej kolejności warto wspomnieć o komforcie podczas ewentualnych kontroli urzędniczych – to przeważnie powoduje nerwowość i niepewność wśród przedsiębiorców. Mnogość przepisów i ich różna interpretacja stwarzają wiele okazji do popełniania błędów przez pracowników, co skutkuje nieprzyjemnymi konsekwencjami dla zarządzających. Jest to nierzadko jedyny moment, w którym możemy przekonać się, czy zatrudniamy kompetentnego pracownika, zwłaszcza w przypadkach, gdy jest to stanowisko samodzielne, które nie podlega wewnętrznej kontroli. W wypadku współpracy z firmą  outsourcingową, to ona przejmuj odpowiedzialność za swoją pracę i wyniki kontroli, poza tym czynnie uczestniczy w procesie, nie angażując czasu  pracowników wewnętrznych. Ostatni aspekt wiąże się z wykorzystaniem technologii, a co za tym idzie z możliwością  szybkiego przekazywania informacji i zarządzania nią. Portale pracownika oraz portale kierownika oferowane przez zaawansowane firmy outsourcingowe umożliwiają w każdym miejscu i czasie złożenie wniosku urlopowego, przejrzenie swoich danych kadrowych i płacowych, kontrolę limitów urlopowych pracowników czy ustalenie harmonogramu pracy.

Wszystkie przytoczone wyżej argumenty dają możliwość skupienia się na swojej podstawowej działalności, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów i zwiększeniu bezpieczeństwa danych, co powinno skutkować efektywnym wzrostem skuteczności funkcjonowania firmy.  

Autor tekstu: Wojciech Kulig