e-teczki

Przekształcanie papierowych teczek pracowniczych na ich wersję elektroniczną (e-teczki) to dzisiaj jedna z podstawowych usług świadczona przez specjalistów payroll360. Tworzenie e-akt odbywa się jednak w tej chwili tylko jako rozszerzenie usługi outsourcingu kadr i płac.

Po 2019 r. pracodawca może prowadzić całość dokumentacji pracowniczej albo w formie papierowej, albo elektronicznej. Może również zdecydować się na częściowe prowadzenie dokumentacji w formie papierowej, a częściowe w elektronicznej. Ze względu na liczne korzyści związane z digitalizacją dokumentów w firmie, na tworzenie e-teczek stopniowo decyduje się obecnie coraz to więcej pracodawców. Z cyfrowego archiwum szczególnie chętnie korzystają ci z nich, którzy zatrudniają kilkadziesiąt, kilkaset pracowników. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji dla takiej liczby zatrudnionych w tradycyjnej formie jest niestety czynnością czasochłonną i kosztowną. Problemy te nie występują natomiast w przedsiębiorstwach, które zdecydowały się na e-akta. Wśród zalet e-teczek należy wskazać również możliwość ich swobodnego przeglądania i przeszukiwania z dowolnej lokalizacji, bez potrzeby każdorazowego odwiedzania archiwum. Digitalizacja teczek pracowniczych to ponadto sposób na ich ochronę przed zniszczeniem lub zgubieniem.

Przekształcenie tradycyjnej dokumentacji na e-teczki w każdym przypadku wymaga sporządzenia cyfrowego odwzorowania dokumentów oraz podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Konieczne jest także ich odpowiednie opisanie oraz przydzielenie do katalogów A, B, C, D wraz z metryką. Na pracodawcy ciąży również obowiązek stworzenia bezpiecznych warunków do przechowywania e-teczek zawierających dane osobowe w systemie teleinformatycznym. E-teczki należy zabezpieczyć przed uszkodzeniem i utratą, a ponadto zagwarantować ich integralność. Dzięki stosowaniu normy ISO 27001 oraz ISO 9001 tworzenie e-teczek przez specjalistów payroll360 odbywa się w sposób zapewniający wymaganą ochronę wszystkich przetwarzanych danych. W ramach usługi outsourcingu kadr i płac nie tylko przygotowujemy e-dokumenty dla naszych klientów, ale i możemy przeprowadzić audyt takiej dokumentacji wraz z raportem.