Już na wstępie warto podkreślić, że outsourcing kadr i płac jest usługą, która charakteryzuje się dużą elastycznością. Oznacza to tym samym, że to, jakie dokładnie zadania kadrowe i płacowe zostaną oddelegowane na zewnątrz, będzie zależeć wyłącznie od woli samego pracodawcy. Outsourcing kadrowo-płacowy może tym samym stanowić alternatywę dla wewnętrznego działu kadr i płac, inaczej mówiąc – zastąpić go w całości bądź też jedynie wspomagać go w wybranym, wyodrębnionym obszarze. Najczęściej jednak, w przypadku skorelowanych ze sobą administracji kadrowej i administracji płacowej, outsourcing obejmuje pełen zakres wchodzących w ich skład obowiązków.

Kadry i płace w rękach zewnętrznych ekspertów

Podstawowymi usługami składającymi się na outsourcing kadr i płac dla małych, średnich i dużych firm, są: obsługa kadr i obsługa płac. Co jednak faktycznie oznaczają te terminy? Co się pod nimi skrywa?

Outsourcing kadr to, mówiąc w uproszczeniu, kompleksowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą. W ramach obsługi kadrowej zewnętrzni specjaliści payroll360 prowadzą teczki pracownicze w formie papierowej lub elektronicznej, przygotowują umowy o pracę i umowy cywilnoprawne, prowadzą ewidencję nieobecności pracowników w pracy i ewidencję urlopów, wydają świadectwa pracy. Pod pojęciem obsługi kadrowej skrywają się ponadto czynności takie jak monitoring ważnych terminów, m.in. kończących się umów o pracę na okres próbny i czas określony, powrotów z urlopów macierzyńskich, upływających terminów ważności badań lekarskich, czy szkoleń BHP. Do zadań ekspertów ds. outsourcingu kadr i płac należy również wywiązywanie się z obowiązków wobec ZUS-u polegających w szczególności na rejestrowaniu i wyrejestrowywaniu pracowników z ubezpieczeń, wysyłaniu deklaracji, wystawianiu zaświadczeń. W ramach usługi outsourcingu kadr i płac payroll360 klienci mogą w dodatku skorzystać z profesjonalnej pomocy przy przekształcaniu tradycyjnego archiwum na e-teczki. Sprawdź, czego dotyczy outsourcing kadr!

Outsourcing płac to przede wszystkim terminowe i zgodne z przepisami naliczanie wynagrodzeń pracowniczych i sporządzanie wymaganych w związku z tym deklaracji rozliczeniowych, dokumentów, plików, raportów. Obsługa płac polega także na odprowadzaniu składek na PPK i PFRON, przygotowywaniu rocznych rozliczeń PIT, czy reprezentacji przed organami takimi jak US i wsparciu na wypadek planowanej kontroli. Sprawdź, czym jest outsourcing płac - payroll!

Outsourcing kadr i płac jako stałe wsparcie prawne dla przedsiębiorstwa

Outsourcing usług kadrowo-płacowych polega nie tylko na przekazaniu dokumentacji pracowniczej na ręce ekspertów, czy uzyskaniu rzetelnego, specjalistycznego wsparcia w realizacji jednego z kluczowych obowiązków każdego pracodawcy, jakim jest terminowe i prawidłowe naliczanie wynagrodzeń. To także, o czym mówi się znacznie rzadziej, a pozostaje wcale nie mniej istotne dla naszych klientów, fachowe doradztwo prawne. Współpracując z firmą outsourcingową, mogą korzystać Państwo z wiedzy i doświadczenia zewnętrznych ekspertów, wyspecjalizowanych w prawie pracy, prawie ubezpieczeniowym i prawie podatkowym. Przez cały czas czuwają oni nad wszelkimi pojawiającymi się zmianami, pomagając w sprawnej implementacji nowych przepisów w przedsiębiorstwie. Ogranicza to tym samym ryzyko wykrycia nieprawidłowości i naruszeń, za które grożą dotkliwe sankcje.

Doradztwo prawne to bez wątpienia niezwykle ważny aspekt usług outsourcingu kadrowo-płacowego, zważając na regularnie następujące w tym obszarze zmiany. Tylko w pierwszym półroczu tego roku pracodawcy musieli zmierzyć się z aż dwiema naprawdę dużymi nowelizacjami prawa pracy, które w odczuwalnym stopniu wpłynęły na sytuację każdej ze stron stosunku pracy. Praca hybrydowa, zmiany w zakresie umów o pracę na okres próbny, a także czas określony i nieokreślony, nowe rodzaje urlopów, możliwość przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników, zmiany w urlopach rodzicielskich – to zaledwie kilka z ostatnich reform. Dla pracodawców korzystających z outsourcingu kadr i płac nie stanowią one jednak utrapienia, ponieważ nad wszystkimi tymi sprawami czuwają zewnętrzni specjaliści, którzy biorą za nie pełną odpowiedzialność.

Outsourcing kadr i płac - usługa payroll360

Usługi dodatkowe realizowane w ramach outsourcingu kadrowo-płacowego payroll360

Dokonując przeglądu usług outsourcingowych w obszarze kadr i płac, możemy wyodrębnić ponadto tak zwane usługi dodatkowe, a więc takie, których nasi specjaliści payroll360 nie świadczą odrębnie, a wyłącznie dla klientów, którzy zdecydowali się na kompleksową obsługę kadrowo-płacową. Należą do nich:

• Obsługa PPK – na przedsiębiorcach zatrudniających pracowników spoczywają dodatkowe obowiązki związane z uczestnictwem w PPK. W przypadku współpracy z payroll360 są one realizowane w całości przez naszych ekspertów, jako rozszerzenie usług kadrowo-płacowych. Wsparcie to obejmuje w szczególności pomoc w wyborze instytucji finansowej, sporządzanie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK, informowanie pracowników o ich uprawnieniach wynikających z PPK i sposobie funkcjonowania tego programu, naliczanie i odprowadzanie składek na PPK.
• Rekrutacja pracowników – uzupełnieniem podstawowych usług outsourcingu kadr i płac payroll360 jest także wsparcie w procesie rekrutacji nowych pracowników, w modelu zewnętrznym i wewnętrznym. Nasi specjaliści są gotowi przeprowadzić ten proces od początku do końca, a więc począwszy od czynności przygotowawczych do rekrutacji, przez selekcję kandydatów, dokonanie ich zatrudnienia, aż po adaptację pracowniczą.
• e-teczki – od kilku lat pracodawcy mają możliwość wyboru w zakresie tego, czy będą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej, czy elektronicznej. Przejście na e-teczki, zwłaszcza w firmach zatrudniających kilkuset pracowników, nie jest jednak sprawą tak prostą. Stąd też w ramach usługi outsourcingu kadr i płac pomagamy naszym klientom w tym procesie, dostarczając im jednocześnie odpowiednie narzędzia i autorskie rozwiązania.
• Szkolenia BHP – organizacja cyklicznych szkoleń BHP to kolejny i zarazem jeden z wielu obowiązków każdego pracodawcy (Szkolenia BHP - obowiązki pracodawcy, przeczytaj). Również i w tym przypadku klienci korzystający z outsourcingu kadr i płac payroll360 mogą liczyć na nasze zaangażowanie, polegające nie tylko na pilnowaniu terminów ważności tych szkoleń, ale i pomocy w ich organizowaniu dla poszczególnych grup pracowników.

Poznaj nasze usługi outsourcingowe w obszarze kadr i płac