Ustawienia dostępności
Zwiększ wysokość linii
Zwiększ odległość między literami
Wyłącz animacje
Większy kursor

Wewnętrzny dział kadr i płac czy outsourcing?

Wewnętrzny dział kadr i płac czy outsourcing?

Wewnętrzny dział kadr i płac czy outsourcing?

Kadry i płace to obowiązkowy i jeden z najważniejszych działów niemal każdej firmy, dbający o zachowanie ciągłości obsługi wszystkich zatrudnianych w niej pracowników. Dzisiaj obsługa kadrowa i płacowa nie musi ograniczać się jednak wyłącznie do wewnętrznych specjalistów. Przedsiębiorstwa mogą również wydzielić ją na zewnątrz w ramach usługi outsourcingu. W jakiej sytuacji warto w takim razie pozostać przy wewnętrznym dziale kadr i płac? Kiedy lepszym rozwiązaniem okaże się outsourcing? Przyjrzyjmy się głównym zaletom i wadom tych rozwiązań.

Poznaj naszą ofertę

Wewnętrzny dział kadr i płac – zalety i wady

Dział kadr i płac pojawia się w firmie przeważnie wraz ze wzrostem liczby zatrudnianych w niej pracowników. Wtedy też niezbędni są specjaliści, którzy zajmą się administracją wszystkich teczek osobowych i dokumentacją związaną z zatrudnieniem, a ponadto terminowym naliczaniem wynagrodzeń. Wśród zalet związanych z utworzeniem działu kadr i płac wewnątrz firmy pracodawcy wymieniają najczęściej poczucie bezpieczeństwa i zachowanie kontroli zarówno nad powierzaną dokumentacją, wszystkimi sprawami, jak i samymi pracownikami odpowiedzialnymi za ten obszar.

Decydując się na dział kadr i płac w firmie, należy jednak pamiętać o kilku zasadniczych kwestiach. Po pierwsze są to koszty, które często „umykają” wielu pracodawcom na etapie wyboru pomiędzy zatrudnianiem wewnętrznych specjalistów a outsourcingiem kadr i płac. Mówiąc o kosztach związanych z wewnętrznym działem kadr i płac mamy na myśli nie tylko same wynagrodzenia dla pracowników. To również koszty ponoszone na wyposażenie ich miejsca pracy oraz regularne szkolenia, które są niezbędne w związku z często zmieniającymi się przepisami. Koszty generują także płatne urlopy wypoczynkowe, macierzyńskie, ojcowskie, czy zwolnienia lekarskie, które skutkują ponadto nieobecnością kadrowych w pracy. A to z kolei przy większej liczbie pracowników może utrudnić zachowanie ciągłości ich obsługi oraz terminowe wywiązywanie się ze zobowiązań. Pracodawca powinien być również przygotowany na możliwość złożenia przez pracownika wypowiedzenia. Ponownie obciąża go to dodatkowymi kosztami, koniecznością uruchomienia procesu rekrutacji i adaptowania nowego pracownika.

Outsourcing kadr i płac – dlaczego się opłaca?

Zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa, do której niektórzy pracodawcy na początku rozwoju firmy podchodzą dość nieufnie, po pewnym czasie okazuje się dla nich znacznie korzystniejsza. Wynika to z faktu, że usługa outsourcingu kadr i płac nie generuje żadnych z powyższych problemów, znamiennych dla wewnętrznych działów. Pracodawcom odchodzą wydatki ponoszone na szkolenia pracowników, czy wyposażenie ich miejsca pracy. Nie muszą także obawiać się niespodziewanych, długotrwałych nieobecności specjalistów wynikających z m.in. choroby lub ciąży. Celem outsourcingu jest zadbanie o ciągłość obsługi wszystkich pracowników, terminowość rozliczeń i bezpieczeństwo prawne. Powierzenie części żmudnej i czasochłonnej administracji zewnętrznym ekspertom pozwala przedsiębiorstwu skoncentrować się na głównym obszarze działalności. Klienci firm outsourcingowych zostają objęci opieką specjalistów, którzy gwarantują im profesjonalne, stałe wsparcie i pomoc. Przejęcie pewnego obszaru zadań wewnętrznego działu kadr i płac oznacza również najczęściej przejęcie odpowiedzialności przed organami, co zmniejsza ryzyko ponoszone przez pracodawców.

Sprawdź jakie korzyści wynikają ze współpracy z payroll360

Outsourcing kadr i płac – co warto wiedzieć?

Czy outsourcing kadr i płac ma wady? To zrozumiałe, że z początku wielu pracodawców obawia się oddelegowania tego obszaru poza obręb swojej firmy. Kadry i płace to w końcu dane osobowe wszystkich pracowników, informacje o ich pensjach oraz wiele innych, szczególnie chronionych, wrażliwych informacji. Utożsamianie outsourcingu z wypływem danych stanowi jeden z najczęstszych błędów w postrzeganiu tej usługi. W praktyce jest natomiast zupełnie inaczej. Firmy outsourcingowe, w tym i nasza payroll360, korzystają w swojej pracy ze specjalistycznych i najnowszych oprogramowań, a przy tym zapewniają klientom gwarancje ISO. Najczęściej są to o wiele bardziej zaawansowane systemy i technologie niż stosowane przez wewnętrzne działy kadr i płac, co wynika z odpowiedzialności finansowej firm outsourcingowych i zawodowego charakteru działalności.

Warto mieć również na względzie, że decyzja o wydzieleniu administracji kadr i płac na zewnątrz nie zawsze oznacza całkowitą likwidację wewnętrznego działu i konieczność dokonywania zwolnień. W większości przypadków oddelegowaniu podlega jedynie określony obszar spraw kadrowych i płacowych, w zależności od indywidualnych potrzeb. Umowa outsourcingowa pozwala na elastyczne ustalenie jej zakresu, bez szkody dla dotychczasowych specjalistów wewnętrznego działu.

Outsourcing kadr i płac w praktyce - przeczytaj więcej

Data publikacji 23.08.2022

Podobne w kategorii

Jakie zmiany zaplanowano dla pracowników w 2023 r.?

Powoli zbliżający się ku końcowi 2022 r. to czas, w którym coraz dokładniej przyglądamy się zmianom w przepisach zapowiadanym na rok następny. Mimo że wiele z ogłoszonych reform nadal pozostaje niepewnych, w 2023 r., co...

Kontakt z naszymi specjalistami

Poznaj ofertę payroll360 Logowanie do Portalu pracowniczego Zapraszamy do kontaktu