Outsourcing kadrowo-płacowy – dla kogo?

Outsourcing kadrowo-płacowy pozwala firmom skupić się na głównych, strategicznych obszarach ich działalności, poprzez delegowanie procesów związanych z zarządzaniem personelem i wyliczaniem wynagrodzeń zewnętrznym specjalistom.

Wydzielenie spraw kadrowych i płacowych na zewnątrz jest rozwiązaniem opłacalnym zwłaszcza dla tych przedsiębiorstw, w których wewnętrzne działy kadrowo-płacowe nie działają w wystarczająco efektywny i płynny sposób, co ma najczęściej miejsce wraz ze wzrostem liczby zatrudnianych pracowników. Z tego też względu outsourcing cieszy się największym zainteresowaniem wśród większych podmiotów, charakteryzujących się złożonymi, skomplikowanymi strukturami oraz podlegających obszernym regulacjom prawnym. Nie ogranicza to jednak jego dostępności również dla mniejszych firm, którym zależy na uwolnieniu się od skomplikowanych i żmudnych zadań administracyjnych oraz wielu uciążliwych formalności.

W praktyce zatem usługi outsourcingu kadr i płac są dedykowane różnorodnym podmiotom, jeżeli tylko pragną one ustandaryzować i skonsolidować procesy kadrowo-płacowe i w ten sposób zwiększyć efektywność operacyjną.

Outsourcing kadrowo-płacowy – co wchodzi w jego skład?

Outsourcing kadrowo-płacowy obejmuje najczęściej ogół zadań kadrowych i płacowych. Profesjonalne firmy outsourcingowe powinny oferować swoim klientom kompleksową obsługę kadrowo-płacową, na którą składają się zadania takie jak:

Outsourcing kadr: prowadzenie teczek pracowniczych, zamiana akt osobowych na e-akta, przygotowywanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych, prowadzenie ewidencji czasu pracy i ewidencji nieobecności, kontrolowanie upływu ważnych dla stron terminów, takich jak urlopy rodzicielskie, badania lekarskie, szkolenia BHP.

Outsourcing płac: terminowe i prawidłowe wyliczanie wynagrodzeń, przygotowywanie listy płacowej, sporządzanie i wysyłanie wszelkich wymaganych deklaracji rozliczeniowych, sporządzanie deklaracji rocznych PIT, kontakt z ZUS i US.

W niektórych przypadkach w ramach outsourcingu kadrowo-płacowego mogą być realizowane także innego rodzaju dodatkowe usługi, takie jak obsługa PPK, pomoc w organizacji szkoleń BHP, przygotowywanie i przeprowadzanie procesu rekrutacji nowych pracowników.

Outsourcing kadrowo-płacowy – czy to się opłaca?

Kluczowe w podjęciu decyzji o wydzieleniu spraw kadrowo-płacowych na zewnątrz jest odpowiedzenie na pytanie: czy to się w ogóle opłaca? Co można na tym zyskać?

Stale rosnące zainteresowanie usługami outsourcingu kadrowo-płacowego nie jest przypadkowe. Za rozwiązaniem tym stoi szereg niezaprzeczalnych korzyści, spośród których warto wspomnieć zwłaszcza o:

• kompleksowym wsparciu w administrowaniu kadrami i płacami,
• stałej, nieprzerwanej obsłudze i dostępności specjalistów,
• niższych kosztach w porównaniu z utrzymaniem wewnętrznego działu kadrowo-płacowego,
• dostępie do nowoczesnych programów kadrowo-płacowych,
• podziale ryzyka i odpowiedzialności za realizację spraw kadrowo-płacowych,
• gwarancji bezpieczeństwa i poufności w zakresie powierzanych danych pod rygorem odpowiedzialności finansowej i prawnej,
• zachowaniu kontroli nad wszystkimi najważniejszymi zmianami w przepisach, w szczególności prawie pracy i prawie podatkowym.

Outsourcing kadrowo-płacowy – ile kosztuje?

Wycenę usług kadrowo-płacowych w każdym przypadku przeprowadza się indywidualnie, z uwzględnieniem zakresu przekazywanych spraw, potrzeb i oczekiwań klienta, a także specyfiki danej firmy.

Podczas wyboru zaufanego partnera warto zwrócić jednak uwagę nie tylko na sam koszt oferowanych przez niego usług, a przede wszystkim to, co dokładnie wchodzi w ich skład. Jakie konkretnie zadania będą realizowane w ramach obsługi kadr i płac? Czasami niska cena = wąski zakres zadań, jakich podejmuje się w standardzie firma outsourcingowa. A to z kolei oznacza, że inne, nierzadko niezbędne usługi, będą w takim przypadku płatne dodatkowo. Finalnie więc taka oferta może wcale nie okazać się aż tak atrakcyjna i opłacalna, jak zdawała się na pierwszy rzut oka. Niewygórowana cena czasami świadczy ponadto o odpowiednio niższej jakości usług lub braku określonych gwarancji, co czyni zarazem taką współpracę bardziej ryzykowną.

Chcąc odpowiedzieć na pytanie, czy outsourcing kadrowo-płacowy będzie korzystnym pod względem finansowym rozwiązaniem dla firmy, należy w dodatku oszacować, jakie faktycznie koszty ponosi ona obecnie na wewnętrzną obsługę kadrowo-płacową. A to wymaga z kolei ze strony pracodawcy bardzo dobrej wiedzy o wszystkich realnych wydatkach związanych z utrzymaniem konkretnie tego działu. Przypominamy, że wydatki te nie ograniczają się jedynie do wynagrodzenia pracowników, ale obejmują m.in. wyposażenie miejsca pracy, czy zakup wymaganych technologii i programów kadrowo-płacowych.

Przykładowa kalkulacja kosztów outsourcingu kadrowo-płacowego

Kompleksowa obsługa kadr i płac z payroll360

Przekazanie zadań kadrowo-płacowych zewnętrznej firmie oznacza tak naprawdę przekazanie jej dostępu do szeregu niezwykle ważnych danych – danych osobowych swoich pracowników, informacji o wysokości ich wynagrodzeń oraz innych. Wybór przyszłego partnera biznesowego wymaga dlatego ostrożności i rozwagi oraz dokładnej analizy rynku. Usługa outsourcingu kadrowo-płacowego w payroll360

W payroll360 jesteśmy gotowi zapewnić naszym klientom najwyższy standard świadczonych usług wraz z jednoczesną gwarancją bezpieczeństwa i poufności powierzanych nam danych, co potwierdza w szczególności wdrożona przez nas norma ISO 27001. Nasz zespół tworzą doświadczeni specjaliści z dziedziny prawa pracy i prawa podatkowego, gotowi wspierać Państwa swoją wiedzą na każdym etapie współpracy oraz czuwający nad wszelkimi zmianami pojawiającymi się w krajowych przepisach. Dzięki stałej dyspozycyjności i dostępności eliminują także ryzyko opóźnień w rozliczeniach z pracownikami, czy przegapienia upływu ważnych dla stron stosunku pracy terminów. Poza dostępem do specjalistycznej wiedzy outsourcing kadrowo-płacowy umożliwia naszym klientom korzystanie z zaawansowanych i profesjonalnych oprogramowań kadrowo-płacowych, bez konieczności ich samodzielnego zakupu i utrzymania. Realizując kompleksową obsługę kadrowo-płacową, payroll360 przejmuje na siebie w dodatku odpowiedzialność finansową za powierzone zadania, tym samym ograniczając ryzyko ciążące na każdym pracodawcy.

Pragniemy również wyraźnie podkreślić, że nasza standardowa oferta obejmuje zdecydowaną większość kluczowych zadań kadrowo-płacowych. Nie obciążamy więc naszych klientów szeregiem dodatkowych opłat za inne, w wielu przypadkach potrzebne usługi, ponieważ u nas mieszczą się one w podstawowym pakiecie.

Zapytaj o ofertę!