Ustawienia dostępności
Zwiększ wysokość linii
Zwiększ odległość między literami
Wyłącz animacje
Większy kursor

Zewnętrzne usługi kadrowe w payroll360 - korzyści

Usługi kadrowe w payroll360

korzyści

Poznaj naszą ofertę

Zapewnienie właściwej obsługi kadrowo-płacowej to jeden z podstawowych, najważniejszych obowiązków spoczywających na każdym pracodawcy. Prowadzenie kadr i płac może zostać powierzone specjalnie utworzonemu w firmie wewnętrznemu działowi lub też przekazane na ręce zewnętrznego podmiotu w ramach usługi outsourcingu. Ze względu na gwarantowane, liczne korzyści średnie i duże przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na drugie z dostępnych rozwiązań. Z jakich konkretnie względów warto wybrać zewnętrzne usługi kadrowo-płacowe? Co zyskuje na tym nie tylko sam pracodawca, ale i cała firma?

Usługa outsourcingu kadr i płac payroll360 – gwarantowane korzyści dla Twojej firmy

Usługa outsourcingu kadr i płac jest w sposób szczególny kierowana do pracodawców zatrudniających minimum 50 pracowników. Powierzenie tych spraw zewnętrznej firmie w zdecydowanej większości przypadków oznacza dla nich wymierne korzyści finansowe. Zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa świadczona przez payroll360 zapewnia jednak przedsiębiorstwom o wiele więcej niż samą tylko możliwość optymalizacji kosztów firmowych. Outsourcing kadr i płac payroll360 to również:

Poznaj nasze usługi

 

Ciągłość obsługi

Zapewnienie ciągłość obsługi kadrowo-płacowej pracowników

W wielu firmach obowiązki obsługi kadrowo-płacowej pracowników są powierzone tylko jednej osobie. Istnieje dlatego bardzo duże ryzyko, że w razie jej nieobecności lub niedyspozycyjności w pracy spowodowanej różnymi przyczynami, powstaną spore zaległości w prowadzonej dokumentacji. Taka absencja nierzadko może skutkować także najbardziej niebezpiecznym i niepożądanym zjawiskiem w postaci nieterminowego naliczenia wynagrodzenia dla pracowników. Należy pamiętać, że pracodawcy grożą za to sankcje finansowe i karne, a nawet możliwość rozwiązania umowy o pracę przez pracownika. Ryzyko ciążące na pracodawcach za niewypłacenie w terminie należnego wynagrodzenia to obecnie najczęstsza przyczyna rezygnacji przez nich z wewnętrznej obsługi na rzecz przekazania obowiązków kadrowej na ręce grupy zewnętrznych specjalistów.
W payroll360 każdemu z naszych Klientów gwarantujemy ciągłą, nieprzerwaną i rzetelną obsługę wszystkich zatrudnionych pracowników. Pełna dostępność i dyspozycyjność grupy ekspertów pozwala nam na terminowe obliczanie wynagrodzenia, sporządzanie deklaracji, czy przygotowywanie plików przelewowych. Pracodawcy nie muszą ponadto obawiać się utraty bieżącej kontroli nad wszystkimi ważnymi terminami odpowiednich badań, szkoleń, uprawnień. Dział Kadr payroll360 będzie informował z wyprzedzeniem o potrzebie uzupełnienia lub aktualizacji tych dokumentów. Sposób, w jaki organizujemy pracę naszego zespołu, jest ukierunkowany na zapewnienie naszym Klientom nieprzerwanej obsługi kadrowo-płacowej niezależnie od okoliczności.

Odpowiedzialność wobec ZUS

Przejęcie odpowiedzialności wobec ZUS, PFRON, US oraz innych organów

W przypadku wystąpienia błędów spowodowanych winą pracownika wewnętrznego działu kadr i płac odpowiedzialność spada na pracodawcę, na którego nakładana jest ewentualna kara. Ze zrozumiałych względów przeważnie nie dysponuje on kompetencjami, które pozwoliłyby mu na bieżące kontrolowanie pracy kadrowego. W praktyce niestety bardzo często tego rodzaju nieprawidłowości i błędy ujawniają się dopiero podczas kontroli lub na skutek postawienia zarzutów.
Pracodawcy, którzy powierzają obsługę kadrowo-płacową specjalistom payroll360, nie przekazują wyłącznie samych obowiązków, ale także odpowiedzialność za prawidłowość wykonania powierzonych zadań wobec najważniejszych urzędów. Ogranicza to do absolutnego minimum negatywne konsekwencje wynikające z m.in. ewentualnych błędów związanych z naliczaniem wynagrodzenia, upływem ważnych terminów, czy tego, jak rozliczać nadgodziny. Pełna odpowiedzialność za wszystkie czynności wchodzące w skład powierzonej obsługi kadrowej i płacowej spoczywają w takich przypadkach na zewnętrznej firmie, która na taką okoliczność powinna mieć zawarte odpowiednie ubezpieczenie.

Bezpieczeństwo prawne

Bezpieczeństwo prawne

Outsourcing płac i kadr payroll360 gwarantuje swoim Klientom dostęp do specjalistycznej wiedzy, co pozwala na maksymalną efektywność obsługi oraz najwyższą jakość rozwiązań (norma ISO 9001). Powierzenie obsługi payroll360 to gwarancja działania zgodnie z najnowszymi aktualizacjami prawnymi dotyczącymi obsługi kadr i płac. Klienci są na bieżąco informowani o wszelkich nowelizacjach i ich wpływie na działalność każdego przedsiębiorstwa. Często zmieniające się przepisy i ich odpowiednia interpretacja, stanowią z reguły niemały problem dla każdego pracodawcy. Specjaliści payroll360 na bieżąco śledzą wszystkie planowane reformy oraz podejmują szereg działań, które pozwalają nam przygotować się na nie w każdym zakresie. Dla kadr zarządzających oznacza to spokój, oszczędność czasu, nerwów i stresu wynikających z ryzyka przeoczenia nowych, istotnych rozwiązań prawnych.

Poufność danych

Pełna poufność wrażliwych danych pracowników

Z doświadczenia wiemy, że o wiele łatwiej jest zachować poufność danych pracowniczych, jeżeli są one przetwarzane poza firmą. W payroll360 posiadamy wdrożony System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji potwierdzony certyfikatem TUV Nord ISO 27001, który zapewnia, że powierzone i przetwarzane przez nas dane są chronione w odpowiedni sposób. Nasz system spełnia trzy najważniejsze atrybuty ochrony w postaci: poufności danych, integralności danych oraz dostępności danych. Administrowanie aktami osobowymi i archiwizacja akt osobowych odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, bez ryzyka dostępu osób nieuprawnionych.

Koszty usługi

Przewidywalne koszty usługi

Pracodawcy korzystający z obsługi kadrowo-płacowej powierzonej payroll360, poza wyraźnymi i odczuwalnymi oszczędnościami, chwalą sobie również przewidywalność kosztów usługi oraz całkowitą transparentność warunków współpracy. W każdym przypadku dokonujemy indywidualnej wyceny wraz z oszacowaniem, o ile tańsze będzie powierzenie administracji kadr i płac zewnętrznej firmie, niż pozostawianie jej wewnętrznemu działowi i obowiązkom kadrowej. Pracodawcy powinni jednak pamiętać, aby swojego wyboru nie determinować wyłącznie ceną, ponieważ tak jak to się często zdarza, zbyt niska cena to rezygnacja z odpowiedniej jakość obsługi.

Dostęp do technologii

Dostęp do nowoczesnych technologii

Jako specjaliści obsługujący zatrudnienie kilku tysięcy pracowników chętnie korzystamy ze wszystkich dobrodziejstw oferowanych przez nowoczesne technologie, które są w stanie usprawnić naszą pracę. W codziennej pracy stosujemy wiele rozwiązań informatycznych w tym system enova365, wraz z uzupełniającymi modułami, które pozwalają nam kompleksowo zarządzać całym procesem obsługi naszych klientów.

W ramach systemu enova365 oferujemy dedykowane aplikacje:

  • pulpity pracownika,
  • pulpity kierownika.

Dzięki nim pracownicy mogą przeglądać swoje dane kadrowe i płacowe, w tym: nieobecności, statystyki urlopowe, paski wynagrodzeń czy deklaracje podatkowe. Mogą również za ich pośrednictwem wysyłać elektroniczne wnioski urlopowe lub wnioski o delegację służbową. Kierownicy korzystający ze swojego pulpitu są natomiast w stanie m.in. akceptować w/w wnioski, planować harmonogram czasu pracy oraz przygotowywać liczne raporty.

Zapytaj o ofertę usług w payroll360

FAQ

Poznaj odpowiedzi na pytania

Ile kosztuje usługa outsourcingu kadr i płac?

Jak w wypadku większości tego typu usług, cena ustalana jest indywidualnie, w zależności od wielkości firmy (ilości pracowników) i planowanego zakresu usługi. Przeważnie jest to znacznie niższy koszt, niż utrzymywanie wewnętrznego działu kadrowo-płacowego -przykładowa kalkulacja została zawarta na stronie. Zobacz kalkulację! W celu wykonania dokładnej wyceny prosimy o kontakt Kliknij tutaj! , wtedy wyślemy Państwu formularz z pytaniami. Udzielone odpowiedzi pozwolą nam zwymiarować usługę dla Państwa. 

Jak długo trwa wdrożenie?

Bezpiecznym okresem wdrożenia jest czas 3 miesięcy. Związane jest to z dokładnym poznaniem specyfiki Państwa przedsiębiorstwa oraz przeprowadzeniem migracji danych, wraz z późniejszymi próbnymi naliczeniami wynagrodzeń na zmigrowanej bazie. Czas ten może zostać znacznie skrócony w momencie, gdy używacie Państwo oprogramowania enova365, wtedy nie jest konieczna migracja, tylko sama weryfikacja bazy danych.

Jak wygląda odpowiedzialność za świadczoną usługę?

W zawieranej umowie payroll360 deklaruje odpowiedzialność za terminowy i prawidłowy sposób wykonania usług. Działalność spółki jest ubezpieczona, co stanowi gwarancję pokrycia ewentualnych strat związanych z nieodpowiednim poziomem świadczonych usług. Przeczytaj więcej o tym, co zawiera umowa na usługę payroll360!!

Na jakim programie/systemie realizowana jest usługa?

Usługa realizowana jest w systemie enova365. Jest to najnowszej generacji oprogramowanie ERP przeznaczone do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwami. Godnym podkreślenia jest fakt, że system ten został wybrany przez payroll360 ze względu na jeden z najlepiej rozwiniętych modułów kadrowo-płacowych, który zapewnia sprawną i bezpieczną obsługę naszych Klientów. 

Czy można świadczyć usługę na programie kadrowo-płacowym Klienta?

Nie, Payroll360 pracuje na programie enova365 i z racji zapewnienia odpowiedniej jakości usług, nie realizuje swoich działań na innych systemach. W wypadku gdy Klient posiada inny system, dane są migrowane do bazy enova365. 

Czy jest możliwość współpracy z programem księgowym Klienta innym niż enova365?

Tak, system enova365  umożliwia przygotowanie raportów, które mogą być wczytywane do dowolnego systemu księgowego.  Przeczytaj więcej

Przykładem może być automatyczne księgowanie listy płac.

Czy Klient ma możliwość wglądu w dane kadrowo – płacowe w systemie firmy outsourcingowej?

Klienci payroll360 otrzymują możliwość pełnego wglądu w swoje dane kadrowo-płacowe, które są przetwarzane w ramach usługi. Odbywa się to za pomocą udostępnianych licencji poglądowych programu enova365 lub pulpitów pracownika i kierownika.

Jak wygląda przekazywanie dokumentów między firmami?

Sposób przekazywania dokumentów jest unormowany procedurami stosowanymi przez payroll360 w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. Wszystkie przekazywane dokumenty muszą zostać prawidłowo opisane i wyszczególnione w protokole zdawczo-odbiorczym. Następnie przygotowywana jest odpowiednia forma transportu i zabezpieczenia fizycznego dokumentów (pojemniki do transportu dokumentacji niejawnej).

Jak realizowana jest ochrona danych osobowych?

Payroll360 jako jedna z nielicznych firm w branży wdrożyła i stosuje wymagania normy ISO 27001 dotyczącej bezpieczeństwa przetwarzanych informacji. Norma ta nakłada obowiązek poddawania się cyklicznym audytom zewnętrznych jednostek certyfikujących w zakresie przestrzegania zasad bezpieczeństwa. Ochrona danych jest realizowana poprzez stosowanie adekwatnych  systemów zabezpieczeń oraz realizacji założeń polityki ochrony danych osobowych.

Jak wygląda wsparcie podczas kontroli z Urzędów?

Payroll360 przejmuje na siebie kontakt z Urzędami i bierze czynny udział w kontroli. Przeważnie kontrola przeprowadzana jest w biurze payroll360, co nie angażuje miejsca i czasu Klienta.

Jakie są kompetencje i kwalifikacje zespołu payroll360?

Trzon naszego zespołu stanowią eksperci i starsi specjaliści z zakresu kadr i płac oraz outsourcingu zatrudnienia. Sprawdź nas! Wszyscy pracownicy posiadają odpowiednie doświadczenie, pozwalające na obsługę naszych Klientów na najwyższym poziomie. Dzięki pracy zespołowej i wymianie doświadczeń sukcesywnie podnosimy swoje umiejętności.

Jaka jest wiarygodność naszego przedsiębiorstwa jako dostawcy usług?

Doświadczenie to w tej branży jeden z kluczowych czynników wpływających na jakość świadczonych usług. W naszym wypadku to ponad 20 lat obsługi setek klientów i tysięcy pracowników. Dodatkowym potwierdzeniem naszej wiarygodności są zdobyte nagrody i certyfikaty oraz wyniki ankiet przeprowadzanych wśród naszych Klientów. Zobacz wyniki ankiet!

Poznaj ofertę payroll360 Logowanie do Portalu pracowniczego Zapraszamy do kontaktu