Ustawa e-akta

Jakie funkcjonowanie dokumentacji pracowniczej wprowadziła w 2019 Ustawa E-akta, czyli o elektronizacji akt osobowych?

Dokumenty elektroniczne przygotowane w ten sposób wymagają opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ewentualnie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną przedsiębiorstwa. Ten rodzaj potwierdzenia ich wiarygodności gwarantuje zgodność wersji elektronicznej z oryginałem. W gestii każdego pracodawcy leży również upoważnienie innych niż on sam osób do posługiwania się podpisem elektronicznym w jego imieniu. Regulacje te zależą więc od decyzji każdego z pracodawców. 

Elektroniczne prowadzenie akt pracowniczych

Informacja o elektronicznym sposobie prowadzenia dokumentacji dla obecnych i byłych pracowników

Zmiana sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, z papierową na cyfrową, wymaga przekazania tej informacji byłym i obecnym pracownikom. O ile bieżący pracownicy taką informację mogą odebrać w ramach przyjętej w firmie drogi jej przekazywania (od tablic ogłoszeń poprzez intranet, aż do e-maili), to byli pracownicy powinni zostać o niej poinformowani listem poleconym lub e-mailem potwierdzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Prawo odbioru dokumentacji pracownika

Ważne jest to, aby jasno i precyzyjnie podana była informacja o prawie do odbioru dokumentacji w okresie do 30 dni. Korespondencja taka powinna zostać doręczona poleconą przesyłką pocztową, kurierską lub inną, umożliwiającą potwierdzenie jej odbioru. Jeżeli potwierdzenie takie będzie niemożliwe do uzyskania (brak odbioru przesyłki) za doręczoną uznana zostanie przesyłka po upływie daty wyznaczonej w tak zwanym powtórnym awizie operatora. 

Obligatoryjny dla prawa odbioru przesyłki przez pracownika jest w każdym przypadku okres 30 dni, także w sytuacji rodziny zmarłego pracownika. Po 30 dniach dokumentacja pracownicza może być - zgodnie z prawem - zniszczona. 

Zasady przechowywania akt osobowych pracowników w świetle Ustawy E-akta

Wytyczne w stosunku do pracowników z lat 1999-2018

Ustawa E-akta wprowadziła nie tylko formę elektroniczną prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ale także skróciła czas obowiązkowego jej przechowywania. Obecnie, począwszy od stycznia 2019 roku, pracodawcy zobligowani są do przechowywania akt pracowniczych przez 10 lat (wcześniej aż 50), licząc ten okres od roku kalendarzowego, kiedy zakończyła się umowa o pracę lub umowa zlecenia. Akta osobowe pracowników zatrudnianych w latach 1999-2018 powinny zostać zgłoszone - jako zamiar przekazania ich w formie raportów informacyjnych z lat 1999-2018 do ZUS-u. W raportach takich pracodawca uwzględnia wszystkich pracowników oraz zleceniobiorców. 

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku - ich akta są przechowywane nadal przez 50 lat 

W stosunku do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku obowiązuje nadal zasada przechowywania ich akt pracowniczych przez 50 lat. W tym przypadku zmiana ustawowa nie uwzględnia skrócenia czasu obowiązkowego przechowywania akt do lat dziesięciu.

Cyfryzacja akt osobowych pracowników służy standaryzacji i dostępności weryfikacyjnej danych oraz ich profesjonalnej ochronie 

Zalet funkcjonowania ustawy E-akta jest wiele. Przede wszystkim skrócenie czasu archiwizacji akt pracowniczych z lat 50 do 10 znacząco odciąża pracodawców. Cyfrowe, elektroniczne dane są także łatwo dostępne, możliwe do sprawdzenia, łatwe w weryfikacji i udostępnieniu w razie kontroli. Wersje cyfrowe chronią również dane osobowe przed ich zniszczeniem, utratą i brakiem czytelności powstającą niekiedy w wyniku procesów starzenia się papieru. Bardzo ważnym elementem innowacji wprowadzonej przez Ustawę E-akta jest również możliwość skutecznej ochrony danych przed wglądem do nich osób niepożądanych i nieuprawnionych.  Zaletę tego rodzaju nowoczesnej i ekologicznej archiwizacji doceniają również sami pracownicy, którzy coraz częściej świetnie zdają sobie sprawę z zagrożeń, jakie niesie wyciek danych osobowych. Ustawa E-akta wychodzi naprzeciw także temu aspektowi bezpieczeństwa danych osobowych indywidualnych pracowników.