Outsourcing – payroll

shutterstock.com left right

Outsourcing – payroll

Coraz więcej polskich firm decyduje się na wydzielanie poza strukturę swojej organizacji niektórych działów, czyli decyduje się na tzw. outsourcing. Najczęściej taki outsourcing dotyczy działów: prawnych, księgowych, IT i kontroli jakości. Dużą popularność zyskuje również outsourcing działu płacowego, często nazywany payroll.

Outsourcing – payroll

Coraz więcej polskich firm decyduje się na wydzielanie poza strukturę swojej organizacji niektórych działów, czyli decyduje się na tzw. outsourcing. Najczęściej taki outsourcing dotyczy działów: prawnych, księgowych, IT i kontroli jakości. Dużą popularność zyskuje również outsourcing działu płacowego, często nazywany payroll.

Czym jest payroll? 

Payroll dosłownie oznacza listę płac lub automatyczne, potrącanie za zgodą pracownika z jego wynagrodzenia określonych kwot na cele społeczne i/lub charytatywne. Tyle jeżeli chodzi o definicję z języka angielskiego. Co to jednak oznacza w Polsce? Część specjalistów z zakresu zarządzania czy finansów operować będzie nazwą payrolling, reszta natomiast na to samo powie – payroll. A jest to nic innego jak wydzielenie działu płac poza strukturę organizacji. Najczęściej ma to na celu zwiększenie poufności informacji o wysokości wynagrodzeń, które nie zawsze są równe na podobnych stanowiskach. Jednak nie tylko kwestie bezpieczeństwa informacji mają wpływ na decyzję o outsourcowaniu płac. Równie często co o poufności, menadżerowie wspominają o obniżeniu kosztów obsługi płacowej w przedsiębiorstwie (średnio o ok. 30 % niższe koszty).

Większość dużych przedsiębiorstw posiada wydzielone działy płac, który generują konkretne koszty utrzymania . W przypadku przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 300 pracowników jest to kwestia wypłacenia wynagrodzenia dla nawet kilku pracowników, a do tego dochodzą jeszcze koszty aktualizacji oprogramowania i zabezpieczeń informatycznych przetwarzanych danych. Mniejsze przedsiębiorstwa często nie mają osobnych działów płac i kwestią wynagrodzeń pracowników zajmują się wtedy działy księgowe. Pracownicy księgowości czy wyznaczone przez nie kadrowcy mogą często czuć się przytłoczeni ilością obowiązków, które wynikają z prawidłowego prowadzenia kadr, płac i księgowości,  Wbrew powszechnym opiniom te trzy obszary działań nie są ze sobą aż tak bardzo powiązane i zajęcie się nimi profesjonalnie NA RAZ może przysporzyć niejednokrotnie wiele kłopotów.  Nie zapominajmy też o bardzo ważnym aspekcie: ciągłym śledzeniu zmian w przepisach. Dodatkowo pracownik zajmujący się płacami w terminie wypłaty wynagrodzeń musi być w 100% zaangażowany w naliczenie poprawnie tych wypłat, co wyłącza go z pracy w pozostałych aspektach.

 

Wyobraźmy sobie następującą sytuację: zbliża się termin wypłat. Pracownik naszego działu kadrowo-płacowego skupia się nad analizą ewidencją czasu pracy 60 pracowników. W tym samym czasie przedsiębiorstwo otrzymuje dodatkowe PILNE zamówienie i musi zatrudnić 40 osób. Pracownicy mają rozpoczynać pracę za 2 dni, a umowy dla nich nie są jeszcze przygotowane. Nasz pracownik może się tym zając dopiero za 4 dni, kiedy zostaną wypłacone wszystkie wynagrodzenia i świadczenia dodatkowe dla obecnych pracowników. Właściciel firmy staje przed nie małych dylematem:
- dopuścić do pracy osoby, które nie mają jeszcze umów i nie zostały zgłoszone do obowiązkowego ubezpieczenia i ryzykować m.in. wysokie kary z Państwowej Inspekcji Pracy ,

- nie wypłacić w terminie wynagrodzeń dla obecnych pracowników i ryzykować m.in. odmówienie wykonywania pracy dopóki nie otrzymają należących się im pieniędzy;

Podejmując którąkolwiek z tych decyzji, właściciel i tak ryzykuje bardzo dużo, a w dodatku żadna z nich nie daje mu możliwości wykonania na czas obecnych i nowych zobowiązań.

Gdyby właściciel tej hipotetycznej firmy korzystał z usługi payroll nie stałby przed takim dylematem. Jego pracownik zajął by się umowami dla nowych pracowników, a firma zewnętrzna terminowo i bez błędów naliczyłaby wynagrodzenia dla jego obecnych pracowników.

 

Kontakt z naszymi specjalistami

Zalety i wady outsourcingu płac

Opisana sytuacja jest jedną z wielu z jakimi borykają się małe, średnie i duże przedsiębiorstwa. Jak Ty zachowałbyś się będąc w takiej lub podobnej sytuacji? Czy warto czekać, aż Twoja firma będzie w podobnej sytuacji? NIE WARTO!

O dwóch zaletach korzystania z outsourcingu płac już wspomnieliśmy, a mianowicie:

  • poufności wynagrodzeń pracowników (warto szukać takich firm, które posiadają certyfikat ISO 27001  gwarantują one wtedy pełne bezpieczeństwo nie tylko w zakresie poufności wysokości wynagrodzeń, ale również wszystkich danych i informacji jakie posiadają o Kliencie i jego pracownikach)
  • niższych kosztach funkcjonowania działu płac (szacuje się, że mogą to być nawet o 30% niższe).

Jednak to nie wszystkie korzyści, które może zaoferować nam payroll. Są jeszcze przecież równie ważne aspekty takie jak:

  • ciągłość obsługi – firma zewnętrzna nie bierze urlopu czy zwolnienia lekarskiego, ich specjaliści są zawsze do dyspozycji Klienta,
  • przeniesienie odpowiedzialności (również finansowej) przed urzędami na firmę zewnętrzną,
  • dostęp do nowoczesnych technologii bez inwestowania w nie z własnych środków,
  • środki zaoszczędzone na własnym dziale płac oraz technologiach można przeznaczyć na inne inwestycje – ważniejsze od strony prowadzonej działalności.

Wspomnieliśmy o zaletach, więc czas i na wady. Jedyną wadą tej usługi jest ryzyko błędnego wyboru dostawcy usługi; natrafienie na firmę nierzetelną, nieterminową i niedokładną w świadczeniu usługi.

Kto to może robić?

Decydując się na wyodrębnienie działu płac z własnych struktur, należy zwrócić uwagę przede wszystkim na rzetelność i fachowość firmy, której chcemy zlecić wykonywania tych prac. Istotnym jest gwarancja bezpieczeństwa danych, doświadczenie i wiedza firmy zewnętrznej, a to na pewno zaoferuje payroll360 sp. z o.o. w ramach swojej usługi payroll service.

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Zamknij

Skontaktuj się z nami

Zapraszamy do kontaktu
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się