Ewidencja czasu pracy, zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, wchodzi w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy pracownika. Rozporządzenie do dokumentacji tej zalicza również m.in. wnioski pracownika dotyczące udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, czy stosowania systemu skróconego tygodnia pracy. Ponadto określone dokumenty, takie jak związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy oraz zgody, dotyczące w szczególności delegowania pracownicy w ciąży poza stałe miejsce pracy i zatrudnienia jej w systemie przerywanego czasu pracy.

W ewidencji czasu pracy umieszcza się następujące informacje:

• liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencjonowanie pracy zdalnej

Ustawodawca nie wprowadził żadnych szczególnych rozwiązań w zakresie ewidencjonowania pracy zdalnej. Taką ewidencję prowadzi się więc na „starych” zasadach, zgodnie z wymogami określonymi w powyższym rozporządzeniu. Przepisy nie wymagają od pracodawcy również tego, aby dokonywał on w ewidencji specjalnego oznaczenia faktu wykonywania pracy zdalnej przez danego pracownika. Ewidencjonując pracę zdalną, należy pamiętać tym samym przede wszystkim o wskazaniu godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie przepracowanych godzin, liczbie godzin nadliczbowych (mogą one wystąpić również w pracy zdalnej), czy rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy.

Pracodawca ma jednak prawo zastosować względem pracowników wykonujących pracę zdalną dodatkowe „narzędzia”, których celem jest usprawnienie ewidencjonowania ich czasu pracy, takie jak obowiązek poinformowania o rozpoczęciu wykonywania pracy w danym dniu za pośrednictwem wykorzystywanego przez pracodawcę komunikatora.

Ewidencjonowanie pracy zdalnej w ramach usługi outsourcingu kadr i płac payroll360

Mimo że praca zdalna nie jest rozwiązaniem obcym polskim pracodawcom i pracownikom, wprowadzenie jej na stałe do Kodeksu pracy wymaga odpowiedniego przeorganizowania pewnych spraw i przygotowania się na nowe regulacje. Praca zdalna wiąże się dla pracodawców z szeregiem nowych obowiązków natury prawnej, technicznej, administracyjnej. Jej wprowadzenie musi zostać poprzedzone wypracowaniem i ustaleniem indywidualnych zasad wykonywania pracy zdalnej obowiązujących w każdej firmie, a także możliwością udostępnienia pracownikom odpowiednich narzędzi i materiałów, niezbędnych do świadczenia pracy poza biurem wraz z ich instalacją, serwisem.

W ramach usługi outsourcingu kadr i płac payroll360 jesteśmy gotowi zaoferować Państwu w tym zakresie kompleksowe wsparcie, które, co ważne, nie ogranicza się tylko i wyłącznie do obsługi spraw kadrowych i płacowych. Pracodawcy, którzy korzystają z naszej usługi outsourcingu kadrowo-płacowego, otrzymują jednocześnie dostęp do nowoczesnego oprogramowania enova365, pozwalającego na zarządzanie szeregiem procesów w firmie. System ten w związku z dodaniem do Kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej został rozszerzony o dedykowany moduł, który obsługuje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową. Oferuje funkcje takie jak rejestrowanie czasu pracy poświęconego na dane zadanie, ewidencjonowanie czasu pracy, wgląd w zadania zlecone przez przełożonego lub współpracowników, delegowanie, raportowanie. Technologia stosowana w payroll360 - Sprawdź!

Nasi klienci już od dawna są dlatego przygotowani na wprowadzenie pracy zdalnej w swoim przedsiębiorstwie, z gwarancją zachowania nad nią pełnej kontroli i bezpieczeństwa, a także maksymalnej efektywności wykonywania powierzonych pracownikom zadań.

Praca zdalna – o czym należy pamiętać?

W kontekście ewidencjonowania pracy zdalnej warto pamiętać także, że praca zdalna, która zostanie wprowadzona do porządku prawnego 7 kwietnia 2023 r., nie stanowi nowego systemu czasu pracy tak jak na przykład system równoważnego czasu pracy, system przerywanego czasu pracy lub system zadaniowego czasu pracy. Jest jedynie jednym ze sposobów świadczenia pracy, zezwalając pracownikowi, poza pracą stacjonarną w biurze, również na pracę w domu – całkowicie lub hybrydowo. W związku z tym pracownik przechodzący na pracę zdalną jest zobowiązany świadczyć pracę z domu zgodnie z dotychczasowym rozkładem czasu pracy. Jeśli do tej pory pracował on stacjonarnie od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 15:00, praca zdalna powinna odbywać się w tym samym przedziale czasowym.

Warto jednak pamiętać, że pracodawca, obawiając się tego, że przejście pracownika na pracę zdalną zakłóci jego standardowy rytm pracy, któremu podlegałby on w firmie, w zależności od indywidualnego przypadku, ma możliwość, w porozumieniu z tym pracownikiem, wprowadzić dla niego obok pracy zdalnej inny system czasu pracy, w szczególności system zadaniowy lub ruchomy.

Usługi outsourcingowe w payroll360 - Sprawdź!