Efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi stanowi jeden z kluczowych czynników przesądzających o sukcesie marki na rynku. Niestety dynamicznie zmieniające się środowisko biznesowe wraz z regulującym je ustawodawstwem nie ułatwiają tego zadania. Coraz to więcej przedsiębiorstw, nieumiejących należycie zadbać o te kwestie od wewnątrz, decyduje się dlatego przekazać obsługę kadrową i płacową wysoko wykwalifikowanym ekspertom, w ramach usługi outsourcingu.

Jak outsourcing kadr i płac pomaga zarządzać zasobami ludzkimi?

Procesy kadrowo-płacowe są dla organizacji szczególnie skomplikowane. Podobne odczucia towarzyszą tu nie tylko mniejszym, czy średnim firmom, ale i dużym podmiotom. Wynika to z obwarowania ich licznymi regułami, obszernego i poddawanego częstym zmianom ustawodawstwa, a także stale rosnącego udziału nowoczesnych technologii, które w praktyce ułatwiają oczywiście pracę, jednakże wymagają wcześniejszego obycia i wdrożenia. Tam, gdzie obsługa kadr i płac zaczyna stawać się przytłaczająca, zbyt czasochłonna i rozpraszająca uwagę od strategicznych działań, tam też warto zastanowić się nad outsourcingiem kadr i płac. Mimo że co do zasady największe korzyści czerpią z niego duże przedsiębiorstwa, dla małych outsourcing kadr i płac często oznacza po prostu święty spokój, nawet jeśli wiąże się z nieco większymi wydatkami. Czy outsourcing kadr i płac to dobre rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw? 

Mówiąc o tym, w jaki sposób zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa może pomagać w zarządzaniu zasobami ludzkimi, będzie odbywać się to w szczególności poprzez:

• skrupulatne i zgodne z przepisami prowadzenie dokumentacji pracowniczej w preferowanej przez pracodawcę formie (papierowej lub elektronicznej) wraz z ewidencją czasu pracy i ewidencją urlopów, będącymi podstawą do płynnej organizacji pracy i prawidłowego naliczania wynagrodzeń;
• monitorowanie upływu ważnych dla stron stosunku pracy terminów, takich jak kończące się umowy na okres próbny lub czas określony, powroty z urlopów macierzyńskich, okresowe szkolenia, badania lekarskie;
• obsługę umów o pracę i umów cywilnoprawnych w postaci sporządzania lub opiniowania tych dokumentów, dbania o ich zgodność z aktualnymi przepisami;
• organizowanie procesu rekrutacji, począwszy od zamieszczenia ogłoszeń o pracę na wybranych portalach, aż po wdrożenie nowych pracowników do firmy, czyli tak zwany onboarding;
• stałą dostępność specjalistów (zwłaszcza w modelu payroll on-site) do dyspozycji pracowników i pracodawcy, wsparcie i doradztwo prawne w sprawach nagłych. Modele współpracy z payroll360

Korzyści wynikające z zarządzania zasobami ludzkimi w ramach outsourcingu kadr i płac

Efektywne zarządzanie personelem, na które pozwala outsourcing kadr i płac, wiąże się z szeregiem korzyści nie tylko dla samych pracodawców, ale i pracowników. Dla drugich z nich outsourcing oznacza przede wszystkim terminowość i prawidłowość wypłaty wynagrodzeń, co stanowi jeden z kluczowych obowiązków każdego pracodawcy. Daje także gwarancję przestrzegania w organizacji podstawowych uprawnień pracowniczych, ponieważ zewnętrzni eksperci przez cały czas czuwają nad zmieniającymi się przepisami prawa pracy. Firmy objęte usługą outsourcingu kadr i płac otrzymują ponadto dostęp do zaawansowanych, specjalistycznych narzędzi i programów kadrowych. Oferują one udogodnienia również dla pracowników, takie jak stały dostęp do swoich danych, możliwość zdalnego wnioskowania o urlop, czy monitorowania upływających terminów. To z kolei znacząco przyspiesza przepływ informacji. Więcej na ten temat pisaliśmy w: Jakie korzyści gwarantuje pracownikom outsourcing kadr i płac?

Gdy mowa natomiast o zaletach, jakie outsourcing kadr i płac, rozpatrywany przez pryzmat wsparcia w zarządzaniu zasobami ludzkimi, daje pracodawcom, na pierwszy plan wysuwa się poczucie bezpieczeństwa prawnego. Regularnie zmieniające się przepisy prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń społecznych są dla zdecydowanej większości przedsiębiorców prawdziwym utrapieniem, często odrywając ich od kluczowych zadań. Dla zewnętrznych specjalistów stanowią z kolei codzienność. Nieustannie monitorują oni wszelkie pojawiające się na tym obszarze nowości, aby z wyprzedzeniem przygotować na nie swoich klientów i wdrożyć w ich firmach odpowiednie rozwiązania. Pracodawcy zyskują tym samym poczucie spokoju i bezpieczeństwa, a w dodatku przestrzeń, aby skoncentrować się na strategicznych działaniach swojego przedsiębiorstwa.

Outsourcing kadr i płac, dzięki pomocy w zarządzaniu personelem, przyczynia się jednocześnie do wzrostu efektywności operacyjnej. Wsparcie nowoczesnych technologii, z których korzystają firmy outsourcingowe, pomoc w pozyskiwaniu wysoko wykwalifikowanych pracowników, efektywne zarządzanie urlopami, kontrola nieobecności i czasu pracy – to tylko jedne z elementów pozwalających na lepszą i wydajniejszą organizację pracy.

Pracodawcy korzystający z outsourcingu kadr i płac nie muszą wreszcie obawiać się o zachowanie ciągłości obsługi swoich pracowników. Takie zjawisko nie jest z kolei obce firmom bazującym jedynie na wewnętrznych działach kadrowo-płacowych. Jeżeli taki dział składa się tylko z jednego, czy dwóch specjalistów, dłuższa nieobecność jednego z nich, wynikająca z choroby, czy urlopu, może być odczuwalna w skutkach. Inaczej wygląda to w przypadku zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej, która z założenia nie może doprowadzić do takich sytuacji. W szczególnie intensywnych dla organizacji okresach w roku nie zachodzi więc ryzyko nagłych braków personelu, czy problemów z terminowym naliczaniem wynagrodzeń i przygotowaniem wymaganych w związku z tym dokumentów.

Outsourcing kadr i płac w payroll360 - sprawdź usługę!

Najlepsze praktyki w zarządzaniu zasobami ludzkimi w ramach outsourcingu kadr i płac

Nie ulega wątpliwości, że przesunięcie odpowiedzialności za procesy kadrowe i płacowe na zewnątrz, jest w stanie w znaczący sposób poprawić w firmach efektywność, wydajność i organizację pracy, z gwarancją satysfakcji każdej ze stron stosunku pracy. Aby tak jednak było, pracodawcy, przechodząc z wewnętrznego modelu obsługi kadrowo-płacowej na model zewnętrzny, powinni zwrócić uwagę na kilka rekomendowanych, dobrych praktyk.

Jest to w szczególności wybór odpowiedniego partnera biznesowego, za którym stoi wiedza, doświadczenie i dawane przez niego gwarancje. Na etapie nawiązywania współpracy z firmą outsourcingową bardzo ważna jest również klarowna komunikacja i precyzyjne określenie swoich oczekiwań. Warto przy tym pamiętać, że w payroll360 przez cały czas pozostajemy otwarci na potrzeby naszych klientów, dlatego też w każdej chwili jesteśmy gotowi dostosować warunki umowy do zmieniających się realiów. Zalecamy także, aby nawet mimo wyboru zaufanego, profesjonalnego partnera, nie rezygnować z monitorowania i analizowania prowadzonych przez niego działań.

Jeżeli właśnie w tym momencie są Państwo na etapie poszukiwania zewnętrznych specjalistów, którzy zapewnią obsługę kadrowo-płacową Państwa firmy, zapraszamy do kontaktu! Dlaczego my?