Ustawienia dostępności
Zwiększ wysokość linii
Zwiększ odległość między literami
Wyłącz animacje
Większy kursor

Outsourcing kadr jako uzupełnienie usługi naliczania wynagrodzeń?

Outsourcing kadr jako uzupełnienie usługi naliczania wynagrodzeń?

Outsourcing kadr jako uzupełnienie usługi naliczania wynagrodzeń?

Prowadzenie firmy nakłada na każdego pracodawcę szereg obowiązków administracyjnych. Najwięcej obaw budzą z reguły zagadnienia płacowe, związane z naliczaniem wynagrodzeń i kontaktami z organami skarbowymi. Nie są to jednak jedyne zadania, z którymi muszą mierzyć się polscy przedsiębiorcy. Poza administracją stricte płacową równie istotna pozostaje administracja kadr, czyli m.in. prowadzenie teczek pracowniczych, przygotowywanie umów, ewidencjonowanie urlopów i nieobecności, czy organizacja szkoleń BHP. Pracodawcy mogą na szczęście zrzucić z siebie ciężar tej odpowiedzialności, wybierając usługę outsourcingu kadrowo-płacowego.

Poznaj naszą ofertę

Co wchodzi w skład administracji kadr realizowanej w ramach outsourcingu?

Mimo że dla wielu klientów outsourcing kadr i outsourcing płac to pojęcia tożsame, z którymi wiążą oni przede wszystkim zadania płacowe, współpraca z firmą outsourcingową może obejmować także szereg spraw kadrowych. Administracja kadrami również nie należy do zadań łatwych, w szczególności w średnich i dużych firmach, które są zmuszone zadbać o ciągłość obsługi setek, tysięcy pracowników. Specjaliści tacy jak payroll360 w ramach świadczonych usług oferują dlatego przejęcie wszystkich lub tylko wybranych czynności kadrowych, z zachowaniem najwyższego standardu i profesjonalizmu obsługi.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (teczki pracownicze)

Pierwszym i podstawowym obowiązkiem pracodawcy związanym z zatrudnianiem przez niego pracowników jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W skład takiej dokumentacji wchodzą:

  • akta osobowe, grupowane na 4 katalogi: A (dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie), B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy), C (dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy), D (odpisy o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika) oraz
  • dokumenty związane ze stosunkiem pracy.

Kodeks pracy reguluje formę, sposób i okres przechowywania takich teczek. Poza wyłączną do niedawna formą papierową dzisiaj dokumentacja pracownicza może przybrać również postać elektroniczną (e-teczki). Główną zaletą tego rozwiązania jest brak konieczności ponoszenia przez pracodawcę kosztów na utrzymanie i zabezpieczenie tradycyjnego archiwum. Wielu z nich nie wie jednak, jak dokonać przekształcenia teczek papierowych na elektroniczne bądź nie dysponuje potrzebnym do tego czasem lub narzędziami. Problem ten rozwiązuje outsourcing administracji kadrowej, w ramach którego eksperci payroll360 oferują swoim klientom zamianę tradycyjnego archiwum na e-akta osobowe.

Przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem

Poza prowadzeniem teczek pracowniczych administracja kadr przekazana firmie outsourcingowej może obejmować także przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem na podstawie umów o pracę i umów cywilnoprawnych, sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu, jak również innych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Nasi specjaliści są ponadto gotowi pomóc pracodawcom w organizacji i przeprowadzeniu procesu rekrutacyjnego wraz z zaadaptowaniem nowego pracownika w miejscu pracy.

Organizowanie szkoleń BHP

Organizacja systematycznych szkoleń BHP to kolejne z zagadnień, które nie powinno być obce żadnemu przedsiębiorcy zatrudniającemu w swojej firmie pracowników. Okresowe zaznajamianie pracowników z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, a nowych jeszcze przed dopuszczeniem ich do wykonywania pracy, należy do jednych z najważniejszych obowiązków pracodawcy.  Naruszenia na tym polu zagrożono karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Również i w tym aspekcie sporym ułatwieniem okazuje się outsourcing usług płacowo-kadrowych payroll360. Kompleksowa obsługa, którą oferujemy, obejmuje organizację szkoleń BHP dla naszych klientów, realizowaną przez zatrudnianych w zewnętrznej firmie specjalistów. Na bieżąco monitorujemy także upływ wszystkich ważnych dla stron stosunku pracy terminów, w tym ważność szkoleń BHP.

Ewidencjonowanie urlopów i nieobecności

Administracja kadrami polega ponadto na prowadzeniu ewidencji urlopów oraz ewidencji innych nieobecności pracownika w pracy, wynikających z m.in. zwolnień lekarskich. To kolejny z obszarów,  który może zostać przekazany zewnętrznej firmie w ramach outsourcingu kadr. Skrupulatne rejestrowanie różnorakich nieobecności pracowników w pracy, zwłaszcza dłuższych absencji, wpływa na sposób naliczania ich wynagrodzeń. Odpowiednie rozplanowywanie urlopów wśród zespołu pozostaje z kolei istotne dla zachowania ciągłości pracy całego przedsiębiorstwa.

Outsourcing kadrowy – o czym często nie wiedzą pracodawcy?

Administracja kadr oznacza dostęp do danych osobowych pracowników, w tym wielu ważnych danych firmowych. Jedną z obaw pracodawców związanych z wydzieleniem tych spraw na zewnątrz, jest ryzyko wycieku informacji. Należy jednak pamiętać, że firmy outsourcingowe dysponują odpowiednimi certyfikacjami i systemami bezpieczeństwa, które dbają o integralność, poufność i kontrolę dostępu w zakresie wszystkich przetwarzanych i przechowywanych danych. Więcej o naszych gwarancjach ISO można przeczytać tutaj. To, co warto mieć również na względzie to fakt, że payroll360 bierze na siebie pełną odpowiedzialność prawną i finansową w zakresie realizowanych zadań, co wyraźnie odróżnia outsourcing od wewnętrznych działów kadrowych i księgowych. Powierzając administrację kadr w nasze ręce, pracodawcy nie muszą obawiać się ponadto opóźnień w wywiązywaniu się ze swoich obowiązków względem organów administracji rządowej. Nasi specjaliści w odróżnieniu od wewnętrznych działów kadrowych nie narażają przedsiębiorstw na negatywne skutki, jakie mogą wynikać z nieobecności ich pracowników spowodowanych nagłą chorobą, czy urlopem.

Poznaj nasze usługi payroll360

Data publikacji 15.10.2022

Podobne w kategorii

Outsourcing badań lekarskich

Pracodawca nie może dopuścić do pracy na danym stanowisku pracownika bez ważnych badań lekarskich i aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy określonego rodzaju. Skierowanie...

Szkolenia BHP - obowiązki pracodawcy

Zapewnienie higienicznych i bezpiecznych warunków pracy należy do jednych z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy, za których stan ponosi on także odpowiedzialność. O bezpieczeństwo i higienę pracy powinni...

Praca zdalna a BHP - nowelizacja Kodeksu pracy

7 czerwca 2022 r. do Sejmu wpłynął projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, który wprowadza możliwość wykonywania pracy całkowicie lub częściowo zdalnie, w miejscu wskazanym przez...

Jakie zmiany zaplanowano dla pracowników w 2023 r.?

Powoli zbliżający się ku końcowi 2022 r. to czas, w którym coraz dokładniej przyglądamy się zmianom w przepisach zapowiadanym na rok następny. Mimo że wiele z ogłoszonych reform nadal pozostaje niepewnych, w 2023 r., co...

Kontakt z naszymi specjalistami

Poznaj ofertę payroll360 Logowanie do Portalu pracowniczego Zapraszamy do kontaktu