Pracy zdalnej poświęcono w Kodeksie pracy rozdział IIc, art. 67¹⁸ - 67³⁴. Uzgodnienia pomiędzy stronami dotyczące pracy zdalnej będą odbywać się przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Przepisy zezwalają na pracę zdalną wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Pracę zdalną okazjonalną można wykonywać w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Nowe regulacje przewidują ponadto, że przejście na pracę zdalną, będzie mogło nastąpić na polecenie pracodawcy:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Jeżeli z wnioskiem o pracę zdalną wystąpi natomiast m.in. pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, pracodawca jest zobowiązany uwzględnić taki wniosek i zezwolić na pracę zdalną.

Praca zdalna w Kodeksie pracy – jakie obowiązki ciążą na pracodawcy?

W kontekście pracy zdalnej pojawia się pytanie o nowe obowiązki, jakie już wkrótce będą spoczywały na pracodawcach w związku z tą formą wykonywania pracy przez pracowników. Podstawowe z nich uregulowano w art. 67²⁴. Należy do nich obowiązek:

• zapewnienia pracownikowi materiałów, narzędzi pracy i urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienia pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji tych narzędzi pracy i urządzeń technicznych lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją, a ponadto pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycia innych kosztów niż koszty określone powyżej, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie;
• zapewnienia pracownikowi szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Jeżeli do pracy zdalnej pracownik będzie wykorzystywał materiały i narzędzia niedostarczone mu bezpośrednio przez pracodawcę, pracodawca zostanie natomiast zobowiązany do zapłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w ustalonej wysokości.

Praca zdalna – zmiany w aktach osobowych

Zmiana Kodeksu pracy i dodanie do niego przepisów o pracy zdalnej oraz dotyczących prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników oznaczają również zmiany w aktach osobowych pracowników.

Pierwszy z nich wynika z obowiązku informacyjnego spoczywającego na pracodawcy w zakresie przekazania nowemu pracownikowi jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy, w formie papierowej lub elektronicznej, informacji o wprowadzeniu kontroli na obecność w organizmie alkoholu lub innych substancji odurzających. Będzie przechowywać się je w części B akt osobowych, podobnie jak wszystkie informacje związane z pracą zdalną całkowitą lub hybrydową.

Dokonanym kontrolom, badaniom trzeźwości pracowników i wydanym w związku z tymi czynnościami dokumentom poświęcona zostanie natomiast nowa część akt osobowych – część E.

Praca zdalna i hybrydowa – rozwiązania dla firm korzystających z usługi outsourcingu

Outsourcing usług kadrowo-płacowych po raz kolejny, w obliczu nowych zmian w prawie pracy, okazuje się rozwiązaniem, które jest w stanie zapewnić pracodawcom poczucie spokoju i pewności, bezpieczeństwa prawnego. Mimo że w tym przypadku o nowych zmianach mówi się już od dawna, nie oznacza to, że wszyscy pracodawcy poczynili odpowiednie kroki, aby się na nie przygotować.

W payroll360, przy współpracy z naszymi partnerami, z odpowiednim wyprzedzeniem wdrożyliśmy zaawansowane rozwiązania technologiczne, dzięki którym jesteśmy w stanie zagwarantować pracodawcom i pracownikom będącym na pracy zdalnej profesjonalną, stałą obsługę.

Kluczowa pozostaje w tym przypadku aktualizacja, wykorzystywanego przez nas i udostępnianego naszym klientom oprogramowania enova365. System rozszerzono o nową funkcjonalność w postaci Pulpitu Pracy Hybrydowej, czyli profesjonalnego narzędzia do zarządzania i monitorowania pracy zdalnej i rozproszonej. Dzięki niej pracownicy zyskują wgląd w przydzielone im przez pracodawcę zadania, mogą sprawdzać ich status, termin realizacji, czy też dodawać swoje komentarze, uwagi. Moduł rejestruje ponadto czas pracy poświęcony na wykonanie danego zlecenia. Na rozwiązaniu tym korzystają nie tylko pracodawcy i pracownicy, ale i team leaderzy, czy osoby odpowiedzialne za obsługę kadr i płac. Sprawdź jaką technologię stosujemy w payroll360

Firmy, które wybrały tym samym usługę outsourcingu payroll360, już teraz są przygotowane na wejście w życie nowych przepisów. Moduł enova365 jest natychmiast gotowy do pracy i nie wymaga żadnych dodatkowych konfiguracji. Jeśli tylko w przedsiębiorstwie pojawi się zapotrzebowanie lub konieczność pracy zdalnej i hybrydowej, od razu uzyskają Państwo odpowiednie narzędzie.

Należy zaznaczyć, że wdrożenie takich rozwiązań jest absolutnie konieczne, aby zachować kontrolę nad jakością i efektywnością pracy zdalnej w Państwa firmie.

Usługi kadrowo-płacowe w payroll360 - poznaj nasze rozwiązania