Przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem na podstawie umów o pracę i umów cywilnych to jedna z podstawowych usług świadczona przez specjalistów payroll360 w ramach outsourcingu kadr i płac. Aby odpowiedzieć sobie na najważniejsze, najczęściej zadawane pytania związane z wypowiadaniem umów o pracę, należy sięgnąć przede wszystkim do Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Źródło stanowi również orzecznictwo oraz interpretacje resortowe. Przypominamy, że do rozwiązania umowy o pracę może dojść na mocy porozumienia stron, rozwiązania umowy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia bądź na skutek upływu czasu, na jaki została zawarta. 

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – długość okresu wypowiedzenia 

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronny sposób rozwiązania stosunku pracy. Może skorzystać  z niego zarówno pracodawca, jak i pracownik, bez potrzeby uzyskiwania zgody drugiej strony. Zakończenie stosunku pracy  na podstawie wypowiedzenia nie następuje w tym przypadku od razu, a z upływem okresu wypowiedzenia. Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy o pracę oraz okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. 

W przypadku wypowiadania umowy o pracę zawartej na okres próbny, okres wypowiedzenia wynosi: 

• 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni; 
• 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie; 
• 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i określony wynosi: 

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy; 
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy; 
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 3 lata.

Jak liczyć okres wypowiedzenia? Wyliczanie okresu wypowiedzenia 

W odniesieniu do uprawnień pracowniczych zastosowania nie znajdą ogólne zasady liczenia terminów zawarte w kodeksie cywilnym. Prawo pracy wprowadza w tym zakresie pewne odstępstwa. Odrębne uregulowanie tego zagadnienia nie wynika jednak bezpośrednio z ustaw, a orzecznictwa sądowego. Zgodnie z treścią wyroku SN z dnia 19 grudnia 1996 r., sygn. akt I PKN 47/96 „Sposób liczenia terminów określonych w art. 112 Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych” – wskazują eksperci payroll360, świadczący usługi outsourcingu kadr i płac. 

Wyliczanie okresu wypowiedzenia powinno odbywać się dlatego następująco: 

• dzienny okres wypowiedzenia liczy się od następnego dnia roboczego następującego po dniu wręczenia lub doręczenia wypowiedzenia. 
• tygodniowy okres wypowiedzenia liczy się od pierwszej niedzieli występującej po dniu, w którym wręczono wypowiedzenie. W każdym przypadku kończy się natomiast w sobotę. 
• miesięczny okres wypowiedzenia zaczyna liczyć się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wypowiedzenie. Koniec upływu tego okresu następuje zawsze ostatniego dnia miesiąca. 

Staż pracy a długość okresu wypowiedzenia – co wlicza się do okresu zatrudnienia?  

Do okresu zatrudnienia pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 231, czyli na skutek przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Ma to także miejsce w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika (art. 36 § 11 k.p.). 

Swego czasu wątpliwości budziła sytuacja, w której pracownik w dniu wręczenia wypowiedzenia nie miał jeszcze przykładowo 6-miesięcznego stażu pracy, jednak nabywał go już w pierwszym tygodniu okresu wypowiedzenia. Czy w takiej sytuacji powinno stosować się w takim razie 2-tygodniowy, czy miesięczny okres wypowiedzenia? W tym miejscu należy ponownie sięgnąć do orzecznictwa. W wyroku z dnia 11 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 34/99 SN wskazał, że „o długości przewidzianych w art. 36 § 1 k.p. okresów wypowiedzenia decyduje okres zatrudnienia u danego pracodawcy, który obejmuje cały staż zatrudnienia u tego pracodawcy, liczony od dnia zawarcia umowy o pracę do daty jej rozwiązania z upływem okresu wypowiedzenia (art. 32 § 2 k.p.)”. Zgodnie z tym stanowiskiem, w przykładzie przytoczonym powyżej okres wypowiedzenia wynosiłby 1 miesiąc.

Co ważne, przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia, pod uwagę bierze się cały staż pracy u danego pracodawcy. Są to również te okresy, w których pracownik był zatrudniony u tego samego pracodawcy w latach poprzednich, jednak stosunek pracy został rozwiązany. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj zawartych wcześniej umów, sposób ich rozwiązania, występujące między nimi przerwy, czy wymiar pracy. 

Procedura wypowiedzenia umowy przy wsparciu payroll360

W ramach usługi outsourcingu kadr i płac payroll360 wspiera  działania HR Klienta również w aspekcie przeprowadzenia procedury wypowiedzenia umowy o pracę. Pracodawca chcący zakończyć umowę z danym pracownikiem zgłasza takie zamierzenia do swojego opiekuna w payroll360 - zgłoszenie takie musi mieć formę pisemną. Opiekun po otrzymaniu informacji kontaktuje się z pracodawcą i przedstawia prawne możliwości zastosowania wypowiedzenia wraz z ewentualnymi kosztami, jakie się z tym wiążą, czyli np.: wypłata ekwiwalentu urlopowego, wypłata odprawy.

Ważne do ustalenia są z pewnością następujące kwestie:

1. Zastosowanie prawidłowego tryb zakończenia umowy w odniesieniu do przyczyn jej rozwiązania, czyli:
   • rozwiązanie umowy za porozumieniem stron,
   • rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem,
   • rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia.
2. Przysługujący okres wypowiedzenia umowy.
3. Wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w trakcie wypowiedzenia.
4. Ewentualne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w trakcie wypowiedzenia.
5. Sprawy organizacyjne związane z zakończeniem pracy – przygotowanie protokołu zdawczo- odbiorczego, tzw. obiegówka, wynikająca z wewnętrznych ustaleń przedsiębiorstwa.

Po ustaleniu tych informacji rozpoczyna się procedura przygotowania dokumentów, zgodnie z poniższym schematem działania:

• przekazanie przez Klienta informacji o wypowiedzeniu,
• podanie przez Klienta przyczyny wypowiedzenia,
• weryfikacja poprawności zapisu przez Specjalistę ds. kadr i płac payroll360 w odniesieniu do obowiązującymi przepisów i wykładnią Prawa Pracy, wraz z ewentualną konsultacją prawniczą,
• podanie przez payroll360 informacji o terminie wręczenia wypowiedzenia, niewykorzystanym urlopie oraz ewentualnym okresie zwolnienia ze świadczenia pracy,
• przekazanie dokumentów pracownikowi, wraz z informacją o możliwości ewentualnego skonsultowania ze Specjalistą payroll360. 

Powierzenie obowiązków z tym związanych specjalistom payroll360 gwarantuje bezpieczeństwo prawne zastosowania procedury.

Usługi kadrowo płacowe w payroll360, sprawdź!

Ochrona przed wypowiedzeniem umowy o pracę

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. Wyjątek stanowi sytuacja, w której uzyskał on rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy (art. 39 i 40 k.p.). Może on natomiast wręczyć mu wypowiedzenie przed rozpoczęciem okresu ochronnego. Okres ochronny pracownika ulega zakończeniu w dniu osiągnięcia przez niego powszechnego wieku emerytalnego. Należy jednak pamiętać, że nie jest to przyczyna, która uzasadniałaby rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem. 

Pracodawca nie może ponadto wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika oraz w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 41 k.p.).

Okres trwania wypowiedzenia a urlop wypoczynkowy 

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest zobowiązany do wykorzystania przysługującego mu urlopu – pod warunkiem, że taki urlop zostanie mu udzielony w tym czasie przez pracodawcę. Wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie powinien przekraczać w takim przypadku wymiaru, o którym mowa w art. 1551 k.p. (art. 1671 k.p.). A zatem decyzja o przyznaniu urlopu pracownikowi w okresie wypowiedzenia zależy tylko od woli pracodawcy. Przy odmowie nie musi on również uzasadniać swojego stanowiska. 

Wypowiedzenie umowy o pracę a likwidacja firmy 

Jeżeli wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub czas określony następuje z powodu:

• ogłoszenia upadłości,
• likwidacji pracodawcy,
• innych przyczyn niedotyczących pracowników 

 – pracodawca może w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. Pracownikowi przysługuje w takim przypadku odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia (art. 361 § 1).

Likwidacja firmy, czy ogłoszenie jej upadłości nie oznaczają zatem automatycznego wygaśnięcia umów o pracę. Zastosowanie przez cały czas znajdują tryby przewidziane w przepisach kodeksu pracy. 

Wypowiedzenia zmieniające

W niektórych sytuacjach pracodawca może zdecydować się na tzw. wypowiedzenie zmieniające, czyli nowe warunki pracy. Pracownik ma w tym momencie dwie możliwości – przyjąć nowe warunki lub je odrzucić. Jeśli zaakceptuje wypowiedzenie zmieniające, nowe warunki zaczną obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia. Gdy jednak postanowi je odrzucić, jego umowa o pracę rozwiązuje się wraz z upływem tego okresu. Należy również pamiętać, że w przypadku braku sprzeciwu, czyli definitywnego odrzucenia nowych warunków, wyrażonego do połowy okresu wypowiedzenia, przyjmuje się, że pracownik akceptuje wypowiedzenie zmieniające i nowe warunki pracy – wyjaśniają eksperci payroll360, którzy w ramach świadczonych usług przejmują na siebie prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym związanej z zatrudnieniem i wypowiadaniem umów o pracę. 

Cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę 

Zdarzeniem, które może powodować chęć cofnięcia przez pracodawcę złożonego wypowiedzenia umowy o pracę w biegnącym już okresie wypowiedzenia, jest ciąża pracownicy, która „trwała” w momencie składania tego wypowiedzenia. Przepisy kodeksu pracy nie regulują wprost tego zagadnienia, dlatego w celu uzyskania odpowiedzi musimy odwołać się do kodeksu cywilnego i orzecznictwa. Skuteczność odwołania oświadczenia woli na mocy art. 61 § 1 k.c. ma miejsce, gdy doszło do drugiej strony jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej. Z orzecznictwa sądowego wynika natomiast, że cofnięcie wypowiedzenia uważa się za skuteczne, jeśli druga strona stosunku pracy wyraziła na to zgodę.