Obsługa kadrowa może być zorganizowana w dwojaki sposób: jako specjalnie do tego celu wydzielony dział w firmie lub za pośrednictwem usług zewnętrznego podmiotu (outsourcing). Decyzje zależy w głównej mierze od wielkości firmy i ilości zatrudnianych pracowników. Podczas gdy w niewielkich przedsiębiorstwach obsługą kadrową jest w stanie zająć się księgowy (zatrudniony w firmie bądź w ramach współpracy z biurem rachunkowym), to w większych podmiotach zatrudniających kilkadziesiąt, kilkaset bądź nawet tysiące pracowników, obsługa kadrowa staje się trudnym i czasochłonnym procesem. W takim przypadku tylko kompleksowa obsługa kadrowa jest w stanie wykonać wszelkie czynności związane z prawidłowym gromadzeniem i prowadzeniem dokumentacji pracowniczej czy też ewidencjonowaniem urlopów, badań, czy też szkoleń pracowniczych.

Niezależnie od sposobu organizacji działu kadrowego w przedsiębiorstwie i specyfiki prowadzonej przez nie działalności, do wypełnianych przez niego zadań należy między innymi:

• organizacja rekrutacji nowych pracowników do zespołu, przygotowywanie umów dla nowo zatrudnionych pracowników,
• kontakt z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędem Skarbowym w zakresie spraw dotyczących pracowników,
• kontrola akt osobowych pracowników i aktualizacja zamieszczanych w nich dokumentów (np. dotyczących badań okresowych),
• ustalanie regulaminu wynagrodzeń, premii, programów motywacyjnych,
• planowanie urlopów,
• doradztwo w problematycznych kwestiach związanych z prawem pracy,
• asystowanie kierownictwu firmy podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy,
• naliczanie urlopów oraz listy płac.

Efektywna i prawidłowa obsługa spraw z zakresu kadr jest w nowoczesnym przedsiębiorstwie fundamentem do stworzenia właściwych relacji z załogą pracowniczą. Co więcej, uzyskane dzięki obsłudze kadrowej informacje umożliwiają sprawne zarządzanie zasobami ludzkimi i pełne wykorzystanie drzemiącego w nich potencjału.