Wszystko to powinno odbywać się jednak zgodnie z obowiązującymi przepisami, które wskazują jednoznacznie, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który zapewnia w szczególności:

• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym oraz
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych.

Powyższe wynikają z przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Oznacza to tym samym, że obowiązkiem pracodawcy jest zagwarantowanie każdemu pracownikowi z e-teczką (oraz innym upoważnionym podmiotom) indywidualnego loginu, na podstawie którego będzie on uzyskiwał dostęp do swoich danych. Login ten ma pomóc również w zidentyfikowaniu takiej osoby na wypadek wprowadzania ewentualnych zmian, dodawania, czy usuwania dokumentów.

Równie istotną kwestią pozostaje określenie kręgu podmiotów uprawnionych do wglądu w e-teczki. Dokumentacja elektroniczna powinna być dostępna wyłącznie dla upoważnionych osób, a możliwość i sposób wprowadzania przez takie osoby zmian ustalona i udokumentowana w przewidzianych na ten cel procedurach.

Korzystanie i zarządzanie e-teczkami w usłudze outsourcingu kadr i płac payroll360

Realizacja usługi outsourcingu kadr i płac nie jest możliwa bez dostępu do specjalistycznych i zaawansowanych narzędzi, które pozwalają w kompleksowy sposób zarządzać całą dokumentacją kadrową w zakładzie pracy. Klienci firm outsourcingowych nie muszą ponosić samodzielnie wydatków na ich zakup, ponieważ otrzymują dostęp do tego rodzaju programów w ramach usługi, na jaką się zdecydowali.

System enova365, z którego korzystają na co dzień specjaliści payroll360, zawiera również moduł dedykowany e-teczkom, stanowiący cyfrowe odzwierciedlenie dokumentacji papierowej. Dostęp do przechowywanych tam e-akt osobowych jest możliwy, z uwzględnieniem powyższych zasad, w każdym czasie, w dowolnej chwili. Wystarczy tylko kilka kliknięć, aby uzyskać wgląd w potrzebne informacje. I to bez konieczności osobistej wizyty w archiwum, czy tracenia czasu na przekładaniu szeregu innych teczek, lub wertowania pliku dokumentów w celu znalezienia tych właściwych. Wszystko to odbywa się z poziomu Pulpitu Pracownika lub Pulpitu Kierownika (pracodawcy) oferowanych w programie. Dostęp do e-akt osobowych jest możliwy zarówno za pośrednictwem komputera, jak również laptopa, tabletu, czy telefonu komórkowego.

Usługa e-akta w payroll360 - sprawdź naszą ofertę!

E-teczki w usłudze outsourcingu kadr i płac – znacznie więcej niż tylko zdalny dostęp

W kontekście korzystania z e-akt osobowych najwięcej mówi się z reguły o tym, że jest to rozwiązanie gwarantujące dostęp do dokumentów pracowniczych z każdego miejsca i w każdym czasie, po zalogowaniu się do systemu.

W praktyce jednak udostępniane naszym klientom narzędzie umożliwia im:

• prowadzenie e-archiwum zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami, a więc z podziałem dokumentów na czytelne katalogi i sekcje (A, B, C, D)
• wirtualny obieg dokumentów
• możliwość udostępniania informacji w chmurze
• szybkie i proste wyszukiwanie informacji za pomocą odpowiednich słów kluczowych
• odzyskiwanie z zeskanowanych dokumentów również dodatkowych danych (m.in. kwalifikacje, okresy zatrudnienia, dawni pracodawcy)
• możliwość filtrowania dokumentów według określonych kryteriów
• operacje wpinania dokumentów do e-teczek
• możliwość tworzenia dokumentów bezpośrednio w systemie (m.in. umowy o pracę, świadectwa pracy)
• możliwość wysyłania raportów do ZUS

W usłudze outsourcingu kadr i płac payroll360 to nasi specjaliści zajmują się oczywiście tworzeniem, prowadzeniem i zarządzaniem e-aktami osobowymi, jednakże ze wszystkich tych czynności zawsze szkolimy także naszych klientów. Dzięki temu nie tracą oni kontroli nad obiegiem dokumentacji w firmie, a przy tym mogą samodzielnie wprowadzać ewentualne zmiany, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Outsourcing kadr i płac w payroll360 - sprawdź nasze usługi!