Pożegnanie z teczką osobową

Akta osobowe pracownika to jeden z najobszerniejszych zbiorów dokumentów przechowywanych w firmie, generujący czasami niebagatelne koszty archiwizacji. W przypadku dużych zakładów pracy mogących pochwalić się wieloletnią działalnością, mowa tutaj nawet o dziesiątkach tysięcy teczek, które trzeba odpowiednio opracować i magazynować, także po odejściu pracownika. Wymagany dotychczas prawem okres przechowywania tego typu dokumentów - 50 lat od zakończenia stosunku pracy z danym pracownikiem sprawiał, że w wielu przypadkach archiwa osobowe zajmują ogromne przestrzenie magazynowe wielu firm.

Pomimo obowiązujących przepisów, wiele przedsiębiorstw nie radziło sobie z przechowywaniem akt osobowych, niektóre z nich w przeciągu kolejnych lat ginęły, były przypadkowo niszczone lub przetrwały niekompletne. Prawdziwe problemy rozpoczynały się po likwidacji danego przedsiębiorstwa, a Internet jest pełen historii, w których dawni pracownicy na własną rękę musieli prowadzić „śledztwo”, aby dowiedzieć się, gdzie mogą uzyskać odpowiednie zaświadczenie o swojej pracy, odbijając się wielokrotnie od przysłowiowej ściany.

e-Akta czyli Nowa droga, 

Aby temu zaradzić, a jednocześnie ułatwić działalność polskim przedsiębiorcom, ustawodawca postanowił wprowadzić elektronizację akt osobowych, określaną jako e-Akta. Obowiązująca od stycznia 2019 r. nowelizacja ustaw dotyczących właśnie tej kwestii zakłada:

a) możliwość rezygnacji prowadzenia dokumentacji papierowej związanej z zatrudnieniem pracownika na rzecz formy elektronicznej;

b)  skrócenie w określonych przypadkach obowiązku przechowywania akt osobowych pracownika z pięćdziesięciu do dziesięciu lat;

e-Akta - zalety 

Należy pamiętać, że skorzystanie z tzw. e-dokumentacji jest jedną z dostępnych możliwości i nie jest obowiązkowe. Specjaliści i pomysłodawcy tej metody wskazują na wiele zalet takiego rozwiązania, które uwypuklają się zwłaszcza w czasach panującej pandemii koronawirusa.

1. Pierwsze co przychodzi na myśl każdemu, kto kiedyś pracował w dziale kadr, to brak konieczności   bezpośredniego kontaktu z dokumentem w archiwum. Dokumenty można przeglądać z dowolnej lokalizacji.
2. Po drugie, elektroniczne skatalogowanie dokumentów znacznie ułatwia  ich przeszukiwanie, zwłaszcza, gdy mamy do czynienia z aktami mającymi po kilkaset stron.
3. Dodatkowo dokumenty nie są w  przypadku digitalizacji narażone na przypadkowe zniszczenie, które może być równoznaczne przecież nawet z utratą danych. 
4. Warto też wspomnieć o takich możliwościach, jak równoległa praca kilku osób na jednym dokumencie, niczym nieograniczony dostęp do e-teczki (z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie), co jest bardzo ważne z przypadku firm z tzw. strukturą rozproszoną. 
5. Nie można też zapominać o oszczędności miejsca, które zawsze generowało niemałe koszty. 

Dla pracodawców jest to więc realna oszczędność oraz mniejsza liczba obowiązków, a pracownicy uzyskują większe bezpieczeństwo swojej dokumentacji i łatwiejszy dostęp do niej.

Skrócenie okresu przechowywania akt – dla kogo?

Największe zainteresowanie środowiska pracodawców wzbudzała kwestia skrócenie okresu przechowywania akt. 

Zmiana ta nie obejmuje jednak akt wszystkich pracowników. Jak wskazuje ustawodawca nie dotyczy to osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r . – tutaj nadal wymagany jest pięćdziesięcioletni okres przechowywania akt. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych po raz pierwszy między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. istnieje możliwość skrócenie tego okresu do dziesięciu lat, pod warunkiem, że pracodawca złoży odpowiedni formularz ZUS OSW i raport ZUS RIA. Dziesięcioletni okres przechowywania akt dotyczy więc bezpośrednio pracowników zatrudnionych po raz pierwszy po 1 stycznia 2019 r.

Jak wprowadzić e-akta?

Pracodawcy, którzy zdecydowali wprowadzić w swojej firmie e-Akta, są zobligowani do wykonania kilku czynności. 

1. Po pierwsze, muszą sporządzić cyfrowe odwzorowanie dokumentu, który zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę. 
2. Po drugie, każdy z dokumentów musi zostać odpowiednio opisany, zgodnie z podziałem prowadzonym w tradycyjnych aktach osobowych (część A, B, C, D, kategorię, etykiety etc.). 
3. Po trzecie, pracodawca musi zapewnić odpowiednio bezpieczne przechowywanie akt osobowych w systemie teleinformatycznym. Dokumenty muszą być zabezpieczone przed uszkodzeniem i utratą, a także trzeba zagwarantować ich integralność, czyli zabezpieczyć przed wprowadzaniem w nich zmian i modyfikacji przez osoby nieuprawnione.