Kiedy umowę można zawrzeć przez Internet?

Wpływ na to, jaką umowę można zawrzeć przez Internet, mają dwa aspekty — przepisy prawa oraz poczynione ustalenia między stronami sprawy. Jest to bardzo istotne, gdyż w innym wypadku, gdy dokument nie zachowa odpowiedniej formy, może być zakwestionowany w sądzie. Gdy dokument wymaga zachowania formy pisemnej, ale chcemy go podpisać online, musimy wykorzystać kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego. Zgodnie z prawem taki podpis jest równoważny z podpisem własnoręcznym. Istotne jest, by pamiętać, że podpis kwalifikowany wymagany jest z obu stron. 

Jakie umowy można podpisać przez Internet?

Tak naprawdę wszystkie umowy mogą zawarte być przez Internet, z wyjątkiem tych, do których wymagany jest akt notarialny np. przekazanie nieruchomości, umowa darowizny czy pozwy sądowe. Pozostałe dokumenty, jak dokumenty kadrowe wewnętrzne, kadrowe o nawiązywaniu współpracy, umowy cywilne, ubezpieczenia czy nieruchomości, mogą zostać podpisane przy wykorzystaniu podpisu kwalifikowanego lub e-podpisu.

Payroll360 w swoich usługach outsourcingu kadr i płac czy e-aktach, wykorzystuje technologię podpisu kwalifikowanego i e-podpisu, dzięki temu usprawnia pracę i zapewnia bezpieczeństwo zawieranych umów.

Dowiedz się więcej

Korzyści podpisania umowy przez Internet

Zastanawiasz się, jakie korzyści może odnieść Twoje przedsiębiorstwo z podpisywania umów przez Internet i wykorzystania podpisu kwalifikowanego. Przeczytaj i sprawdź, czy to rozwiązanie dla Ciebie. 

• Oszczędność czasu — wszystko załatwiasz zdalnie, nie tracąc czasu na dojazdy i spotkania z klientami
• Rozszerzenie obszaru działania firmy — możesz podpisać umowę z klientem znajdującym się w innej części kraju lub zagranicą
• Automatyzacja pracy — umowę masz formę pliku online, więc nie ma potrzeby skanowania, by przyporządkować do odpowiedniej kategorii np. w e-aktach. Dzięki temu przejście na elektroniczne dokumenty jest naturalne. Sprawdź usługę e-akta w payroll360!
• Zmniejszenie kosztów — brak konieczności drukowania czy skanowania dokumentów
• Pozytywny wizerunek firmy, która podąża za technologiami i ułatwia pracę sobie, pracownikom i klientom, wykorzystując podpis kwalifikowany. 

Umowę zawarto w formie pisemnej

To sformułowanie określa, czy umowa została podpisana własnoręcznie, a nie mówi o tym, czy utrwalono ją na piśmie. Dlatego, jeśli podpisujesz umowę online, nie możesz stosować tego zapisu, gdyż oznaczałby, że oprócz podpisu online, została podpisana umowa w wersji papierowej. 

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron

Przy umowach online również to stwierdzenie jest nieprawdziwe, gdyż postać elektroniczna umowy może być powielana wielokrotnie. Dlatego nie można stosować pojęcia egzemplarza. Warto zwrócić uwagę, że każda kopia elektronicznej umowy może być traktowana jako oryginał.

Zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności

To zapis, który, mimo iż nie jest błędny w kontekście umowy online, jednak utrudnia naniesienie zmian w dokumencie. Dlatego lepiej zamienić go na sformułowanie: “dla skuteczności dokonania zmiany niniejszej umowy, wystarczy zachowanie formy dokumentowej”

Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia oraz powiadomienia dokonywane przez strony w związku z obowiązywaniem i wykonywaniem umowy mogą być przekazywane drugiej stronie wyłącznie na piśmie

W umowie zwrot „na piśmie” oznacza, że dokument, oświadczenie, powiadomienie ma mieć formę pisemną. W sytuacji, gdy podpisujemy umowę online taki zapis, może powodować ograniczenia możliwości wykonywania czynności powiązanych z umową. Powinien mieć zastosowanie tylko do najbardziej istotnych i doniosłych spraw.