Usługa outsourcingu kadr i płac - jak skorzystać?

Payroll service

Outsourcing kadr i płac - jak skorzystać

Czym jest outsourcing kadr i płac w payroll360?

 

Outsourcing kadr i płac to usługa powierzenia obowiązków w zakresie obsługi kadr i płac firmie specjalizującej się w tym obszarze. 

Payroll360 w ramach usługi outsourcingu kadr i płac oferuje:

  • naliczanie wynagrodzeń,
  • prowadzenie akt osobowych pracowników wraz z digitalizacją archiwum ( e-teczki), 
  • pełną obsługę dokumentacji kadrowo-płacowej (w tym przygotowanie: pasków wynagrodzeń, zaświadczeń, deklaracji, świadectw pracy),
  • rozliczanie czasu pracy,
  • obsługę PPK, 
  • sporządzanie wymaganych przepisami deklaracji do urzędów ( ZUS, US, PFRON),
  • obsługę kontroli urzędniczych ( ZUS, PIP, US ) w zakresie świadczonej usługi,

Usługa outsourcingu kadr i płac - jak skorzystać

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy outsourcingowej?

Dokonując wyboru firmy outsourcingowej do obsługi kadr i płac, powinno się zwrócić uwagę na kilka ważnych elementów:

✔ Doświadczenie

Sprawdź, jakie doświadczenie mają pracownicy i kadra zarządzająca. Zapoznaj się dokładnie ze stroną internetową i dowiedz się więcej o firmie i sposobach jej działania.

✔ Referencje i certyfikaty

Poproś o przedstawienie referencji potwierdzających jakość obsługi. Sprawdź, czy firma posiada autoryzowane certyfikaty i wyróżnienia potwierdzające jakość świadczonych usług.

✔ Komunikacja w trakcie współpracy

Zapytaj, jak będzie wyglądała komunikacja podczas współpracy, czy zostanie Ci przydzielony stały opiekun wraz z zastępcą? Czy firma zapewnia indywidualne formy kontaktu? Spytaj, jak szybko możesz liczyć na odpowiedź na Twoje zapytanie?

✔ Zakres oferowanych usług

Sprawdź, czy Twoje potrzeby związane z outsourcingiem kadr i płac mogą być zrealizowane przez daną firmę. Czasami obsługa określonej branży wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, dlatego warto spytać, czy dana firma outsourcingowa obsługuje już jakieś przedsiębiorstwo o podobnym profilu działalności co Twoje.

✔ Przygotowanie oferty 

Zobacz czy przed przygotowaniem oferty firma stara się dokładniej poznać specyfikę Twojej firmy, tak by dopasować indywidualne rozwiązanie ? Czy podejmuje szybki kontakt i przygotowuje ofertę w umówionym terminie? Przeczytaj uważnie ofertę i zwróć uwagę na sposób prezentacji rozwiązania – już na tym etapie możesz przekonać się o jakości świadczonych usług. 

✔ Technologia

Dowiedz się jakie rozwiązania techniczne są stosowane do realizacji usługi. Czy zapewniają one wymagany komfort współpracy i bezpieczeństwo danych ? Czy firma zapewnia szyfrowany dostęp do danych on-line? Czy stosuje dodatkowe aplikacje ułatwiające przepływ informacji w obszarze kadr i płac tj. pulpity pracownika/kierownika ?

 

Sprawdź, dlaczego warto wybrać payroll360!

 

Zapoznaj się ze szczegółami zakresu usług, sprawdź jakie wsparcie w zakresie usługi outsourcingu kadr i płac oferuje payroll360.

 

Dowiedz się więcej!

Usługa outsourcingu kadr i płac - jak skorzystać

Od zapytania do współpracy 

Poznaj proces współpracy z payroll360! Podejmij działanie i zobacz, jakie to proste!

 

 

Zapytanie o usługę outsourcingu kadr i płac

Wysłanie zapytania przez Klienta

Napisz do nas

 

Przesłanie formularza do oferty

W odpowiedzi na zapytanie payroll360 przesyła formularz z pytaniami, w celu przygotowania dokładnej analizy potrzeb związanych  z usługą

 

Prezentacja oferty współpracy

Przygotowanie indywidualnej oferty zawierającej proponowane rozwiązania oraz korzyści wynikające z wdrożenia usługi

 

Ustalenie warunków handlowych i technicznych

Ustalenie niezbędnych szczegółów, pozwalających na przystąpienie do procesu wdrażania usługi, w tym potrzeby ewentualnej migracji danych do systemu payroll360 (nie dotyczy Klientów pracujących na systemie enova365, wtedy migracja nie jest wymagana).

 

Przygotowanie i podpisanie umowy na świadczenie usługi outsourcingu

Doprecyzowanie warunków współpracy w tym przygotowanie dokładnego harmonogramu działań oraz ustalenie kanałów komunikacji wraz z wyznaczeniem zespołu dedykowanych opiekunów

 

Rozpoczęcie współpracy

Realizacja zadań zgodnie z przyjętym harmonogramem i ustalonymi warunkami współpracy

 

Usługa outsourcingu kadr i płac - jak skorzystać

Co zawiera umowa na usługę outsourcingu kadr i płac w payroll360?

 

Przedmiot i zakres obsługi


Określenie czego dotyczy usługa i co wchodzi w zakres czynności, jakie składające się na realizację wybranego wariantu obsługi.

Miejsce realizacji usługi


Miejsce realizowania usługi – zgodnie z przyjętym modelem współpracy: payroll online - obsługa zdalna lub payroll on-site - obsługa zdalna wraz z uruchomieniem biura na terenie zakładu Klienta.

Zasady realizacji usługi


Zasady wykonania umowy oraz świadczenia usług obsługi kadrowo- płacowej wraz z harmonogramem współpracy. Zobowiązania payroll360 wynikające z umowy  wraz z wyznaczeniem osób odpowiedzialnych za obsługę Klienta.

Deklarację zapewnienia jakości


Zobowiązanie do wykonywania obowiązków wynikających z umowy zgodnie z najwyższą zawodową starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Odpowiedzialność payroll360


Określenie zakresu odpowiedzialności, jaka ciąży na payroll360 za działania związane z obsługą kadrowo-płacową. Informacja o ubezpieczeniu payroll360 z tytułu prowadzonej działalności.

Zasady poufności oraz ochrony danych


Sposoby zachowania poufności danych i bezpieczeństwa przetwarzanych informacji. Określenie zasad i sposobów udostępniania danych.

Terminy realizacji


Określenie czasu realizacji konkretnych czynności wynikających z harmonogramu świadczenia usługi przez payroll360.

Wynagrodzenie za usługę


Określenie wysokości wynagrodzenia za usługę, wraz ze szczegółową specyfikacją i terminem płatności.

Czas obowiązywania umowy


Określenie okresu obowiązywania umowy, wraz z informacjami dotyczącymi możliwości i czasu jej ewentualnego rozwiązania.

Informacje uzupełniające


✔ szczegółowe zasady świadczenia usług — obowiązki Stron ✔ umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych ✔ polisa ubezpieczeniowa payroll360, ✔ pełnomocnictwa dla osób obsługujących ✔ lista sprawozdań i raportów zamawianych przez Klienta.

Umów się na spotkanie i dowiedz się więcej!

 

Usługa outsourcingu kadr i płac - jak skorzystać

Ocena współpracy z payroll360

Przekonaj się, jak współpracę z nami oceniają nasi Klienci!

Kliknij tutaj

Zapraszamy do współpracy! 

Dowiedz się więcej na temat usługi outsourcingu kadr i płac

 

Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania!

 

Ile kosztuje usługa outsourcingu kadr i płac?

Jak w wypadku większości tego typu usług, cena ustalana jest indywidualnie, w zależności od wielkości firmy (ilości pracowników) i planowanego zakresu usługi. Przeważnie jest to znacznie niższy koszt, niż utrzymywanie wewnętrznego działu kadrowo-płacowego -przykładowa kalkulacja została zawarta na stronie. Zobacz kalkulację! W celu wykonania dokładnej wyceny prosimy o kontakt Kliknij tutaj! , wtedy wyślemy Państwu formularz z pytaniami. Udzielone odpowiedzi pozwolą nam zwymiarować usługę dla Państwa. 

Jak długo trwa wdrożenie?

Bezpiecznym okresem wdrożenia jest czas 3 miesięcy. Związane jest to z dokładnym poznaniem specyfiki Państwa przedsiębiorstwa oraz przeprowadzeniem migracji danych, wraz z późniejszymi próbnymi naliczeniami wynagrodzeń na zmigrowanej bazie. Czas ten może zostać znacznie skrócony w momencie, gdy używacie Państwo oprogramowania enova365, wtedy nie jest konieczna migracja, tylko sama weryfikacja bazy danych.

Jak wygląda odpowiedzialność za świadczoną usługę?

W zawieranej umowie payroll360 deklaruje odpowiedzialność za terminowy i prawidłowy sposób wykonania usług. Działalność spółki jest ubezpieczona, co stanowi gwarancję pokrycia ewentualnych strat związanych z nieodpowiednim poziomem świadczonych usług. Przeczytaj więcej o tym, co zawiera umowa na usługę payroll360!!

Usługa realizowana jest w systemie enova365. Jest to najnowszej generacji oprogramowanie ERP przeznaczone do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwami. Godnym podkreślenia jest fakt, że system ten został wybrany przez payroll360 ze względu na jeden z najlepiej rozwiniętych modułów kadrowo-płacowych, który zapewnia sprawną i bezpieczną obsługę naszych Klientów. 

Sprawdź!

Czy można świadczyć usługę na programie kadrowo-płacowym Klienta?

Nie, Payroll360 pracuje na programie enova365 i z racji zapewnienia odpowiedniej jakości usług, nie realizuje swoich działań na innych systemach. W wypadku gdy Klient posiada inny system, dane są migrowane do bazy enova365. 

Czy jest możliwość współpracy z programem księgowym Klienta innym niż enova365?

Tak, system enova365  umożliwia przygotowanie raportów, które mogą być wczytywane do dowolnego systemu księgowego.  Przeczytaj więcej

Przykładem może być automatyczne księgowanie listy płac.

Czy Klient ma możliwość wglądu w dane kadrowo – płacowe w systemie firmy outsourcingowej?

Klienci payroll360 otrzymują możliwość pełnego wglądu w swoje dane kadrowo-płacowe, które są przetwarzane w ramach usługi. Odbywa się to za pomocą udostępnianych licencji poglądowych programu enova365 lub pulpitów pracownika i kierownika.

Jak wygląda przekazywanie dokumentów między firmami?

Sposób przekazywania dokumentów jest unormowany procedurami stosowanymi przez payroll360 w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. Wszystkie przekazywane dokumenty muszą zostać prawidłowo opisane i wyszczególnione w protokole zdawczo-odbiorczym. Następnie przygotowywana jest odpowiednia forma transportu i zabezpieczenia fizycznego dokumentów (pojemniki do transportu dokumentacji niejawnej).

Jak realizowana jest ochrona danych osobowych?

Payroll360 jako jedna z nielicznych firm w branży wdrożyła i stosuje wymagania normy ISO 27001 dotyczącej bezpieczeństwa przetwarzanych informacji. Norma ta nakłada obowiązek poddawania się cyklicznym audytom zewnętrznych jednostek certyfikujących w zakresie przestrzegania zasad bezpieczeństwa. Ochrona danych jest realizowana poprzez stosowanie adekwatnych  systemów zabezpieczeń oraz realizacji założeń polityki ochrony danych osobowych.

Jak wygląda wsparcie podczas kontroli z Urzędów?

Payroll360 przejmuje na siebie kontakt z Urzędami i bierze czynny udział w kontroli. Przeważnie kontrola przeprowadzana jest w biurze payroll360, co nie angażuje miejsca i czasu Klienta.

Jakie są kompetencje i kwalifikacje zespołu payroll360?

Trzon naszego zespołu stanowią eksperci i starsi specjaliści z zakresu kadr i płac oraz outsourcingu zatrudnienia. Sprawdź nas! Wszyscy pracownicy posiadają odpowiednie doświadczenie, pozwalające na obsługę naszych Klientów na najwyższym poziomie. Dzięki pracy zespołowej i wymianie doświadczeń sukcesywnie podnosimy swoje umiejętności.

Jaka jest wiarygodność naszego przedsiębiorstwa jako dostawcy usług?

Doświadczenie to w tej branży jeden z kluczowych czynników wpływających na jakość świadczonych usług. W naszym wypadku to ponad 20 lat obsługi setek klientów i tysięcy pracowników. Dodatkowym potwierdzeniem naszej wiarygodności są zdobyte nagrody i certyfikaty oraz wyniki ankiet przeprowadzanych wśród naszych Klientów. Zobacz wyniki ankiet!

Kontakt

Kontakt

Kontakt z naszymi specjalistami

Zamknij

Skontaktuj się z nami

Zapraszamy do kontaktu
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się