W erze digitalizacji, korzystanie z najnowszych technologii stało się nie tylko modne, ale przede wszystkim korzystne dla efektywności i zysków firmy. Przechowywanie e-akt to jedna z innowacji, która może zrewolucjonizować zarządzanie dokumentacją pracowniczą w Twojej organizacji. Zapraszamy do zapoznania się z korzyściami, które niesie ze sobą przeniesienie Twojego archiwum pracowniczego do przestrzeni cyfrowej. Dlaczego warto zainwestować w e-akta? Jakie korzyści może przynieść Twojej firmie? Poznaj kluczowe argumenty, dla których warto rozważyć to innowacyjne rozwiązanie w swoim przedsiębiorstwie.

Maksymalizacja Efektywności

• Oszczędność czasu

Dzięki cyfrowej archiwizacji dokumentów, procesy takie jak wyszukiwanie, segregacja czy aktualizacja danych stają się znacznie szybsze. Co więcej, eliminuje to błędy ludzkie, które często występują przy manualnym przetwarzaniu danych.

• Szybki dostęp do informacji

Dla pracowników działu HR, którzy codziennie zmagają się z ogromem informacji, e-akta stają się nieocenionym narzędziem. Pracownicy mogą uzyskać natychmiastowy dostęp do dokumentacji, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują, co znacznie ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi i wspiera zdalną pracę.

• Zintegrowane systemy

Elektroniczne przechowywanie dokumentów umożliwia integrację z innymi systemami zarządzania firmą, co pozwala na stworzenie jednolitego, zautomatyzowanego systemu zarządzania zasobami ludzkimi, przyspieszając procesy biznesowe i decyzyjne.

• Sprawne zarządzanie procesami

Dzięki e-aktom, kierownicy mogą śledzić postępy i status różnych procesów kadrowych w czasie rzeczywistym, co pozwala na proaktywne zarządzanie zespołem i zapewnienie, że wszystkie zadania są realizowane zgodnie z planem.

Oszczędność finansowa

Eliminacja konieczności drukowania, przechowywania i przesyłania fizycznych dokumentów to znaczna oszczędność. Ponadto cyfrowa archiwizacja dokumentów pozwala zredukować wydatki związane z wynajmem przestrzeni do przechowywania akt.

Bezpieczeństwo i ochrona danych

W dobie wzrastającej liczby cyberataków i naruszeń danych, ochrona wrażliwych informacji stała się priorytetem dla każdej organizacji. Zapewnienie bezpieczeństwa danych pracowniczych jest nie tylko obowiązkiem etycznym, ale również prawnym.

Aby sprostać tym wyzwaniom, w payroll360 oferujemy następujące rozwiązania w zakresie przechowywania e-akt:

• Nowoczesne systemy zabezpieczeń

Wykorzystujemy najnowsze technologie, aby zapewnić, że Twoje dane są chronione przed wszelkimi zagrożeniami. Nasze systemy są projektowane z myślą o odporności na ataki, zapewniając ciągłość działania i ochronę przed nieuprawnionym dostępem.

• Szyfrowanie danych

Wszystkie przechowywane informacje są odpowiednio szyfrowane, aby zagwarantować, że pozostaną one prywatne i bezpieczne. Szyfrowanie na wysokim poziomie sprawia, że dane są nieczytelne dla osób niepowołanych, chroniąc je przed kradzieżą i manipulacją.

• Regularne kopie zapasowe

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych nawet w przypadku awarii systemu, oferujemy regularne kopie zapasowe, które gwarantują, że żadne dane nie zostaną utracone. Ta proaktywna strategia pomaga zminimalizować ryzyko związane z utratą danych.

• Zgodność z przepisami o ochronie danych

Nasza platforma jest zaprojektowana z myślą o pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, zapewniając, że Twoja firma będzie działać zgodnie z obowiązującymi standardami i unikać potencjalnie kosztownych sankcji.

• Odzyskiwanie danych

W przypadku nieprzewidzianych sytuacji, nasz system umożliwia szybkie i sprawnie odzyskiwanie danych, dzięki czemu można unikać przerw w działalności i zapewnić ciągłość biznesową.

E-akta - usługa digitalizacji akt pracowniczych w payroll360 

Ekologiczny wybór

Wprowadzenie e-akt to także szansa na promocję Twojej firmy jako przedsiębiorstwa przyjaznego środowisku. Zredukowanie zużycia papieru to konkretne działanie na rzecz ochrony naszej planety.

Łatwość integracji

E-akta można bezproblemowo zintegrować z większością systemów IT w Twojej firmie, co stwarza spójny i zautomatyzowany system zarządzania dokumentacją.

Zgodność z aktualnymi przepisami

W dynamicznie zmieniającym się krajobrazie prawym, utrzymanie zgodności z obowiązującymi przepisami i normami jest fundamentalne dla każdej organizacji. Jest to szczególnie istotne w kontekście przechowywania danych pracowniczych, gdzie nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

• Bieżące Monitorowanie Zmian

W ramach usług outsourcingowych kadrowo-płacowych, ekspert do spraw zgodności jest zazwyczaj odpowiedzialny za monitorowanie wszelkich zmian w przepisach prawa, aby zapewnić, że system archiwizacji e-akt jest zawsze na bieżąco z aktualnymi wymogami. Dzięki temu firma może skoncentrować się na swojej głównej działalności, mając pewność, że jest zabezpieczona przed ewentualnymi problemami prawnymi.

• Dostosowywanie Systemów

Kiedy zachodzą zmiany w przepisach, systemy do zarządzania dokumentacją muszą być szybko aktualizowane, aby zawsze spełniać nowo ustalone normy. Wprowadzenie e-akt umożliwia elastyczność i łatwość w dostosowywaniu się do ewolucyjnego środowiska regulacyjnego.

• Wsparcie Eksperckie

Korzystając z nowoczesnych rozwiązań w zakresie przechowywania e-akt, firmy mają dostęp do wsparcia eksperckiego w zakresie zgodności z przepisami, co jest nieocenionym atutem, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie mają zasobów, aby zatrudnić pełnoetatowego prawnika.

Outsourcing kadr i płac w payroll360 - zaufaj naszym specjalistom!

Podsumowanie

Inwestycja w system przechowywania e-akt to decyzja, która przyniesie Twojej firmie szereg korzyści. Jest to krok ku nowoczesności, który przełoży się na realne zyski nie tylko finansowe, ale także ekologiczne i organizacyjne. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Ci wprowadzić Twoją firmę w nową, cyfrową rzeczywistość zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami!