Nowe zasady dotyczące prowadzenia i organizowania dokumentacji pracowniczej obowiązują od 1 stycznia 2019 r., kiedy to w życie weszło rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dla zatrudnionych począwszy od tego dnia, pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe z podziałem na cztery części. Akta pracowników zatrudnionych przed tą datą, których stosunek pracy trwał nadal 1 stycznia 2019 r., mogą natomiast zostać zaadaptowane do nowych wymogów, bez części D.

Należy także pamiętać, że wszystkie dokumenty gromadzone w teczkach pracowniczych to kopie lub odpisy. Oryginały na życzenie pracodawcy przedstawia się jedynie do wglądu lub do sporządzenia kopii/odpisu.

Akta osobowe – część A

W części A akt osobowych pracodawca przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych. Do dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie należy przede wszystkim:

• świadectwo ukończenia ostatniej ze szkół (szkoły o najwyższym stopniu),
• świadectwa pracy wystawione przez poprzednich pracodawców,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
• dyplomy, certyfikaty, zaświadczenia o ukończeniu kursów, szkoleń.

Akta osobowe – część B

Część B akt osobowych jest poświęcona oświadczeniom lub dokumentom dotyczącym nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W tym przypadku rozporządzenie w § 3 pkt 2 szczegółowo wskazuje już, jakie dokładnie dokumenty powinny znaleźć się w tej części. To m.in.:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
• umowa o pracę lub potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (jeżeli nie zawarto umowy),
• zakres czynności (obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
• potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
• dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej.

Akta osobowe – część C

W części C akt osobowych umieszcza się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, takie jak:

• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• kopia wydanego świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeżeli została przewidziana).

Akta osobowe – część D

W części D akt osobowych umieszcza się dokumenty, takie jak:

• odpisy zawiadomienia o ukaraniu oraz 
• inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Dokumenty z części D jako jedyne ze wszystkich katalogów mogą zostać usunięte przez pracodawcę na skutek uchylenia kary lub wraz z upływem roku nienagannej pracy pracownika, jeśli w tym czasie przykładnie wywiązuje się on ze swoich obowiązków.

Akta osobowe - część E

W części E, każdy pracodawca prowadzący akta osobowe pracowników, zobowiązany jest przechowywać dokumenty dotyczące:

• informacji dotyczących kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,
• informacji dotyczących badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ do tego powołany,
• informacji dotyczących przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
• informacji dotyczących badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Czy CV przechowuje się w aktach osobowych?

Pewne wątpliwości pojawiają się w odniesieniu do tego, czy pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych składane podczas rekrutacji CV. W związku z tym, że jest to dokument związany z ubieganiem się o zatrudnienie, nie ulega wątpliwościom, że powinien on zostać umieszczony w części A akt osobowych.

Jak wskazują specjaliści do spraw kadr i płac payroll360, przechowywanie w aktach osobowych CV osoby przyjętej na stanowisko wskazane w ogłoszeniu jest jednak dobrowolne i zależy przede wszystkim od preferencji danego zakładu pracy. Aktualnie dokumenty związane z rekrutacją najczęściej nie wchodzą już w skład akt osobowych. W części A zamiast CV umieszcza się kwestionariusz kandydata.

Jedna z częstych wątpliwości dotyczy również tego, czy pracodawca potrzebuje zgody osób składających CV na przetwarzanie danych związanych z przechowywaniem tego dokumentu. Jeżeli w CV znajdują się dane pokrywające się z katalogiem przedstawionym w art. 221 k.p. (zakres danych osobowych żądanych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie), pracodawca nie musi występować o dodatkową zgodę na ich przetwarzanie. Zgoda może okazać się natomiast potrzebna, jeśli przykładowo w CV umieszczono zdjęcie osoby aplikującej na dane stanowisko, ponieważ nie zostało ono zaliczone do rodzaju danych osobowych z art. 221 k.p., które pracodawca może przetwarzać bez zgody kandydata.

Gdzie przechowuje się świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi w momencie rozwiązania umowy o pracę lub wygaśnięcia stosunku pracy. W świadectwie pracy znajdziemy informacje dotyczące w szczególności okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania stosunku pracy, czy uprawnień z tytułu ubezpieczenia społecznego.

Kopia świadectwa pracy, jak wynika bezpośrednio z treści § 3 pkt 3 lit. d rozporządzenia, jest przechowywana przez pracodawcę w części C akt osobowych, podobnie jak wnioski dotyczące wydania, sprostowania i uzupełnienia świadectwa pracy.

Nie jest to jednak jedyne miejsce, w którym natkniemy się na świadectwo lub świadectwa pracy. Kopie tych dokumentów mogą znaleźć się także w części A akt osobowych. W tym jednak przypadku będą to świadectwa pracy poprzednich pracodawców aplikującego na dane stanowisko pracownika, których złożenia może żądać nowy pracodawca.

Archiwizacja dokumentów pracowniczych z payroll360

Jedną z usług, którą oferujemy klientom korzystającym z outsourcingu kadr i płac payroll360, jest także archiwizacja dokumentów pracowniczych w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi wymogami. Jeżeli pragną Państwo uwolnić się od tych żmudnych obowiązków, jesteśmy gotowi wziąć za nie pełną odpowiedzialność. Jako specjaliści gwarantujemy bezpieczeństwo wszystkich powierzonych nam danych oraz nieprzerwany obieg dokumentów w firmie. Dzięki usłudze outsourcingu kadr i płac payroll360 nasi klienci otrzymują wszechstronne korzyści i kompleksowe wsparcie swojej firmy we wszystkich najważniejszych procesach administracyjnych z obszaru kadrowego i płacowego.

Poznaj usługi outsourcingu kadr i płac w payroll360