Podpisywanie umów przez Internet - zapisy, na które warto uważać

{[description]} left right

Podpisywanie umów przez Internet - zapisy, na które warto uważać

Dzięki wykorzystaniu dedykowanych aplikacji oraz podpisu kwalifikowanego coraz częstszą formą podpisywania umów jest forma elektroniczna. Jednak często treści umów nie zostają do tego odpowiednio przygotowane. Na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umów online? I jakie odniesiesz korzyści, wykorzystując podpisywanie umów przez internet? Dowiedz się teraz.

Podpisywanie umów przez Internet - zapisy, na które warto uważać

Dzięki wykorzystaniu dedykowanych aplikacji oraz podpisu kwalifikowanego coraz częstszą formą podpisywania umów jest forma elektroniczna. Jednak często treści umów nie zostają do tego odpowiednio przygotowane. Na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umów online? I jakie odniesiesz korzyści, wykorzystując podpisywanie umów przez internet? Dowiedz się teraz.

Poznaj naszą ofertę

Kiedy umowę można zawrzeć przez Internet?

Wpływ na to, jaką umowę można zawrzeć przez Internet, mają dwa aspekty — przepisy prawa oraz poczynione ustalenia między stronami sprawy. Jest to bardzo istotne, gdyż w innym wypadku, gdy dokument nie zachowa odpowiedniej formy, może być zakwestionowany w sądzie. Gdy dokument wymaga zachowania formy pisemnej, ale chcemy go podpisać online, musimy wykorzystać kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego. Zgodnie z prawem taki podpis jest równoważny z podpisem własnoręcznym. Istotne jest, by pamiętać, że podpis kwalifikowany wymagany jest z obu stron. 

Jakie umowy można podpisać przez Internet?

Tak naprawdę wszystkie umowy mogą zawarte być przez Internet, z wyjątkiem tych, do których wymagany jest akt notarialny np. przekazanie nieruchomości, umowa darowizny czy pozwy sądowe. Pozostałe dokumenty, jak dokumenty kadrowe wewnętrzne, kadrowe o nawiązywaniu współpracy, umowy cywilne, ubezpieczenia czy nieruchomości, mogą zostać podpisane przy wykorzystaniu podpisu kwalifikowanego lub e-podpisu.

Payroll360 w swoich usługach outsourcingu kadr i płac czy e-aktach, wykorzystuje technologię podpisu kwalifikowanego i e-podpisu, dzięki temu usprawnia pracę i zapewnia bezpieczeństwo zawieranych umów.

Dowiedz się więcej

Korzyści podpisania umowy przez Internet

Zastanawiasz się, jakie korzyści może odnieść Twoje przedsiębiorstwo z podpisywania umów przez Internet i wykorzystania podpisu kwalifikowanego. Przeczytaj i sprawdź, czy to rozwiązanie dla Ciebie. 

  • Oszczędność czasu — wszystko załatwiasz zdalnie, nie tracąc czasu na dojazdy i spotkania z klientami
  • Rozszerzenie obszaru działania firmy — możesz podpisać umowę z klientem znajdującym się w innej części kraju lub zagranicą
  • Automatyzacja pracy — umowę masz formę pliku online, więc nie ma potrzeby skanowania, by przyporządkować do odpowiedniej kategorii np. w e-aktach. Dzięki temu przejście na elektroniczne dokumenty jest naturalne. Sprawdź usługę e-akta w payroll360!
  • Zmniejszenie kosztów — brak konieczności drukowania czy skanowania dokumentów
  • Pozytywny wizerunek firmy, która podąża za technologiami i ułatwia pracę sobie, pracownikom i klientom, wykorzystując podpis kwalifikowany. 

Umowę zawarto w formie pisemnej

To sformułowanie określa, czy umowa została podpisana własnoręcznie, a nie mówi o tym, czy utrwalono ją na piśmie. Dlatego, jeśli podpisujesz umowę online, nie możesz stosować tego zapisu, gdyż oznaczałby, że oprócz podpisu online, została podpisana umowa w wersji papierowej. 

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron

Przy umowach online również to stwierdzenie jest nieprawdziwe, gdyż postać elektroniczna umowy może być powielana wielokrotnie. Dlatego nie można stosować pojęcia egzemplarza. Warto zwrócić uwagę, że każda kopia elektronicznej umowy może być traktowana jako oryginał.

Zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności

To zapis, który, mimo iż nie jest błędny w kontekście umowy online, jednak utrudnia naniesienie zmian w dokumencie. Dlatego lepiej zamienić go na sformułowanie: “dla skuteczności dokonania zmiany niniejszej umowy, wystarczy zachowanie formy dokumentowej”

Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia oraz powiadomienia dokonywane przez strony w związku z obowiązywaniem i wykonywaniem umowy mogą być przekazywane drugiej stronie wyłącznie na piśmie

W umowie zwrot „na piśmie” oznacza, że dokument, oświadczenie, powiadomienie ma mieć formę pisemną. W sytuacji, gdy podpisujemy umowę online taki zapis, może powodować ograniczenia możliwości wykonywania czynności powiązanych z umową. Powinien mieć zastosowanie tylko do najbardziej istotnych i doniosłych spraw.

Outsorcing kadr i płac z payroll360

Decydując się na usługi outsourcingu kadr i płac payroll360 jesteś pod opieką dedykowanych doradców działu Kadry i Płace. Specjaliści współpracują z Twoją organizacją zdalnie lub stacjonarnie - zależnie od wybranego pakietu. Obsługę realizujemy za pomocą nowoczesnych narzędzi IT, dopasowanych do Twoich potrzeb. Skontaktuj się z nami i sprawdź!


Dowiedz się więcej!


Data publikacji: 26.08.2021

Podobne artykuły

16.09.2021

Archiwizacja dokumentów kadrowych

Jako pracodawca jesteś przytłoczony nadmiarem dokumentacji, nie wiesz jak dbać o teczki osobowe. Przeczytaj artykuł, dowiedz się więcej!

02.09.2021

Kadry i płace

Dowiedz się, czym zajmuje się dział kadr i płac, jakie są zadania i obowiązki? Czy jest odpowiedzialny za motywację pracowników? Przeczytaj teraz!

24.06.2021

Teczka osobowa

Przepisy zawarte w kodeksie pracy określają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem pracownika. Bez względu na to jaką działalność prowadzisz, jeśli zatrudniasz choć jednego pracownika,...

18.06.2021

E-umowa o pracę dla rolników, mikroprzedsiębiorców i gospodarstw domowych

Nowe projekty ustawy dotyczące zawierania umów o pracę dla wybranych sektorów! Dowiedz się więcej z naszego artykułu!

Kontakt z naszymi specjalistami

Dyskusja

Skomentuj
Zamknij

Skontaktuj się z nami

Zapraszamy do kontaktu
Logowanie do Portalu pracowniczego

Od 25 maja 2018 r. wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe, zobowiązane są do stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych, zwane dalej: RODO). Ponieważ bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych jest dla nas priorytetem, zaktualizowaliśmy nasze zapisy o ochronie danych osobowych w celu dostosowania ich do RODO, aby móc w pełni chronić prywatność naszych klientów, wykorzystywać ich dane wyłącznie we właściwy sposób oraz zapewnić im możliwość dalszego korzystania z naszych usług na takich samych zasadach jak dotychczas. Szczegółowe informacje na temat sposobu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o prawach z tym związanych znajdzie Pani/Pan w naszej Polityce prywatności.

Zgadzam się