Outsourcing kadr i płac to usługa polegająca na powierzeniu wszystkich lub części obowiązków kadrowo-płacowych zewnętrznemu podmiotowi. Takie rozwiązanie stanowi alternatywę dla wewnętrznego działu kadr i płac w przedsiębiorstwie. Przekazanie administracji kadr i płac wyspecjalizowanej w tych czynnościach firmie pozwala odciążyć pracodawcę z codziennych obowiązków, zadbać o jego bezpieczeństwo prawne, a także umożliwić mu znaczną redukcję kosztów.
Payroll360 w ramach usługi outsourcingu kadr i płac oferuje:
prowadzenie akt osobowych pracowników wraz z digitalizacją archiwum ( e-teczki), Usługa e-akta
pełną obsługę dokumentacji kadrowo-płacowej (w tym przygotowanie: pasków wynagrodzeń, zaświadczeń, deklaracji, świadectw pracy), Co to są paski płacowe?
sporządzanie wymaganych przepisami deklaracji do urzędów ( ZUS, US, PFRON),
obsługę kontroli urzędniczych ( ZUS, PIP, US ) w zakresie świadczonej usługi,
Usługa outsourcingu kadr i płac - jak skorzystać
Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy outsourcingowej?
Dokonując wyboru firmy outsourcingowej do obsługi kadr i płac, powinno się zwrócić uwagę na kilka ważnych elementów:
✔ Doświadczenie
Sprawdź, jakie doświadczenie mają pracownicy i kadra zarządzająca. Zapoznaj się dokładnie ze stroną internetową i dowiedz się więcej o firmie i sposobach jej działania.
✔ Referencje i certyfikaty
Poproś o przedstawienie referencji potwierdzających jakość obsługi. Sprawdź, czy firma posiada autoryzowane certyfikaty i wyróżnienia potwierdzające jakość świadczonych usług.
✔ Komunikacja w trakcie współpracy
Zapytaj, jak będzie wyglądała komunikacja podczas współpracy, czy zostanie Ci przydzielony stały opiekun wraz z zastępcą? Czy firma zapewnia indywidualne formy kontaktu? Spytaj, jak szybko możesz liczyć na odpowiedź na Twoje zapytanie?
✔ Zakres oferowanych usług
Sprawdź, czy Twoje potrzeby związane z outsourcingiem kadr i płac mogą być zrealizowane przez daną firmę. Czasami obsługa określonej branży wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, dlatego warto spytać, czy dana firma outsourcingowa obsługuje już jakieś przedsiębiorstwo o podobnym profilu działalności co Twoje.
✔ Przygotowanie oferty
Zobacz czy przed przygotowaniem oferty firma stara się dokładniej poznać specyfikę Twojej firmy, tak by dopasować indywidualne rozwiązanie ? Czy podejmuje szybki kontakt i przygotowuje ofertę w umówionym terminie? Przeczytaj uważnie ofertę i zwróć uwagę na sposób prezentacji rozwiązania – już na tym etapie możesz przekonać się o jakości świadczonych usług.
✔ Technologia
Dowiedz się jakie rozwiązania techniczne są stosowane do realizacji usługi. Czy zapewniają one wymagany komfort współpracy i bezpieczeństwo danych ? Czy firma zapewnia szyfrowany dostęp do danych on-line? Czy stosuje dodatkowe aplikacje ułatwiające przepływ informacji w obszarze kadr i płac tj. pulpity pracownika/kierownika ?
W odpowiedzi na zapytanie payroll360 przesyła formularz z pytaniami, w celu przygotowania dokładnej analizy potrzeb związanych z usługą
Prezentacja oferty współpracy
Przygotowanie indywidualnej oferty zawierającej proponowane rozwiązania oraz korzyści wynikające z wdrożenia usługi
Ustalenie warunków handlowych i technicznych
Ustalenie niezbędnych szczegółów, pozwalających na przystąpienie do procesu wdrażania usługi, w tym potrzeby ewentualnej migracji danych do systemu payroll360 (nie dotyczy Klientów pracujących na systemie enova365, wtedy migracja nie jest wymagana).
Przygotowanie i podpisanie umowy na świadczenie usługi outsourcingu
Doprecyzowanie warunków współpracy w tym przygotowanie dokładnego harmonogramu działań oraz ustalenie kanałów komunikacji wraz z wyznaczeniem zespołu dedykowanych opiekunów
Rozpoczęcie współpracy
Realizacja zadań zgodnie z przyjętym harmonogramem i ustalonymi warunkami współpracy
Usługa outsourcingu kadr i płac - jak skorzystać
Co zawiera umowa na usługę outsourcingu kadr i płacw payroll360?
Przedmiot i zakres obsługi
Określenie czego dotyczy usługa i co wchodzi w zakres czynności, jakie składające się na realizację wybranego wariantu obsługi.
Miejsce realizacji usługi
Miejsce realizowania usługi – zgodnie z przyjętym modelem współpracy: payroll online - obsługa zdalna lub payroll on-site - obsługa zdalna wraz z uruchomieniem biura na terenie zakładu Klienta.
Zasady realizacji usługi
Zasady wykonania umowy oraz świadczenia usług obsługi kadrowo- płacowej wraz z harmonogramem współpracy. Zobowiązania payroll360 wynikające z umowy wraz z wyznaczeniem osób odpowiedzialnych za obsługę Klienta.
Deklarację zapewnienia jakości
Zobowiązanie do wykonywania obowiązków wynikających z umowy zgodnie z najwyższą zawodową starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Odpowiedzialność payroll360
Określenie zakresu odpowiedzialności, jaka ciąży na payroll360 za działania związane z obsługą kadrowo-płacową. Informacja o ubezpieczeniu payroll360 z tytułu prowadzonej działalności.
Zasady poufności oraz ochrony danych
Sposoby zachowania poufności danych i bezpieczeństwa przetwarzanych informacji. Określenie zasad i sposobów udostępniania danych.
Terminy realizacji
Określenie czasu realizacji konkretnych czynności wynikających z harmonogramu świadczenia usługi przez payroll360.
Wynagrodzenie za usługę
Określenie wysokości wynagrodzenia za usługę, wraz ze szczegółową specyfikacją i terminem płatności.
Czas obowiązywania umowy
Określenie okresu obowiązywania umowy, wraz z informacjami dotyczącymi możliwości i czasu jej ewentualnego rozwiązania.
Informacje uzupełniające
✔ szczegółowe zasady świadczenia usług — obowiązki Stron✔ umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych ✔ polisa ubezpieczeniowa payroll360, ✔ pełnomocnictwa dla osób obsługujących ✔ lista sprawozdań i raportów zamawianych przez Klienta.
Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania!
Ile kosztuje usługa outsourcingu kadr i płac?
Jak w wypadku większości tego typu usług, cena ustalana jest indywidualnie, w zależności od wielkości firmy (ilości pracowników) i planowanego zakresu usługi. Przeważnie jest to znacznie niższy koszt, niż utrzymywanie wewnętrznego działu kadrowo-płacowego -przykładowa kalkulacja została zawarta na stronie. Zobacz kalkulację!W celu wykonania dokładnej wyceny prosimy o kontakt Kliknij tutaj! , wtedy wyślemy Państwu formularz z pytaniami. Udzielone odpowiedzi pozwolą nam zwymiarować usługę dla Państwa.
Jak długo trwa wdrożenie?
Bezpiecznym okresem wdrożenia jest czas 3 miesięcy. Związane jest to z dokładnym poznaniem specyfiki Państwa przedsiębiorstwa oraz przeprowadzeniem migracji danych, wraz z późniejszymi próbnymi naliczeniami wynagrodzeń na zmigrowanej bazie. Czas ten może zostać znacznie skrócony w momencie, gdy używacie Państwo oprogramowania enova365, wtedy nie jest konieczna migracja, tylko sama weryfikacja bazy danych.
Jak wygląda odpowiedzialność za świadczoną usługę?
W zawieranej umowie payroll360 deklaruje odpowiedzialność za terminowy i prawidłowy sposób wykonania usług. Działalność spółki jest ubezpieczona, co stanowi gwarancję pokrycia ewentualnych strat związanych z nieodpowiednim poziomem świadczonych usług.Przeczytaj więcej o tym, co zawiera umowa na usługę payroll360!!
Na jakim programie/systemie realizowana jest usługa?
Usługa realizowana jest w systemie enova365. Jest to najnowszej generacji oprogramowanie ERP przeznaczone do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwami. Godnym podkreślenia jest fakt, że system ten został wybrany przez payroll360 ze względu na jeden z najlepiej rozwiniętych modułów kadrowo-płacowych, który zapewnia sprawną i bezpieczną obsługę naszych Klientów.
Czy można świadczyć usługę na programie kadrowo-płacowym Klienta?
Nie, Payroll360 pracuje na programie enova365 i z racji zapewnienia odpowiedniej jakości usług, nie realizuje swoich działań na innych systemach. W wypadku gdy Klient posiada inny system, dane są migrowane do bazy enova365.
Czy jest możliwość współpracy z programem księgowym Klienta innym niż enova365?
Tak, system enova365 umożliwia przygotowanie raportów, które mogą być wczytywane do dowolnego systemu księgowego. Przeczytaj więcej
Przykładem może być automatyczne księgowanie listy płac.
Czy Klient ma możliwość wglądu w dane kadrowo – płacowe w systemie firmy outsourcingowej?
Klienci payroll360 otrzymują możliwość pełnego wglądu w swoje dane kadrowo-płacowe, które są przetwarzane w ramach usługi. Odbywa się to za pomocą udostępnianych licencji poglądowych programu enova365 lub pulpitów pracownika i kierownika.
Jak wygląda przekazywanie dokumentów między firmami?
Sposób przekazywania dokumentów jest unormowany procedurami stosowanymi przez payroll360 w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. Wszystkie przekazywane dokumenty muszą zostać prawidłowo opisane i wyszczególnione w protokole zdawczo-odbiorczym. Następnie przygotowywana jest odpowiednia forma transportu i zabezpieczenia fizycznego dokumentów (pojemniki do transportu dokumentacji niejawnej).
Jak realizowana jest ochrona danych osobowych?
Payroll360 jako jedna z nielicznych firm w branży wdrożyła i stosuje wymagania normy ISO 27001 dotyczącej bezpieczeństwa przetwarzanych informacji. Norma ta nakłada obowiązek poddawania się cyklicznym audytom zewnętrznych jednostek certyfikujących w zakresie przestrzegania zasad bezpieczeństwa. Ochrona danych jest realizowana poprzez stosowanie adekwatnych systemów zabezpieczeń oraz realizacji założeń polityki ochrony danych osobowych.
Jak wygląda wsparcie podczas kontroli z Urzędów?
Payroll360 przejmuje na siebie kontakt z Urzędami i bierze czynny udział w kontroli. Przeważnie kontrola przeprowadzana jest w biurze payroll360, co nie angażuje miejsca i czasu Klienta.
Jakie są kompetencje i kwalifikacje zespołu payroll360?
Trzon naszego zespołu stanowią eksperci i starsi specjaliści z zakresu kadr i płac oraz outsourcingu zatrudnienia. Sprawdź nas! Wszyscy pracownicy posiadają odpowiednie doświadczenie, pozwalające na obsługę naszych Klientów na najwyższym poziomie. Dzięki pracy zespołowej i wymianie doświadczeń sukcesywnie podnosimy swoje umiejętności.
Jaka jest wiarygodność naszego przedsiębiorstwa jako dostawcy usług?
Doświadczenie to w tej branży jeden z kluczowych czynników wpływających na jakość świadczonych usług. W naszym wypadku to ponad 20 lat obsługi setek klientów i tysięcy pracowników. Dodatkowym potwierdzeniem naszej wiarygodności są zdobyte nagrody i certyfikaty oraz wyniki ankiet przeprowadzanych wśród naszych Klientów. Zobacz wyniki ankiet!
Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.
