Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

W rozdziale 3, § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej znalazły się wszystkie najważniejsze wymogi, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do przechowywania i prowadzenia dokumentacji elektronicznej, a więc e-teczek. Zgodnie z treścią tego przepisu, musi on zapewniać:

1) zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegających na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek stanowią zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur);

3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

4) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;

6) wydawanie dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony przepisami;

7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Pracodawca jest ponadto zobowiązany do tego, by stosować rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji elektronicznej, które będą odpowiednie w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii. Tego rodzaju rozwiązania techniczne powinien stosować co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

Jak zabezpieczyć e-teczki?

Przepisy kładą szczególny nacisk na kwestie związane z zabezpieczeniem dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem. Wymagają w tym zakresie ciągłego i łącznego spełniania następujących warunków: zapewnienia dostępu do dokumentacji wyłącznie osobom upoważnionym, ochrony przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem oraz jej przechowywania i prowadzenia z zastosowaniem metod i środków ochrony, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

W jaki sposób pracodawca może dbać o właściwie zabezpieczenie e-akt osobowych? Podejmowane przez niego działania powinny polegać na m.in. systematycznej analizie zagrożeń, opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, czy przenoszeniu dokumentacji na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli wymaga tego zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Zarządzanie e-aktami osobowymi w ramach usługi payroll360 a RODO

Prowadzenie i przechowywanie e-akt osobowych wymaga uprzedniego zgromadzenia i przetworzenia danych osobowych pracowników. Czynności polegające na zbieraniu i przetwarzaniu danych osobowych są z kolei regulowane rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.

Realizując tę usługę dla naszych klientów, w szczególny sposób dbamy dlatego o zabezpieczenie elektronicznych teczek pracowniczych, z uwzględnieniem wyodrębnionych w tym akcie prawnym zasad. Należy do nich w szczególności integralność i poufność, zgodność z prawem, przejrzystość, rzetelność. Warto przypomnieć, że osoba przetwarzająca dane osobowe, których przetwarzanie nie jest dopuszczalne, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Takie same sankcje grożą osobie, która nie jest uprawniona do przetwarzania danych osobowych.

Zarządzanie e-teczkami odbywa się w ramach rozszerzonego pakietu outsourcingu usług kadrowo-płacowych, w których wspiera nas nowoczesne i zaawansowane narzędzie enova365, wraz z dedykowaną aplikacją służącą do rozpoznawania i przeglądania zdigitalizowanych akt osobowych.  Jest to system spełniający wymagania dotyczące bezpieczeństwa RODO, w związku z tym, nasi klienci zyskują gwarancję najwyższego standardu obsługi elektronicznej dokumentacji pracowniczej. W payroll360 bezpieczeństwo przetwarzanych danych traktujemy z najwyższą uwagą, dlatego od kilku lat mamy dodatkowo wdrożony i certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji, zgodny z normą ISO 27001. Dzięki temu nasi klienci mają zapewnioną obsługę zgodną z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa.

Zarządzanie e-teczkami z payroll360 - sprawdź naszą usługę e-akta!