Teczka osobowa

{[description]} left

Teczka osobowa

Przepisy zawarte w kodeksie pracy określają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem pracownika. Bez względu na to jaką działalność prowadzisz, jeśli zatrudniasz choć jednego pracownika, musisz założyć dla niego teczkę osobową. Jeśli zatrudniasz więcej, każdy z nich powinien mieć indywidualne akta pracownicze.

Teczka osobowa

Przepisy zawarte w kodeksie pracy określają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem pracownika. Bez względu na to jaką działalność prowadzisz, jeśli zatrudniasz choć jednego pracownika, musisz założyć dla niego teczkę osobową. Jeśli zatrudniasz więcej, każdy z nich powinien mieć indywidualne akta pracownicze.

Poznaj naszą ofertę

Jak powinna wyglądać teczka osobowa?

Wygląd i formę akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Teczka ta powinna być podzielona na cztery części. Każda z nich musi zawierać odpowiednie dokumenty, związane z poszczególnym etapem zatrudnienia pracownika w firmie. 

Dokumentacja związana z rekrutacją

Pierwsza część - A - to miejsce na przechowywanie dokumentacji związanej ze staraniem się o pracę. Jako pracodawca w czasie rekrutacji możesz chcieć mieć wgląd do dokumentów takich jak: świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, świadectwa ukończenia szkoły czy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe. 

Dokumentacja związana z zatrudnieniem

Część B - druga - tu gromadzisz dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika oraz z przebiegiem trwania umowy o pracę. To w tej części bezwzględnie powinieneś zamieścić umowę o pracę. 

Dokumentacja wypowiedzenia umowy

Część trzecia - C - tu archiwizujesz wszelkie dokumenty związane z sytuacją gdy umowa o pracę przestaje obowiązywać. W związku z tym, część C powinna zawierać przede wszystkim oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Bezwzględnie w tej części powinna się znaleźć również kopia świadectwa pracy, które zostało wydane pracownikowi. 

Dokumentacja upomnień i kar

Natomiast część D - czwarta i ostatnia -  została wprowadzona całkiem niedawno bo w 2018 roku. W niej, jako pracodawca przechowujesz akta związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Mogą do niej trafić np. odpisy zawiadomienia o ukaraniu, lub inne potwierdzające ponoszenie przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej. Co istotne, dokumenty gromadzone w części D, jako jedyne z całej teczki osobowej możesz usunąć, w przypadku gdy pracownik wzorowo pracuje przez kolejnych dwanaście miesięcy. 

Jak długo przechowywać akta osobowe?

Do końca 2018 roku dokumenty zawarte w teczce pracowniczej trzeba było przechowywać 50 lat, licząc od roku następnego w którym została rozwiązana umowa. W roku 2019 okres ten został skrócony i dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku powinieneś przechowywać akta osobowe 10  lat. Pamiętaj, że akta pracownicze, osób zatrudnionych przed 2019 rokiem, dalej musisz przechowywać 50 lat.

Opłacanie podatków to jeden z najważniejszych obowiązków osób prowadzących działalność gospodarczą, lub otrzymujących dochód z innego źródła. Również na podatniku spoczywa konieczność przekazania informacji o wysokości podatku, jaki musi odprowadzić. Zadanie to definiują i nakładają na podatnika przepisy prawa podatkowego.

E-akta

Jak przetworzyć dokumentację pracowniczą w e-akta oszczędzając czas i pieniądze? Zamów usługę e-akta w payroll360 i zacznij korzystać z elektronicznych teczek pracowniczych.  W ramach usługi oferujemy audyt dokumentacji i doradztwo w razie ewentualnych uzupełnień. Sprawdź naszą stronę i dowiedz się, jak dbamy o bezpieczeństwo.


Dowiedz się więcej!


Data publikacji: 24.06.2021

Podobne artykuły

18.06.2021

E-umowa o pracę dla rolników, mikroprzedsiębiorców i gospodarstw domowych

Nowe projekty ustawy dotyczące zawierania umów o pracę dla wybranych sektorów! Dowiedz się więcej z naszego artykułu!

11.04.2021

Elektroniczne akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 r., kiedy to weszła w życie nowelizacja przepisów pracowniczych, pracodawca ma możliwość podjęcia decyzji w zakresie przechowywania akt...

27.01.2021

Zasady przechowywania akt osobowych pracowników i e-akta

W 2019 roku weszła w życie Ustawa E-akta umożliwiająca zastąpienie dokumentacji papierowej dotyczącej pracowników przedsiębiorstw - dokumentacją elektroniczną. ...

27.01.2021

E-akta obowiązki pracodawcy

Początek roku 2019 był znaczącą datą w działach kadrowych większości firm. Od dnia 1 stycznia 2019 roku, obowiązuje bowiem nowelizacja kilku ustaw związanych ze...

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Zamknij

Skontaktuj się z nami

Zapraszamy do kontaktu
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się