Praca zdalna a obowiązki pracodawcy

Podstawowe obowiązki pracodawcy wynikające z wprowadzenia do Kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej uregulowano w art. 67²⁴ § 1. Na pracodawcy ciąży w szczególności obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów, narzędzi pracy, urządzeń technicznych, potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej wraz z ich instalacją, serwisem, konserwacją, a ponadto obowiązek zapewnienia pracownikowi niezbędnych szkoleń i pomocy technicznej.

Pracodawca jest także zobowiązany pokryć niezbędne koszty związane z powyższymi czynnościami, koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu.

Jeżeli do pracy zdalnej pracownik, po uprzednim ustaleniu z pracodawcą, będzie wykorzystywał własne narzędzia, pracodawca powinien natomiast wypłacić mu ekwiwalent pieniężny w określonej wysokości. Ekwiwalent można zastąpić także ryczałtem w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca jest również zobowiązany określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie oraz realizować, z pewnymi wyłączeniami, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy zdalnej, obowiązki określone w dziale dziesiątym Kodeksu pracy (Bezpieczeństwo i higiena pracy).

Praca zdalna a ocena ryzyka zawodowego

Jednym z obowiązków pracodawcy, wynikającym z treści art. 226 Kodeksu pracy, jest dokonywanie oceny i dokumentowanie ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą oraz stosowanie niezbędnych środków profilaktycznych zmniejszających to ryzyko. Pracodawca powinien także informować pracowników o ryzyku zawodowym związanym z daną pracą i zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Przepis ten znajdzie zastosowanie również w odniesieniu do pracy zdalnej, ponieważ, jak wynika z art. 67³¹ § 5 Kodeksu pracy, przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną należy uwzględnić w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Uzyskane wyniki są następnie podstawą do sporządzenia przez pracodawcę informacji wskazującej na m.in. sposób wykonywania pracy zdalnej, z uwzględnieniem zasad higieny i bezpieczeństwa pracy, czy zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Praca zdalna a prawa pracodawcy

Podstawowym uprawnieniem pracodawcy wynikającym z pracy zdalnej jest możliwość przeprowadzania:

• kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,
• kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Zasady przeprowadzania takich kontroli wymagają uprzedniego określenia ich w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Kontrola powinna zostać przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach jego pracy.

Pracodawca ma ponadto obowiązek dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywane przez niego czynności nie mogą naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Stwierdzenie uchybień w zakresie przedmiotu kontroli jest przesłanką do wycofania zezwolenia na wykonywanie pracy zdalnej.

Praca zdalna a obowiązki pracownika

Pracownik wykonujący pracę zdalną jest zobowiązany przestrzegać wszystkich zasad wykonywania pracy zdalnej, które zostały przyjęte w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu pracy lub porozumieniu między stronami. Dotyczy to w szczególności obowiązku przestrzegania wymiaru czasu pracy, ustalonych zasad porozumiewania się z pracodawcą, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wymogów związanych z bezpieczeństwem i ochroną informacji.

Pracownik jest także zobowiązany zorganizować swoje stanowisko pracy zgodnie z zasadami ergonomii, a dopuszczenie go do pracy zdalnej musi zostać poprzedzone uzyskaniem od niego potwierdzenia, że na stanowisku pracy zdalnej, w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zostały zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Praca zdalna a prawa pracownika

Przepisy o pracy zdalnej wprost zabraniają mniej korzystnego traktowania pracownika będącego na pracy zdalnej w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, niż innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik nie może być w dodatku w żaden sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

Fakt wykonywania pracy zdalnej nie może ponadto pozbawiać pracownika prawa do przebywania na terenie zakładu pracy, czy kontaktowania się z innymi pracownikami.

Praca zdalna w ramach usługi outsourcingu kadrowo-płacowego payroll360

W związku z nowymi wymogami związanymi z pracą zdalną i ciążącymi na pracodawcach obowiązkach zachęcamy do rozważenia wdrożenia w swojej firmie usługi outsourcingu kadr i płac payroll360. Warto wyraźnie zaznaczyć, że poza standardową obsługą kadrowo-płacową nasze wsparcie obejmuje również bezpośrednio sprawne zarządzanie pracą zdalną. Wszystko dzięki udostępnianemu naszym klientom specjalistycznemu oprogramowaniu enova365, które zostało rozszerzone o dedykowany moduł do pracy zdalnej całkowitej i częściowej (hybrydowej). Technologia stosowana w payroll360 – dowiedz się więcej. Znalazły się w nim wszystkie niezbędne rozwiązania do bezpiecznego i efektywnego wykonywania pracy zdalnej przez pracowników, które pozwalają zarazem zachować pełną kontrolę nad przebiegiem tej pracy pracodawcom.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat współpracy z payroll360 - zachęcamy do kontaktu.