Kadry - czym się zajmują?

Pracownicy działu kadr i płac mają wiele zadań, którym muszą sprostać. Przede wszystkim kadry muszą zatroszczyć się o dobro pracowników, dzięki czemu będą oni rzetelnie i chętnie pracować. To właśnie w tym dziale prowadzona jest cała dokumentacja dotycząca zatrudnionych w firmie. Pod nadzorem kadr tworzone są umowy o pracę, składane wnioski urlopowe, przeprowadzone badania, wypowiedzenia z pracy oraz zwolnienia lekarskie. Do obowiązków kadr zalicza się także kontrolę przepracowanych godzin i wypłatę wynagrodzeń. Dodatkowo dział kadr i płac ma za zadanie współpracować z różnymi instytucjami. To właśnie kadry prowadzą dokumentację związaną z Urzędem Skarbowym lub ZUS-em.

Na barkach pracowników kadr spoczywa także organizacja szkoleń i tworzenie systemów motywacyjnych.

W wielu firmach przedsiębiorcy zobowiązują pracowników kadr do czuwania nad przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Jak widać, dział kadr ma szeroki zakres obowiązków, aby działał sprawnie potrzeba doświadczenia i odpowiednich umiejętności, dlatego firmy coraz częściej decydują się na usługę outsourcingu kadr i płac. 

Usługi outsourcingowe w payroll360

Wymagania wobec kadrowej / specjalisty ds. kadr i płac

Zatrudniając nowego pracownika, przedsiębiorca ma prawo wymagać, aby spełniał określone przez niego warunki. Dzięki temu szansa, że sprawdzi się na danym stanowisku, znacznie wzrasta. Tak samo jest podczas zatrudnienia osoby do działu kadr.

Na tym stanowisku ważne jest kierunkowe wykształcenie, które powinno być ściśle związane z ekonomią. Osoby, które dopiero ukończyły edukację, najczęściej zaczynają pracę w małych przedsiębiorstwach, pod kuratelą bardziej doświadczonego pracownika. W kolejnych latach wykorzystują swoje umiejętności i zdobytą wiedzę zatrudniając się w większych firmach i na samodzielnym stanowisku. Dlatego dużym atutem jest nabyte już doświadczenie zawodowe, które pozwoli na szybkie wdrożenie się w politykę przedsiębiorstwa oraz przejęcie obowiązków. W payroll360 oferujemy usługę zatrudnienia specjalisty ds. kadr zarówno na zastępstwo, jak i na stałe. Wiem jakie cechy i umiejętności powinien posiadać pracownik działu kadr, dlatego zatrudnimy za Ciebie doświadczonego pracownika.

 Należy jednak pamiętać, że oczekiwania wobec kadrowej mogą się różnić. Wszystko zależne jest od tego, w czym specjalizuje się firma. W związku z tym, że specjalista ds. kadr i płac odpowiedzialny jest także za wszelkiego rodzaju kontakty z pracownikami. Jeśli więc w firmie zatrudniani są obcokrajowcy, to wymagane jest też biegłe posługiwanie się choć jednym językiem obcym.

Dodatkowym atutem będzie znajomość przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub podstawowych zagadnień prawnych.

Rekrutacja specjalistów - usługi payroll360

Obsługa programów kadrowo-płacowych

Od kadrowej wymaga się także umiejętności obsługi programów kadrowo-płacowych, których użytkowanie na tym stanowisku jest absolutnie niezbędne. Programy te pozwalają na automatyzację pracy, szybką reakcję na zmianę wymogów prawnych czy prostsze zarządzanie dokumentacją, jak e-aktami pracowniczymi. Zatrudniając kadrową z zewnętrznej firmy lub wdrażając usługę outsourcingu kadr i płac payroll360 masz pewność, że praca kadrowej będzie zautomatyzowana, przez to bardziej efektywna i wydajna, dzięki stosowaniu oprogramowania dla kadr i płac. 

System ERP enova365 - technologia payroll360

Jakie cechy powinna mieć kadrowa/ specjalista ds. kadr i płac?

Aby sprawdzić się na konkretnym stanowisku, trzeba czasami wykazywać pewne cechy osobowości. Nie tylko wiedza i umiejętności mają wpływ na rzetelność wykonywanych zadań przez kadrową.
Cechy, które powinna posiadać kadrowa to:

• Komunikatywność;
• Asertywność;
• Samodyscyplina;
• Umiejętność zarządzania ludźmi;
• Umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach i rozwiązywania konfliktów oraz problemów innych;
• Dokładność;
• Punktualność;
• Dobra organizacja pracy;
• Empatia.

Zakres obowiązków kadrowej

Kadrowa powinna wiedzieć, z jakimi obowiązkami przyjdzie jej się zmierzyć, jeszcze przed podpisaniem umowy.

Do obowiązków kadrowej należy:

• naliczanie wynagrodzeń dla pracowników, gdy nie ma pracownika ds. płac
• Przygotowanie comiesięcznych zestawień
• Wypełnienie i złożenie deklaracji w ZUS i Urzędzie Skarbowym
• Kontrolowanie urlopu pracowników i obliczanie jego wymiaru
• prowadzenie akt osobowych, w tym e-teczek osobowych (usługi archiwizacji akt osobowych w payroll360)
• Tworzenie umów o pracę, wdrażanie nowego pracownika oraz rozwiązywanie stosunku pracy 
• ewidencjowanie czasu pracy 

Jeśli kadrowa używa specjalnie dostosowanych systemów kadrowych, praca jest zautomatyzowana i usprawniona.

Odpowiedzialność kadrowej

Państwowa Inspekcja Pracy, ZUS lub Urząd Skarbowy mogą skontrolować każdą firmę. Jeśli podczas takiej kontroli zostaną wykryte jakiekolwiek nieprawidłowości, które powstały na skutek niedopełnienia obowiązków kadrowej to nie ponosi ona odpowiedzialności. Całą odpowiedzialność ponosi pracodawca, który może jednak wyciągnąć konsekwencje wobec kadrowej we własnym zakresie.

Można wyróżnić trzy rodzaje odpowiedzialności pracownika działu kadr:

• Odpowiedzialność służbowa. Ma miejsce, wtedy kiedy kadrowa nie wypełniła konkretnego obowiązku, np. nie prowadziła akt pracownika. W takiej sytuacji można ją pozbawić premii uznaniowej.
• Odpowiedzialność materialna występuje, gdy została wyrządzona szkoda materialna na rzecz firmy lub innego pracownika, z winy kadrowej.
• Odpowiedzialność porządkowa występuje w przypadku nieprzestrzegania ogólnych przepisów i zasad panujących w firmie. Kara to upomnienie lub nagana.

Zewnętrzne usługi kadrowe w payroll360 - sprawdź korzyści

Jak określić zakres obowiązków specjalisty ds. kadr?

Każdy pracownik powinien znać zakres swoich obowiązków, szczególnie jeśli mają istotny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jeśli nie zostanie on odpowiednio poinformowany o tym, co do niego należy, to może nie ponieść winy, jeśli nie wykona powierzonych zadań i nie będzie możliwości wyciągnięcia w stosunku do niego odpowiedzialności. Jest to uregulowane w kodeksie pracy. Pracownika można zapoznać z zadaniami w dowolnej formie: ustnej, pisemnej bądź przez osobę trzecią. W przypadku tak odpowiedzialnego stanowiska, jakim jest specjalista ds. kadr, warto przedstawić zakres obowiązków na oficjalnym piśmie z pieczątką i podpisem zwierzchnika. Jeśli na takim dokumencie zostanie zawarta informacja o przestrzeganiu zasad BHP bądź innych regulowanych prawnie, warto umieścić odpowiednie paragrafy odsyłające do konkretnej ustawy.

Usługi payroll360 - masz pytania? Napisz do nas!