Terminologia HR i outsourcingu

Witamy w naszym słowniku pojęć związanych z outsourcingiem i zarządzaniem zasobami ludzkimi (HR). Celem tego słownika jest pomoc w zrozumieniu różnych terminów i koncepcji stosowanych w tych dwóch powiązanych obszarach. Każdy wpis w słowniku zawiera jasne i zrozumiałe definicje, które pomogą zrozumieć, co znaczą i jak te terminy są używane w praktyce.

1. Outsourcing kadr i płac » co to jest?
2. Outsourcing płac » co to jest?
3. Outsourcing kadr » co to jest?
4. Outsourcing HR » co to jest?
5. Outsourcing zatrudnienia » co to jest?
6. Agencja zatrudnienia » co to jest?
7. Payroll » co to jest?
8. HR miękki » co to jest?
9. HR twardy » co to jest?
10. Administracja kadr » co to jest?
11. Administracja płac » co to jest?
12. E-akta » co to jest?
13. E-teczki » co to jest?
14. OCR - Optical Character Recognition » co to jest?
15. PPK » co to jest?
16. PFRON » co to jest?
17. ZFŚS » co to jest?
18. Praca hybrydowa » co to jest?
19. Certyfikaty ISO » czym są?
20. System ERP » co to jest?
21. Enova365 » co to jest?
22. E-wnioski » czym są?
23. RCP - rejestrator czasu pracy » co to jest?
24. Onboarding » co to jest?
25. Workflow » na czym polega?
26. Personel tymczasowy » co to jest?

Outsourcing kadr i płac - co to jest?

Outsourcing kadr i płac to usługa, w ramach której zewnętrzny dostawca - firma outsourcingowa, przejmuje na siebie procesy zarządzania kadrami i płacami w innej firmie. Celem jest zazwyczaj usprawnienie i zoptymalizowanie tych procesów, a także obniżenie kosztów.

Zadania, które najczęściej są przenoszone do firm outsourcingowych w ramach outsourcingu kadr i płac, obejmują:

• Przygotowanie i przetwarzanie listy płac pracowników,
• Obsługę administracyjną związaną z zatrudnieniem i zwolnieniem pracowników,
• Prowadzenie dokumentacji kadrowej,
• Rozliczanie czasu pracy,
• Obliczanie i rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• Obsługę urlopów i absencji,
• Przygotowywanie rocznych informacji o dochodach pracowników.

Outsourcing kadr i płac może przynieść firmie wiele korzyści, takich jak redukcja kosztów, dostęp do specjalistycznej wiedzy, zwiększenie efektywności i skupienie się na głównych obszarach działalności.

Postaw na rozwój Swojej firmy, wybierz usługę outsourcingu kadr i płac w payroll360

Outsourcing płac - co to jest?

Outsourcing płac inaczej "outsourcing payroll" to proces, w którym firma zleca zarządzanie i przetwarzanie swojej listy płac zewnętrznemu dostawcy usług, często firmie outsourcingowej specjalizującej się w zarządzaniu płacami. Ten rodzaj usługi jest często wykorzystywany przez firmy, które chcą skoncentrować swoje zasoby na głównych obszarach działalności, zamiast na administracyjnych i czasochłonnych zadaniach związanych z płacami.

Zakres usług w ramach outsourcingu płac może obejmować:

• Przygotowanie i przetwarzanie listy płac pracowników,
• Obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatków od wynagrodzeń,
• Przygotowywanie rocznych informacji o dochodach pracowników,
• Rozliczanie czasu pracy, nadgodzin, premii, dodatków i innych elementów wynagrodzenia,
• Obsługę wszelkich zmian w przepisach dotyczących płac.

Outsourcing płac pozwala firmom zyskać dostęp do specjalistycznej wiedzy i technologii, zwiększyć efektywność, obniżyć koszty operacyjne oraz zredukować ryzyko błędów i niezgodności z przepisami prawa pracy i podatkowego.

Jakie usługi wchodzą w skład outsourcingu płac payroll360?

Outsourcing kadr - co to jest?

Outsourcing kadr, znany również jako outsourcing HR (Human Resources), to proces, w którym firma zleca pewne lub wszystkie zadania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi do zewnętrznego dostawcy usług, najczęściej specjalistycznej firmy outsourcingowej.

Usługi w ramach outsourcingu kadr mogą obejmować szeroki zakres zadań, takich jak:

1. Rekrutacja i selekcja pracowników,
2. Zarządzanie dokumentacją kadrową,
3. Zarządzanie programami szkoleniowymi,
4. Wdrożenie i zarządzanie systemami oceny wydajności,
5. Doradztwo w zakresie prawa pracy i relacji pracowniczych,
6. Zarządzanie programami świadczeń pracowniczych.

Korzyści płynące z outsourcingu kadr obejmują możliwość skoncentrowania się na kluczowych obszarach działalności, redukcję kosztów, dostęp do specjalistycznej wiedzy i technologii, a także zwiększenie efektywności procesów HR. Outsourcing kadr może również pomóc firmom w zarządzaniu ryzykiem związanym z przepisami prawa pracy i zgodnością z nimi.

Usługi świadczone w ramach outsourcingu kadr przez payroll360

Outsourcing HR - co to jest?

Outsourcing HR (Human Resources), nazywany również outsourcingiem zasobów ludzkich, to proces, w którym organizacja zleca całość lub część swoich zadań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi zewnętrznej firmie specjalizującej się w tych usługach.

Outsourcing HR może obejmować różne funkcje, w zależności od potrzeb firmy. Te mogą obejmować:

1. Rekrutację i selekcję kandydatów, Sprawdź nasze usługi związane z rekrutacją specjalistów.
2. Zarządzanie programami szkoleniowymi i rozwojowymi,
3. Obsługę administracyjną pracowników, w tym prowadzenie akt personalnych,
4. Zarządzanie wynagrodzeniami i benefitami,
5. Zarządzanie procesem ocen pracowniczych,
6. Doradztwo w zakresie prawa pracy,
7. Zarządzanie relacjami z pracownikami.

Outsourcing HR pozwala organizacjom skoncentrować się na swoich kluczowych działaniach, zapewniając jednocześnie efektywne i profesjonalne zarządzanie zasobami ludzkimi. Może to prowadzić do znacznych oszczędności kosztów, zwiększenia wydajności, dostępu do specjalistycznej wiedzy oraz poprawy jakości usług HR.

Outsourcing zatrudnienia - co to jest?

Outsourcing zatrudnienia, znany również jako Employer of Record (EOR) lub leasing pracowniczy, to model, w którym firma zleca zewnętrznemu dostawcy - firmie outsourcingowej, odpowiedzialność za formalne i prawne aspekty zatrudnienia pracowników.

Firma outsourcingowa zatrudnia pracowników na swoją księgę płac, jednak pracownicy ci nadal wykonują swoje zadania dla firmy zlecającej. Firma outsourcingowa jest odpowiedzialna za szereg zadań, takich jak:

• Przygotowywanie i przetwarzanie listy płac,
• Płacenie wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych,
• Obliczanie i płacenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatków od wynagrodzeń,
• Prowadzenie dokumentacji kadrowej,
• Przygotowywanie rocznych informacji o dochodach pracowników,
• Zapewnianie zgodności z przepisami prawa pracy.

Outsourcing zatrudnienia jest szczególnie atrakcyjny dla firm, które dążą do zminimalizowania ryzyka i złożoności związanej z procesem zatrudniania, szczególnie w przypadku ekspansji na nowe rynki, czy wykorzystując pracowników sezonowych. Ponadto może to przyczynić się do redukcji kosztów, a także umożliwia firmie skupienie się na swoich kluczowych działaniach biznesowych.

Outsourcing zatrudnienia w payroll360

Agencja zatrudnienia - co to jest?

Agencja zatrudnienia, nazywana również agencją pracy tymczasowej lub agencją rekrutacyjną, to firma specjalizująca się w łączeniu kandydatów szukających pracy z pracodawcami, którzy mają wolne stanowiska.

Agencje zatrudnienia wykonują wiele zadań, które mogą obejmować:

1. Zrozumienie potrzeb związanych z zatrudnieniem firmy klienta, takie jak umiejętności, doświadczenie i kwalifikacje wymagane na danym stanowisku.
2. Poszukiwanie, przesiewanie i wybór potencjalnych kandydatów, co może obejmować przeprowadzenie wywiadów i sprawdzanie referencji.
3. Przedstawianie odpowiednich kandydatów firmie klienta.
4. Negocjowanie warunków zatrudnienia i wynagrodzeń między firmą a wybranym kandydatem.

Agencje zatrudnienia mogą specjalizować się w określonych branżach lub rodzajach pracy, a niektóre mogą również oferować usługi pracy tymczasowej, gdzie pracownicy są formalnie zatrudnieni przez agencję, ale pracują na rzecz firmy klienta.

Korzystanie z usług agencji zatrudnienia może przynieść wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu, dostęp do szerszej bazy kandydatów, a także korzyści z doświadczenia i wiedzy agencji w dziedzinie rekrutacji i selekcji.

Payroll - co to jest?

Payroll, nazywany również listą płac, to proces, który obejmuje obliczanie i wypłacanie wynagrodzeń pracownikom, zarządzanie potrąceniami związanych z podatkami i składkami na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, a także przestrzeganie przepisów prawa pracy i prawa podatkowego.

Do kluczowych zadań związanych z procesem payroll należą:

1. Obliczanie wynagrodzeń pracowników, które są zazwyczaj uzależnione od liczby przepracowanych godzin, stawki godzinowej lub miesięcznej.
2. Potrącanie podatków i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z wynagrodzeń brutto pracowników, a następnie przekazywanie tych kwot odpowiednim urzędom.
3. Dokonywanie wypłat netto wynagrodzeń na konta bankowe pracowników.
4. Przygotowywanie i wysyłanie rocznych informacji o dochodach pracowników do nich samych oraz odpowiednich urzędów skarbowych.
5. Śledzenie i wprowadzanie wszelkich zmian w przepisach dotyczących podatków i wynagrodzeń, aby zapewnić zgodność i dokładność obliczeń.

Proces payroll jest kluczowy dla każdej firmy z zatrudnionymi pracownikami, a jego prawidłowe prowadzenie jest niezbędne do spełnienia obowiązków pracodawcy. Może być realizowany wewnętrznie przez dział kadr i płac lub zlecony zewnętrznej firmie specjalizującej się w obszarze payroll, co jest nazywane outsourcingiem płac.

Sprawdź usługi związane z naliczaniem płac w payroll360!

HR miękki - co to jest?

HR miękki, nazywany również "Soft HR", to podejście do zarządzania zasobami ludzkimi, które kładzie nacisk na aspekty związane z ludźmi, takie jak rozwój pracowników, zaangażowanie i satysfakcję.

Cechuje się on następującymi elementami:

• Rozwój pracowników: Firma inwestuje w rozwój umiejętności i kompetencji pracowników, co może obejmować szkolenia, warsztaty oraz programy wspomagania rozwoju zawodowego.
• Kultura organizacyjna: Firma stara się tworzyć pozytywną kulturę organizacyjną, która promuje współpracę, szacunek i zaangażowanie.
• Zaangażowanie pracowników: Firma dąży do zwiększenia zaangażowania pracowników, np. poprzez systemy motywacyjne, aktywne słuchanie potrzeb pracowników czy tworzenie atmosfery wzajemnego zaufania.
• Zarządzanie talentami: Firma stara się identyfikować, rozwijać i zatrzymać najbardziej utalentowanych pracowników.
• Satysfakcja pracowników: Firma monitoruje i dąży do zwiększenia satysfakcji pracowników, np. poprzez ankietę satysfakcji pracowników lub regularne rozmowy z pracownikami.

Podejście HR miękki koncentruje się na ludziach jako kluczowych zasobach dla sukcesu firmy i uznaje, że zadowolenie i rozwój pracowników są kluczowe dla osiągnięcia celów biznesowych. Jest to kontrast wobec tzw. "Hard HR", gdzie nacisk kładziony jest na zasady, procedury i skuteczność, a pracownicy są często postrzegani bardziej jako zasoby niż jako indywidualności.

HR miękki i HR twardy – Poznaj różnice!

HR twardy - co to jest?

HR twardy, znany również jako "Hard HR", to podejście do zarządzania zasobami ludzkimi, które koncentruje się na strategiach i politykach związanych z maksymalizacją efektywności i produktywności pracowników.

Cechuje się on następującymi elementami:

• Strategiczne planowanie: Firma planuje swoje potrzeby dotyczące personelu na podstawie swoich celów strategicznych, a następnie rekrutuje, szkoli i ocenia pracowników w celu spełnienia tych potrzeb.
• Regulacje i procedury: Firma wprowadza ścisłe zasady i procedury dotyczące zachowania pracowników, oceny wydajności, rekrutacji i zwolnień.
• Kontrola i monitorowanie: Firma śledzi wydajność pracowników i interweniuje, gdy są potrzebne poprawki.
• Wysoka efektywność: Celem jest maksymalizacja efektywności i produktywności pracowników, często kosztem czynników takich jak satysfakcja z pracy i rozwój zawodowy.

Podejście HR twardy traktuje pracowników głównie jako zasoby, które można kontrolować i wykorzystywać w celu osiągnięcia celów biznesowych. Jest to kontrast wobec tzw. "Soft HR", gdzie nacisk kładziony jest na rozwój, zaangażowanie i satysfakcję pracowników.

Usługi w payroll360 - sprawdź!

Administracja kadr - co to jest?

Administracja kadr to zbiór zadań i procesów związanych z zarządzaniem pracownikami firmy na co dzień. Jest to kluczowy aspekt zarządzania zasobami ludzkimi i obejmuje wiele różnych funkcji, w tym rekrutację, onboarding (wprowadzanie nowych pracowników do firmy), ocenę wydajności, zarządzanie wynagrodzeniami i świadczeniami, szkolenie i rozwój, a także zgodność z przepisami prawa pracy.

Oto niektóre z głównych zadań związanych z administracją kadr:

• Rekrutacja i selekcja: Znalezienie, przesiewanie i wybór kandydatów na otwarte stanowiska.
• Onboarding: Wprowadzanie nowych pracowników do firmy, co może obejmować szkolenie, wprowadzenie do zasad firmy, zapoznanie z zespołem itp.
• Zarządzanie wynagrodzeniami i świadczeniami: Obliczanie i wypłacanie wynagrodzeń, zarządzanie świadczeniami dla pracowników, takimi jak ubezpieczenie zdrowotne, programy emerytalne itp.
• Ocena wydajności: Monitorowanie i ocena wydajności pracowników, co może obejmować regularne recenzje, feedback od przełożonych, systemy oceny itp.
• Szkolenie i rozwój: Zapewnianie szkoleń i możliwości rozwoju dla pracowników, aby pomóc im rozwijać swoje umiejętności i kwalifikacje.
• Zgodność z prawem: Zapewnienie, że firma przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów prawa pracy, co może obejmować zarządzanie umowami o pracę, przestrzeganie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia w pracy, zarządzanie zwolnieniami itp.

Administracja kadr jest niezbędna dla skutecznego zarządzania pracownikami i utrzymania sprawnego funkcjonowania firmy. Może być prowadzona wewnętrznie przez dział kadr firmy, lub zlecona zewnętrznej firmie specjalizującej się w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, co jest nazywane outsourcingiem kadr.

Administracja płac - co to jest?

Administracja płac to proces zarządzania wszystkimi aspektami wynagrodzeń pracowników w organizacji. W skład administracji płac wchodzą różne zadania, takie jak obliczanie wynagrodzeń, potrącanie podatków i składek na ubezpieczenia społeczne, wypłata wynagrodzeń, a także sporządzanie i wysyłanie dokumentów płacowych.

Oto niektóre z głównych zadań związanych z administracją płac:

1. Obliczanie wynagrodzeń: Ustalanie, ile każdy pracownik powinien otrzymać na podstawie umowy o pracę, przepracowanych godzin, stawek za nadgodziny, premii, dodatków itp.
2. Potrącanie podatków i składek: Obliczanie i potrącanie odpowiednich podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń pracowników.
3. Wypłata wynagrodzeń: Przekazywanie wynagrodzeń pracownikom za pośrednictwem przelewu bankowego, czeku, gotówki itp.
4. Sporządzanie dokumentów płacowych: Tworzenie i wysyłanie dokumentów związanych z wynagrodzeniami, takich jak listy płac, formularze podatkowe, zaświadczenia o dochodach itp.
5. Zgłaszanie informacji do urzędów: Przekazywanie odpowiednich informacji do urzędów skarbowych, ZUS, PIP i innych instytucji.
6. Utrzymanie zgodności z prawem: Zapewnianie, że wszystkie aspekty administracji płac są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy i podatkowego.

Administracja płac jest kluczowym elementem zarządzania zasobami ludzkimi i może być prowadzona wewnętrznie przez dział kadr firmy lub zlecona zewnętrznej firmie specjalizującej się w obszarze płac, co jest nazywane outsourcingiem płac.

Administracja płac w payroll360 - postaw na nowoczesność!

E-akta - czym są?

E-akta, znane również jako elektroniczne akta pracownicze, to cyfrowa forma dokumentacji związanej z pracownikami. Zamiast fizycznych dokumentów przechowywanych w tradycyjnych archiwach, e-akta umożliwiają przechowywanie wszystkich informacji o pracownikach w formie cyfrowej. E-akta mogą zawierać różne rodzaje dokumentów, takie jak umowy o pracę, dokumenty dotyczące wynagrodzeń, oceny wydajności, szkolenia, dane osobowe pracowników, dokumenty związane z zatrudnieniem i zwolnieniem, oraz inne związane z historią zatrudnienia pracownika.

Elektroniczne akta pracownicze oferują wiele korzyści, w tym:

• Dostępność: Dane mogą być dostępne dla autoryzowanych osób z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie, pod warunkiem dostępu do internetu.
• Efektywność: Cyfrowe dokumenty są łatwiejsze do wyszukiwania, sortowania i analizowania, co przekłada się na większą efektywność w zarządzaniu danymi pracowników.
• Oszczędność miejsca: Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej eliminuje potrzebę fizycznego miejsca do przechowywania akt.
• Bezpieczeństwo: Dane mogą być zabezpieczone przed uszkodzeniem fizycznym, jak również mogą być zabezpieczone hasłami i innymi środkami ochrony danych, aby zapewnić prywatność i zgodność z przepisami.
• Zgodność z prawem: E-akta mogą pomóc firmom spełniać wymogi prawne dotyczące przechowywania i zarządzania danymi pracowników, w tym wymogi związane z ochroną danych osobowych.

Pamiętaj, że zarządzanie e-aktami wymaga odpowiednich systemów informatycznych, jak również procedur zabezpieczających prywatność i integralność danych. 

E-akta w payroll360 - rozwiążemy Twój problem naszym produktem!

E-teczki - czym są?

E-teczki, zwane również cyfrowymi teczkami, to zorganizowane zbiory elektronicznych dokumentów, które są przechowywane i zarządzane w sposób cyfrowy. Są to cyfrowe odpowiedniki tradycyjnych teczek z dokumentami, które służą do przechowywania informacji na określony temat, projekt, pracownika lub jakikolwiek inny obszar działalności firmy. E-teczki mogą obejmować różne rodzaje dokumentów i informacji, w zależności od ich zastosowania. Mogą to być na przykład umowy, faktury, dokumenty projektowe, plany szkoleniowe, oceny pracowników, informacje o produktach i wiele innych.

E-teczki oferują wiele korzyści, w tym:

1. Łatwość dostępu: Dzięki przechowywaniu informacji w formie cyfrowej, można do nich łatwo i szybko uzyskać dostęp z dowolnego miejsca, pod warunkiem dostępu do internetu.
2. Uporządkowana organizacja: E-teczki umożliwiają skuteczną organizację dokumentów i informacji, co ułatwia ich wyszukiwanie i zarządzanie.
3. Bezpieczeństwo: E-teczki są zazwyczaj chronione różnymi środkami bezpieczeństwa, takimi jak hasła i szyfrowanie, co zapewnia bezpieczeństwo przechowywanych informacji.
4. Oszczędność przestrzeni: E-teczki eliminują potrzebę przechowywania dużej ilości papierowych dokumentów, co oszczędza miejsce i zasoby.
5. Zgodność z przepisami: Dobre praktyki w zarządzaniu e-teczkami pomagają spełniać wymogi prawne dotyczące przechowywania i zarządzania dokumentami, w tym wymogi związane z ochroną danych osobowych.

Pamiętaj, że skuteczne zarządzanie e-teczkami wymaga stosowania odpowiednich narzędzi i systemów informatycznych, jak również stosowania dobrych praktyk w zakresie zarządzania dokumentami i ochrony danych.

Potrzebujesz zdigitalizować dokumenty pracownicze? Skorzystaj z usługi e-akta w payroll360!

OCR - Optical Character Recognition - co to jest?

OCR (Optical Character Recognition) w polskim tłumaczeniu: optyczne rozpoznawanie znaków. To technologia używana do konwersji różnych typów dokumentów, takich jak skanowane dokumenty papierowe, pliki PDF czy zdjęcia wykonane za pomocą cyfrowego aparatu fotograficznego, na dane, które można edytować, przeszukiwać i przechowywać w komputerze, lub chmurze. OCR to proces, który przechwytuje tekst ze skanowanego obrazu i przekształca go w zrozumiały, edytowalny tekst. OCR jest szeroko stosowane w wielu różnych dziedzinach, takich jak przetwarzanie dokumentów, zarządzanie informacjami, automatyka biurowa. Na przykład, biblioteki mogą używać OCR do cyfryzacji i przeszukiwania swoich kolekcji książek, a firmy mogą używać OCR do automatyzacji procesów biznesowych, które wymagają wprowadzania danych z papierowych dokumentów. Tu przykładem może być digitalizacja akt osobowych pracowników. W payroll360 dzięki autorskim rozwiązaniom mamy możliwość archiwizacji takich danych. Sprawdź naszą usługę digitalizacji dokumentów.

PPK - co to jest?

PPK to skrót od Pracowniczych Planów Kapitałowych. Jest to system oszczędnościowy wprowadzony w Polsce w 2019 roku, który ma na celu zwiększenie oszczędności emerytalnych obywateli. System ten jest dobrowolny i obejmuje pracowników na umowach o pracę.

W ramach PPK, pracodawca i pracownik wpłacają regularnie określone procentowe kwoty na indywidualne konto oszczędnościowe pracownika. Wpłat dokonuje także państwo. Zasady funkcjonowania PPK są określone w ustawie.

Główne założenia PPK to:

• Wpłaty są dokonywane przez pracodawcę (1,5% wynagrodzenia), pracownika (2% wynagrodzenia, z możliwością zwiększenia) oraz dodatkowy wkład ze strony państwa (dofinansowanie w postaci wpłaty powitalnej oraz dopłat rocznych, przy spełnieniu odpowiednich warunków).
• PPK są dobrowolne - pracownik może zdecydować o rezygnacji z uczestnictwa w planie, ale jest do niego automatycznie zapisywany i musi samodzielnie złożyć oświadczenie o rezygnacji.
• Środki zgromadzone na PPK można wypłacać po ukończeniu 60. roku życia, ale jest to elastyczne - część środków można wykorzystać wcześniej na cele mieszkaniowe lub zdrowotne.
• PPK są przenośne - jeżeli pracownik zmienia miejsce pracy, plan przepisywany jest na nowego pracodawcę.

Podsumowując, pracodawca jest odpowiedzialny za wykonanie wszystkich formalności związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK). Z kolei decyzja o uczestnictwie w tym programie leży wyłącznie po stronie pracownika. Dla pracodawców, ustanowienie PPK jest obowiązkowe, a niewypełnienie powiązanych z nimi zobowiązań może skutkować nałożeniem grzywny od 1 000 zł do 1 000 000 zł.

Ciągle zmieniające się przepisy? Nie narażaj się na wysokie kary, skorzystaj z usług specjalistów payroll360.

Usługi outsourcingowe payroll360

PFRON - co to jest?

PFRON, czyli Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, to rządowa instytucja w Polsce, która finansuje różne programy i inicjatywy mające na celu rehabilitację, zatrudnienie i integrację osób niepełnosprawnych. Została ona utworzona, aby wspomóc osoby niepełnosprawne w zdobywaniu umiejętności niezbędnych do zawodowego i społecznego funkcjonowania. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ww. ustawy do opłacania składek na PFRON jest zobowiązany pracodawca, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Jak wyliczyć wysokość składki na PFRON?

ZFŚS - co to jest?

ZFŚS, czyli Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, to fundusz, który muszą utworzyć pracodawcy na rzecz swoich pracowników. Dotyczy to pracodawców:

• Zatrudniających co najmniej 50 pracowników,
• zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, o ile z wnioskiem o utworzenie Funduszu wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

Jest to forma dodatkowego wsparcia finansowego, które ma na celu zaspokojenie różnych potrzeb pracowników, takich jak dofinansowanie wypoczynku (wakacje, kolonie dla dzieci pracownika), dofinansowanie kultury i sportu (zajęcia sportowe, wydarzenia kulturalne), pomoc materialna w przypadku trudnej sytuacji życiowej czy świąteczne paczki dla dzieci pracowników. Dobrym przykładem jest również finansowanie biletów miesięcznych dla pracowników dojeżdżających do pracy. W zależności od regulaminu danej firmy, możliwe jest także dofinansowanie posiłków pracowniczych czy zajęć edukacyjnych.

Praca hybrydowa - co to jest?

Praca hybrydowa to model pracy, który łączy pracę zdalną z pracą w tradycyjnym biurze. W tym systemie pracownicy spędzają część swojego czasu, pracując zdalnie (np. z domu) i część czasu w biurze. Jak będzie wyglądać ten podział, zależy od konkretnego stanowiska, zadań do wykonania oraz umów i polityki wewnętrznej firmy.

Ten model pracy zyskał na popularności podczas pandemii COVID-19, kiedy to wiele firm zmuszonych było do przestawienia się na pracę zdalną. Praca hybrydowa ma na celu połączenie zalet obu modeli pracy, umożliwiając elastyczność i komfort pracy zdalnej, a jednocześnie umożliwiając bezpośrednią komunikację i współpracę, które są łatwiejsze w tradycyjnym środowisku biurowym.

Praca hybrydowa ma wiele zalet. Może poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym pracowników, zmniejszyć stres związany z dojazdem do pracy, a także zwiększyć zadowolenie z pracy i produktywność. Jednakże wymaga również odpowiedniego zarządzania, aby zapewnić efektywną komunikację i współpracę między pracownikami, zarówno tych pracujących zdalnie, jak i tych w biurze.

Payroll360 realizuje obsługę kadr i płac pracowników świadczących pracę w systemie pracy zdalnej. Obsługa jest wspomagana nowoczesnymi narzędziami enova365, które wspierają organizację w zarządzaniu pracą zdalną. Outsourcing kadr i płac w payroll360

Certyfikaty ISO - czym są?

Certyfikaty ISO są międzynarodowym standardem, który określa specyficzne wymagania dla danego systemu zarządzania. Certyfikaty takie są wydawane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO - International Organization for Standardization), która jest niezależnym, pozarządowym organem międzynarodowym.

Certyfikaty ISO obejmują szeroki zakres obszarów, w tym jakość, bezpieczeństwo, efektywność energetyczną, zarządzanie ryzykiem i wiele innych. W kontekście HR i outsourcingu, często spotykanymi standardami są ISO 9001 oraz ISO 27001.

ISO 9001 dotyczy systemów zarządzania jakością i jest międzynarodowym dowodem na to, że organizacja jest zobowiązana do ciągłego doskonalenia swoich procesów, aby zapewnić klientom najwyższą jakość usług.

ISO 27001 natomiast jest międzynarodowym standardem zarządzania bezpieczeństwem informacji. Certyfikat ten potwierdza, że organizacja zastosowała ścisłe procedury w celu zapewnienia bezpieczeństwa, integralności i dostępności informacji, zarówno własnych, jak i powierzonych jej przez klientów.

Certyfikaty ISO są cennym atutem dla firm outsourcingowych, ponieważ pokazują, że firma przestrzega międzynarodowych standardów, co zwiększa zaufanie klientów i potencjalnych klientów. W payroll360 kładziemy szczególnie ważny nacisk na prawidłowe ich zabezpieczenie zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz z wymaganiami naszych partnerów. Dla uwiarygodnienia naszych gwarancji wdrożyliśmy System zarządzania jakością i bezpieczeństwem informacji. Gwarancje ISO w payroll360

System ERP - co to jest?

System ERP (Enterprise Resource Planning) to rodzaj oprogramowania służącego do zarządzania i koordynowania wszystkich zasobów, informacji i funkcji przedsiębiorstwa w jednym zintegrowanym systemie. Systemy ERP są zaprojektowane w taki sposób, aby połączyć różne działy i procesy przedsiębiorstwa, takie jak zakupy, magazyn, produkcja, sprzedaż, finanse, HR i inne, w jedną spójną i efektywną strukturę.

Oprogramowanie ERP umożliwia automatyzację wielu procesów biznesowych, co może poprawić efektywność i produktywność organizacji. Ponadto, dzięki centralizacji informacji, systemy ERP mogą zapewnić dokładne i aktualne dane, które mogą pomóc w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Systemy ERP mogą być szczególnie przydatne dla firm outsourcingowych, ponieważ umożliwiają skuteczne zarządzanie zasobami i procesami biznesowymi na wielu poziomach i lokalizacjach, co jest kluczowe dla efektywnej realizacji zadań i świadczenia usług na rzecz klientów.

Od początku działalności payroll360 stawia mocno na rozwój, który jest oparty o nowoczesne technologie informatyczne. W związku z tym świadomie wybraliśmy system enova365 jako najnowszej generacji oprogramowanie ERP przeznaczone do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrożenie systemu ERP enova365 w payroll360!

Enova365 - co to jest?

Enova365 to kompleksowy system ERP (Enterprise Resource Planning) stworzony przez polską firmę Soneta. Oprogramowanie jest zaprojektowane w taki sposób, aby zaspokoić potrzeby zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, co obejmuje różne obszary takie jak finanse i księgowość, sprzedaż, kadry i płace, CRM, magazyn i logistyka.

Oprogramowanie Enova365 integruje wszystkie te funkcje w jednym systemie, co ułatwia przepływ informacji pomiędzy różnymi działami przedsiębiorstwa. To zintegrowane podejście może poprawić efektywność operacyjną, pomagając firmom lepiej zarządzać swoimi zasobami i procesami biznesowymi.

Enova365 jest skalowalnym rozwiązaniem, co oznacza, że może być dostosowane do potrzeb organizacji niezależnie od jej wielkości, od małych firm po duże korporacje. Ponadto oprogramowanie jest dostępne zarówno w wersji stacjonarnej, jak i w chmurze, co zapewnia elastyczność w dostępie i zarządzaniu.

Enova365 jest często wybierana przez firmy outsourcingowe ze względu na swoją wszechstronność i możliwość dostosowania do specyficznych wymagań danego biznesu. W payroll360 wybierając system enova365, jako najnowszej generacji oprogramowanie ERP jesteśmy na bieżąco dostosowani do zmieniających się przepisów prawnych i podatkowych. System enova365 - korzyści!

E-wnioski - czym są?

E-wnioski, znane też jako elektroniczne wnioski, to forma składania dokumentów i wniosków za pośrednictwem internetu. Pozwala to na znaczne usprawnienie i przyspieszenie procesów administracyjnych i biurowych.

E-wnioski mogą dotyczyć różnych obszarów i procesów, takich jak wnioski o pozwolenia, rejestrację do programów i usług, zgłaszanie roszczeń, składanie deklaracji podatkowych czy realizację różnych procedur HR, takich jak składanie wniosków urlopowych czy zmian w umowach o pracę.

Korzystanie z e-wniosków eliminuje konieczność fizycznego dostarczania dokumentów, co jest nie tylko wygodne, ale także ekologiczne. Ponadto e-wnioski często umożliwiają śledzenie statusu wniosku w czasie rzeczywistym, co dodatkowo zwiększa transparentność procesu.

E-wnioski są coraz częściej stosowane w firmach outsourcingowych, gdzie efektywność i szybkość procesów są kluczowe. Pozwalają one na łatwe i wygodne zarządzanie dokumentacją i procesami, zarówno dla pracowników, jak i dla klientów.

RCP - rejestrator czasu pracy - co to jest?

Rejestrator Czasu Pracy (RCP), znany również jako system kontroli czasu pracy, to urządzenie lub oprogramowanie używane do monitorowania i rejestrowania czasu pracy pracowników. Systemy te są często wykorzystywane w firmach i organizacjach do dokładnego śledzenia godzin pracy, przerw, nadgodzin oraz urlopów.

RCP może funkcjonować w różny sposób, w zależności od technologii i oprogramowania. Niektóre systemy opierają się na tradycyjnych kartach czasu pracy, które pracownicy wklepują po przyjściu i wyjściu z pracy. Inne systemy mogą korzystać z nowoczesnych technologii, takich jak biometria (np. odciski palców lub skanowanie twarzy), karty zbliżeniowe, PIN-y lub aplikacje mobilne.

Rejestratory czasu pracy pomagają firmom zautomatyzować procesy zarządzania czasem pracy, co przekłada się na dokładność i sprawność. Ponadto umożliwiają one zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy dotyczącymi czasu pracy, a także mogą pomóc w zarządzaniu wydajnością i planowaniu zasobów.

Dla firm outsourcingowych RCP jest nieocenionym narzędziem monitorowania czasu pracy, również tych pracowników pracujących w modelu pracy zdalnej lub hybrydowej. Umożliwia precyzyjne monitorowanie czasu pracy pracowników, niezależnie od miejsca, w którym wykonują swoje zadania. Jest to kluczowe dla efektywnego zarządzania projektami i usługami dla klientów, a także dla utrzymania przejrzystości i sprawiedliwości wśród pracowników.

Onboarding - co to jest?

Onboarding, znany również jako proces wprowadzania nowych pracowników, to systematyczna procedura, której celem jest skuteczne włączenie nowo zatrudnionych osób do organizacji. Proces ten obejmuje szereg działań zaprojektowanych, aby pomóc nowym pracownikom zrozumieć swoje obowiązki, poznać kulturę i wartości firmy oraz szybko stać się efektywnymi i produktywnymi członkami zespołu.

Onboarding może obejmować różne elementy, takie jak szkolenia, prezentacje, spotkania z zespołem i liderami, zapoznanie z miejscem pracy, przegląd polityk i procedur firmy, a także regularne spotkania z mentorem lub menedżerem, aby monitorować postępy i odpowiedzieć na pytania.

Dobrze zaprojektowany proces onboardingu jest kluczowy dla sukcesu organizacji, ponieważ pozwala zredukować czas potrzebny do osiągnięcia pełnej produktywności przez nowych pracowników, zwiększa ich zaangażowanie i lojalność, a także pomaga zminimalizować rotację pracowników.

Dla firm outsourcingowych, skuteczny onboarding jest szczególnie ważny, ponieważ pracownicy często muszą szybko zrozumieć specyficzne wymagania i oczekiwania klientów, na których projekty są delegowani. Ponadto, w modelu pracy zdalnej lub hybrydowej, proces onboardingu często musi obejmować elementy zdalne, takie jak wirtualne spotkania i szkolenia, co stanowi dodatkowe wyzwanie.

Workflow - na czym polega?

Workflow to pojęcie powiązane z zarządzaniem zespołami. W najprostszym ujęciu, jest to metoda organizacji pracy. W kontekście workflow, menedżerowie delegują zadania pracownikom, ale nie informują ich o znaczeniu tych zadań dla całości projektu. Inaczej mówiąc, workflow to również diagram ilustrujący przepływ dokumentów między pracownikami, służący automatyzacji procesu. Specyficzne procedury wskazują, jak dokumenty są przekazywane między poszczególnymi pracownikami.

Workflow może także odnosić się do oprogramowania wspomagającego zarządzanie zespołem. W praktyce, gdy jeden pracownik składa wniosek urlopowy w systemie, jest on automatycznie przekierowywany do odpowiedniego działu, który go akceptuje, a decyzja o urlopie jest szybko podejmowana. Jeśli proces zatwierdzania urlopu stanowi 100% procesu, dzięki workflow możemy szybko i łatwo sprawdzić, na którym etapie jest rozpatrywanie danego wniosku i ile procent procesu już zostało zrealizowane.

Dla firm outsourcingowych, dobrze zaprojektowane workflow jest niezbędny do efektywnej koordynacji pracy i zarządzania procesami, które często obejmują złożone interakcje pomiędzy różnymi działami, klientami i dostawcami usług. Zarządzanie workflow umożliwia firmom outsourcingowym świadczenie usług na najwyższym poziomie, zgodnie z oczekiwaniami klientów.

Personel tymczasowy - co to jest?

Personel tymczasowy to pracownicy zatrudnieni na określony, krótkoterminowy okres, zazwyczaj poprzez agencję pracy tymczasowej. Zatrudnienie pracowników tymczasowych jest często stosowane, aby zaspokoić tymczasowe, sezonowe lub nieoczekiwane zapotrzebowanie na pracę. Może to obejmować zastępstwo pracowników na urlopie lub na zwolnieniu chorobowym, obsługę szczytów obciążenia, realizację konkretnych projektów czy też obsługę nowych inicjatyw biznesowych.

Personel tymczasowy może pracować w pełnym wymiarze godzin, na pół etatu, albo na zasadach kontraktowych. Pracownicy ci mogą pełnić różne role i funkcje, w zależności od potrzeb firmy, i mogą pracować w różnych sektorach, od produkcji po usługi finansowe, IT, HR, marketing i wiele innych.

Dla firm outsourcingowych, zatrudnianie personelu tymczasowego może być efektywnym sposobem na dostosowanie się do zmiennych potrzeb klientów i na utrzymanie elastyczności. Firmy te często korzystają z usług agencji pracy tymczasowej, aby zaspokoić różne potrzeby swoich klientów, zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym.