Teczka osobowa

{[description]} left right

Teczka osobowa

Przepisy zawarte w kodeksie pracy określają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem pracownika. Bez względu na to jaką działalność prowadzisz, jeśli zatrudniasz choć jednego pracownika, musisz założyć dla niego teczkę osobową. Jeśli zatrudniasz więcej, każdy z nich powinien mieć indywidualne akta pracownicze.

Teczka osobowa

Przepisy zawarte w kodeksie pracy określają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem pracownika. Bez względu na to jaką działalność prowadzisz, jeśli zatrudniasz choć jednego pracownika, musisz założyć dla niego teczkę osobową. Jeśli zatrudniasz więcej, każdy z nich powinien mieć indywidualne akta pracownicze.

Poznaj naszą ofertę

Jak powinna wyglądać teczka osobowa?

Wygląd i formę akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Teczka ta powinna być podzielona na cztery części. Każda z nich musi zawierać odpowiednie dokumenty, związane z poszczególnym etapem zatrudnienia pracownika w firmie. 

Dokumentacja związana z rekrutacją

Pierwsza część - A - to miejsce na przechowywanie dokumentacji związanej ze staraniem się o pracę. Jako pracodawca w czasie rekrutacji możesz chcieć mieć wgląd do dokumentów takich jak: świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, świadectwa ukończenia szkoły czy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe. 

Dokumentacja związana z zatrudnieniem

Część B - druga - tu gromadzisz dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika oraz z przebiegiem trwania umowy o pracę. To w tej części bezwzględnie powinieneś zamieścić umowę o pracę. 

Dokumentacja wypowiedzenia umowy

Część trzecia - C - tu archiwizujesz wszelkie dokumenty związane z sytuacją gdy umowa o pracę przestaje obowiązywać. W związku z tym, część C powinna zawierać przede wszystkim oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Bezwzględnie w tej części powinna się znaleźć również kopia świadectwa pracy, które zostało wydane pracownikowi. 

Dokumentacja upomnień i kar

Natomiast część D - czwarta i ostatnia -  została wprowadzona całkiem niedawno bo w 2018 roku. W niej, jako pracodawca przechowujesz akta związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Mogą do niej trafić np. odpisy zawiadomienia o ukaraniu, lub inne potwierdzające ponoszenie przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej. Co istotne, dokumenty gromadzone w części D, jako jedyne z całej teczki osobowej możesz usunąć, w przypadku gdy pracownik wzorowo pracuje przez kolejnych dwanaście miesięcy. 

Jak długo przechowywać akta osobowe?

Do końca 2018 roku dokumenty zawarte w teczce pracowniczej trzeba było przechowywać 50 lat, licząc od roku następnego w którym została rozwiązana umowa. W roku 2019 okres ten został skrócony i dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku powinieneś przechowywać akta osobowe 10  lat. Pamiętaj, że akta pracownicze, osób zatrudnionych przed 2019 rokiem, dalej musisz przechowywać 50 lat.

Opłacanie podatków to jeden z najważniejszych obowiązków osób prowadzących działalność gospodarczą, lub otrzymujących dochód z innego źródła. Również na podatniku spoczywa konieczność przekazania informacji o wysokości podatku, jaki musi odprowadzić. Zadanie to definiują i nakładają na podatnika przepisy prawa podatkowego.

E-akta

Potrzebujesz przekształcić dokumentację pracowniczą na formę elektroniczną? Skorzystaj z rozwiązania e-akta payroll360. Oferujemy usługę digitalizacji teczek pracowniczych w szybki i efektywny sposób. Dzięki temu rozwiązaniu zyskasz czas, miejsce i porządek, ponadto będziesz mógł pracować na dokumentach on-line. Zautomatyzujesz swoją pracę i usprawnisz działanie firmy. Dowiedz się więcej!


Dowiedz się więcej!


Data publikacji: 24.06.2021

Podobne artykuły

16.09.2021

Archiwizacja dokumentów kadrowych

Jako pracodawca jesteś przytłoczony nadmiarem dokumentacji, nie wiesz jak dbać o teczki osobowe. Przeczytaj artykuł, dowiedz się więcej!

09.09.2021

Dokumentacja pracownicza i dokumentacja ZUS – jak długo pracodawca musi ją przechowywać

Czy wiesz jak długo, musisz przechowywać dokumentację pracowniczą i ZUS? Jak długo musisz archiwizować akta osobowe? I czy elektroniczna dokumentacja pracownicza będzie wystarczająca, aby zaoszczędzić miejsce i czas?...

02.09.2021

Kadry i płace

Dowiedz się, czym zajmuje się dział kadr i płac, jakie są zadania i obowiązki? Czy jest odpowiedzialny za motywację pracowników? Przeczytaj teraz!

26.08.2021

Podpisywanie umów przez Internet - zapisy, na które warto uważać

Dzięki wykorzystaniu dedykowanych aplikacji oraz podpisu kwalifikowanego coraz częstszą formą podpisywania umów jest forma elektroniczna. Jednak często treści umów nie zostają do tego odpowiednio przygotowane. Na co...

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Zamknij

Skontaktuj się z nami

Zapraszamy do kontaktu
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się